2020-04-12
98
Программа Excel позволяет объединить данные из разных рабочих листов в один общий рабочий лист, содержащий некоторую итоговую информацию. Например, средние сведения о работе нескольких филиалов организации. Если сведения в каждом рабочем листе составлены по одной схеме (одинаковые названия и совпадающие номера ячеек), то это можно сделать, используя команду «Консолидация» из меню Данные.
Порядок работы с командой «Консолидация» включает следующие этапы:
| 1) Выделите все ячейки итоговой таблицы, в которые будет выполняться агрегация (консолидация) данных. | ||
| 2) Выберите команду "Консолидация" меню "Данные". | ||
| 3) В качестве агрегирующей функции выберите нужную функцию (например, "Сумма", «Среднее», «Минимум», «Максимум» и т.д.). | ||
| 4) Далее последовательно выполните следующие действия: | ||
| - используя кнопку "Обзор" (красная стрелка в углу окна выбора «Ссылка») выделите ячейки с данными из первой таблицы | ||
| - выберите команду "Добавить". | ||
| Повторите указанные действия для последующих таблиц.
| ||
| 5) Отметьте галочкой "Создавать связи с исходными данными". | ||
| 6) Для завершения операции нажмите кнопку "ОК". | ||
| ВАЖНО! | ||
| При работе с разными книгами или, если исходные таблицы, которые используются для консолидации данных расположены не идентично на разных листах необходимо выделять (этап 1 и этап 4) не только ячейки, куда будет помещен результат, но и строку и столбец заголовка таблицы. |
В рабочем листе, содержащем объединенные данные, можно отобразить каждую из строк исходных листов. Так щелкнув по значку «+», можно увидеть отдельные составляющие объединенной строки. Значок «-» стоит у объединенных строк данных, отображаемых на экране.
Замечание. При изменении данных в исходных рабочих листах, данные в итоговом рабочем листе будут автоматически пересчитаны. Для этого при объединение данных необходимо установить опцию Создавать связи с исходными данными.
Объединение данных из нескольких рабочих книг
Программа Excel позволяет объединить данные из рабочих листов разных книг в один общий рабочий лист новой книги. Например, суммарные сведения о работе нескольких филиалов организации. При этом рабочие листы книг можно объединять даже, если адреса ячеек с аналогичными данными разных таблиц не совпадают (см. замечание «ВАЖНО» выше).
Для этого необходимо при выполнении объединения данных выделять не только ячейки, куда будут помещены и откуда берутся исходные данные, но и строку и столбце заголовок каждой таблицы. При этом в диалоговом окне команды Консолидация автоматически установится опция «Подпись верхней строки» и «Значение левого столбца». Программа Excel будет использовать текстовые названия для согласования данных.
|
|
|
Совет. При формировании окончательного варианта итоговой книги, сбросьте опцию Создавать связи с исходными данными при выполнении команды Консолидация. Иначе в будущем при удалении или перемещении книг с исходными данными, ссылки в итоговой таблице необходимо будет скорректировать вручную.
Просмотр связей рабочей книги с другими файлами
Программа Excel позволяет быстро просмотреть список связей ячеек текущей рабочей книги с файлами других рабочих книг Excel. Для этого используется команда Данные → Изменить связи.
При вызове команды на экран выдается полный список связанных с книгой файлов с указанием их местонахождения на жестком диске компьютера. При необходимости мы можем открыть любой файл из списка.
Список связей включает не только рабочие книги Excel, но и, например, графические файлы, которые были вставлены в виде рисунка в рабочие листы книги.
Замечание. При открытии рабочей книги, имеющей ссылки на ячейки других книг, программа Excel автоматически формирует запрос на обновление в ней данных. Пользователь может подтвердить обновление данных или отказаться от него на время текущего сеанса работы с книгой.
