2020-04-20
144
Наименование должности: секретарь-делопроизводитель.
Дата: 25 марта 2006г.
Общее описание рабочего процесса.
Секретарская работа требует умения быстро переключаться с одного вида деятельности на другой и характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций. Важнейшая функция секретаря – оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени. Эта задача подразумевает выполнение таких работ, как: работа с документами, со средствами связи и посетителями; подготовка и проведение совещаний.
Роль секретаря руководителя состоит в том, чтобы знать существо деятельности своего руководителя и уметь значительную часть этой работы брать на себя.
В обязанности секретаря входит:
- Стенографирование, печатание стенограмм, составление писем и т. д.
- Получение, обработка входящей и исходящей почты.
- Ведение телефонных разговоров, организация приемов.
- Ведение дневника руководителя, организация его встреч.
- Организация деловых поездок руководителя.
- Регистрация деловой корреспонденции, ведение дел.
- Организация и участие в работе совещаний.
- Информационное обеспечение.
- Оформление банковских счетов.
- Организация общих собраний и мероприятий общего характера.
Одним из важных деловых контактов является взаимоотношение руководитель-секретарь. Поскольку секретарь является первым помощником руководителя, он должен выполнять работу в его стиле. Фактически секретарь является личным организатором руководителя, помогает ему в планировании рабочего времени, а также в выполнении намеченных мероприятий, освобождая от выполнения вспомогательных технических операций, фильтрует потоки корреспонденции, телефонных звонков и посетителей.
Следует учесть, что не все руководители умеют рационально планировать свое рабочее время. Помочь руководителю в этом - задача секретаря. Необходимо последовательно, но не навязчиво воспитывать потребность в планировании времени. Желательно вместе с руководителем ежедневно уточнять намеченные мероприятия на следующий день.
Секретарь должен в учетных формах отметить и сообщить посетителю время посещения. Одна из главных задач секретаря - быть чутким посредником между руководителями и подчиненными. Он должен приложить максимум усилий для создания благоприятной обстановки и деловых отношений с другими сотрудниками. Зная режим и характер работы руководителя, секретарь может в случае необходимости оказать помощь в организации приема их руководителем; помочь составить документ, удовлетворяющий личную просьбу и т. п. Секретарю важно установить деловые контакты с сотрудниками различных подразделений своего предприятия. В некоторых случаях секретарю приходится выступать от имени руководителя.
Затраты рабочего времени представлены в таблице 1.
Таблица 1 Сводка затрат рабочего времени секретарем
| № п/п | Вид работы и затраты времени | Мин |
| 1 | Подготовка рабочего места | 15 |
| 2 | Совещание по текущим вопросам | 15 |
| 3 | Деловые контакты с вышестоящим руководством | 30 |
| 4 | Прием и общение с посетителями | 45 |
| 5 | Просмотр документации, работа с внутренними документами | 80 |
| 6 | Подготовка приказов, распоряжений | 25 |
| 7 | Работа с личными делами | 15 |
| 8 | Служебные разговоры по телефону | 70 |
| 9 | Составление отчетной документации | 35 |
| 10 | Занесение необходимой информации в компьютер | 85 |
| 11 | Отдых и личные надобности | 40 |
| 12 | Обеденный перерыв | 60 |
| 13 | Потери рабочего времени | 25 |
| Всего | 540 |
Спецификация рабочего процесса
Общие требования к работнику:
- умение работать на компьютере (Word, Excel, E-mail),
- хорошее знание иностранного языка,
- блестящие навыки общения с людьми,
- умение планировать и организовывать исполнение поручений руководства.
Основными делопроизводственными функциями являются:
- своевременная обработка поступающей кадровой документации;
- регистрация, учет и текущее хранение документов по персоналу;
- разработка, согласование, печатание документов по кадровым вопросам;
- доведение кадровой документации до соответствующих работников для исполнения;
- контроль за исполнением требований документов;
- размножение документов по кадровым вопросам и др.
Секретарь должен знать:
- организацию делопроизводства в организации (см. выше);
- формы и методы контроля за исполнением приказов по личному составу;
- структуру организации;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- положения, инструкции и другие руководящие материалы и нормативные документы по учету личного состава, ведению и хранению трудовых книжек и личных дел работников организации;
- действующее законодательство о приеме, переводе и увольнении работников;
- порядок учета движения кадров и составления отчетности о состоянии трудовой дисциплины;
- порядок установления наименования профессий рабочих и должностей служащих, общего и непрерывного стажа определенной работы;
- основы трудового законодательства;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- основы организации труда; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
Деловые качества:
- ответственность;
- исполнительность;
- оперативность;
- самостоятельность;
- дисциплинированность;
- добросовестность.
Индивидуально-психологические и личностны качества:
- коммуникабельность;
- открытость;
- усидчивость;
- внимательность;
- высокая работоспособность.
Психофизиологические качества:
- хорошее состояние здоровья;
- хорошее зрение;
- усидчивость;
- отсутствие болезней, связанных с моторным аппаратом.
Требования к квалификации секретаря: должен иметь высшее или среднее специальное образование без предъявления требований к стажу работы либо общее среднее образование и специальную подготовку по установленной программе.
