Документальні методичні прийоми та контрольно-аудиторські процедури

Методичні прийоми фінансово-господарського контролю і аудиту пов'язані з використанням документальних методич­них прийомів і контрольно-аудиторських процедур. У про­цесі контролю господарських операцій перевіряють досто­вірність, законність і господарську необхідність їх на основі документів, у яких вони знайшли відображення. Контроль здійснюють за формою і змістом, зустрічною перевіркою операцій, взаємним контролем операцій і документів, аналі­тичними і логічними прийомами.

При перевірці первинних документів за формою вста­новлюють додержання нормативно-правових актів при ві­дображенні господарських операцій у первинних докумен­тах, облікових регістрах. При цьому контролери керуються нормативними актами про документи і документооборот у бухгалтерському обліку. Для встановлення юридичної сили первинного документа перевіряють наявність таких рекві­зитів: найменування документа та його коду; дати складан­ня; змісту господарської операції; вимірників господарсь­кої операції (у кількісному і вартісному вираженні). Пере­віряють справжність підписів, звірених із зразком, що зна­ходяться у бухгалтерії, наявність штампів і печаток, розпи­сок про одержання цінностей тощо. Контролюють також наявність усіх додатків до первинних документів, підстав на відпуск цінностей, специфікацій, доручень. Одночасно перевіряють доброякісність документа, тобто його досто­вірність.

Виявляють випадки необірунтованих виправлень, підчи­щання, зміни кількості, ціни і суми у документах на відпуск цінностей. У кожному випадку на виправленому документі має бути зроблена спеціальна позначка, засвідчена підписа­ми всіх осіб, які брали участь у його складанні. Помилки у первинних документах виправляють так: закреслюють непра­вильний запис тексту або суми і над закресленим надпи­сують правильно текст або суму. Закреслювати треба од­нією лінією, щоб можна було прочитати виправлене. Після виправлення помилки у первинному документі роблять на­пис "Виправлено", що підтверджують підписами осіб, які підписали документ, а також проставляють дату виправлен­ня. На касових і банківських документах виправлення не допускаються.

Підписи осіб, відповідальних за складання машиночиталь-них первинних документів, можуть бути замінені паролем або іншим способом авторизації, який дає змогу одночасно ідентифікувати підпис відповідальної особи.

При перевірці первинних документів за формою у про­цесі контролю встановлюють, чи додержано нормативних актів про головних бухгалтерів, згідно з якими забороняється приймати до виконання і оформлення документи з опера­цій, що суперечать законодавству та встановленому порядку приймання, збереження і витрачання коштів, товарно-ма­теріальних та інших цінностей. Крім того, контроль за формою дає змогу виявити первинні документи, які мають позначення, що свідчать про використання їх в обліку господарських операцій раніше, тобто повторно, при ручній обробці — дати запису в обліковому регістрі, при машин­ній — відбитка штампа контролера, відповідального за об­робку. Додатки до прибуткових і видаткових касових орде­рів, а також документи, які є підставою для нарахування заробітної плати, підлягають обов'язковому погашенню штам­пом контролера, відповідального за обробку їх. Додатки до прибуткових і видаткових касових ордерів, а також доку­менти, які є підставою для нарахування заробітної плати, підлягають обов'язковому погашенню штампом або напи­сом від руки "Одержано" або "Оплачено" із зазначенням дати.

Недодержання встановленого порядку оформлення і по­гашення первинних документів часто призводить до прихо­вування зловживань і крадіжок цінностей. Так, необгрунтова­ні виправлення кількості виданих із складу на виробництво сировини і матеріалів знижують відповідальність винних у вчиненні незаконної операції. Порушення порядку погашення касових документів створює умови для повторного викорис­тання касових ордерів для списання грошей із підзвіту касира та проведення інших протиправних дій.

Перевірка документів за змістом полягає у критичній оцінці змісту документа — відповідність характеру відобра­женої у ньому господарської операції, наявність інформа­ційного її відображення і правильність кодування показни­ків для машинної обробки інформації, обгрунтованість цін, застосування кількісних вимірників цінностей і операцій, закріплення матеріальної відповідальності за одержані цін­ності тощо. В окремих випадках, якщо виникають сумніви щодо змісту достовірності господарської операції, зафік­сованої у документі, аудитор може застосовувати метод службового розслідування — викликати осіб, які брали участь у оформленні документа, уточнити його достовірність, а в разі потреби вимагати від цих осіб пояснення в письмовій формі.

Перевірка документів має' велике значення при контролі виплат грошей особам, які не зараховані до спискового складу працівників підприємства. У цих випадках перевіряють пов­ноту, своєчасність і якість виконаної роботи, відображеної у документі на оплату і трудовому договорі. При цьому вико­ристовують методичний прийом контрольного заміру вико­наної роботи, а якщо це неможливо, то прийоми вибіркових спостережень, спеціальну експертизу або камеральну перевір­ку, а також інші контрольно-аудиторські процедури. Пере­вірка первинних документів на списання сировини, напівфаб­рикатів, комплектуючих виробів, на витрати виробництва продукції дає змогу виявити витрати, які відповідно до тех­нології виробництва не відносять до цього виду продукції, а також інші порушення технологічної і конструкторської до­кументації, крадіжки цінностей.

Достовірність операції, зафіксованої у документі, кон­тролюють також зустрічною перевіркою документів. Цей спосіб використовується, як правило, тоді, коли у здійснен­ні операції, відображеної у документі, брала участь інша організація або інший підрозділ одного об'єднання, під­приємства. Насамперед перевіряють рахунки постачаль­ників товарно-матеріальних цінностей, квитанції і відомості на здавання виторгу в установи банку, рекламації та пре­тензії.

Зустрічна перевірка дає можливість виявити факти част­кового або повного неоприбуткування матеріальних цінностей на підприємстві, одержаних від постачальників або з оптових баз. Для виявлення подібних випадків потрібна письмова відповідь на запитання аудитора про кількість і дату відпу­щених або відвантажених матеріалів, їхню вартість. Пись­мова відповідь підлягає зустрічній перевірці з документами підконтрольного підприємства.

Взаємний контроль операцій здійснюється аналогічно зуст­річній перевірці документів, але при цьому досліджують до­кументи по операціях, які здійснювалися на підприємстві, що контролюють. Контролю підлягають первинні докумен­ти, облікові регістри, машинограми. Наприклад, контролю­ють внутрішній відпуск матеріалів з одного цеху підприєм­ства в інший, повернення матеріалів із цеху на склад та ін. При цьому перевіряють необхідність виконання господарсь­кої операції, чи не є вона результатом приховування нестачі цінностей або інших зловживань і порушень нормативно-правових актів.

Аналітична перевірка документів із застосуванням облі­ково-обчислювальних контрольно-аудиторських процедур доцільна там, де ведеться тільки вартісний облік товарно-матеріальних цінностей. Насамперед це стосується роздріб­ної торгівлі, коли необхідно встановити облік товарів за їх номенклатурою і асортиментом. При цьому застосовують методичний прийом відновлення натурально-вартісного об­ліку обороту товарно-матеріальних цінностей.

Розглянемо відновлення натурально-вартісного обліку товарів у магазині "Будинок радіо" за ревізійний період (табл. 5.6).

Виявлено, що у підзвіті матеріально відповідальної осо­би реалізовано на 5 шт. більше радіоприймачів "Олімпік" на суму 150 грн., що відображено в обліку надходження їх від постачальників, а наявність радіоприймачів "Меридіан" в кількості 2 шт. на суму 100 грн. не підтверджена прибут­ковими документами. Наведені дані дають підставу вважа­ти, що має місце порушення Положення про поставку това­рів народного споживання з корисливою метою, що необ­хідно перевірити у процесі аудиту із застосуванням інших контрольно-аудиторських процедур (зустрічної перевірки документів, контролю операцій, а також слідчим спосо­бом).

Логічний спосіб перевірки документів поєднують з проце­дурами нормативно-правового регулювання правильності відображення операцій на рахунках бухгалтерського обліку, обгрунтованості фондоутворюючих показників, додержання законодавства щодо операцій, відображених у документах. Цей спосіб широко застосовують при контролі цін на реалі­зовані товари, використанні машин і обладнання, а також у випадках, коли у документах немає даних про їхні техніко-експлуатаційні характеристики.

Отже, використання у фінансово-господарському контролі та аудиті документальних методичних прийомів дає змогу дати кількісну і якісну оцінку виявлених недоліків, встанови­ти відповідальних за них осіб і виявити розмір матеріальної відповідальності.