Описание алгоритма решения задачи

1. Запустить табличный процессор MS Excel: Пуск-Программы-MS Excel.

2. Создать книгу с именем «Свод счетов».

3. Лист 1 переименовать в лист с названием Янв. Для этого выполнить двойной щелчок левой кнопки мыши по названию листа. В поле вводанабрать Янв.

4. На рабочем листе Янв MS Excel создать таблицу "Свод лицевых счетов пенсионеров» за январь 2006г. Оформляю заголовок таблицы:

· В ячейке А1 набираю текст заголовка таблицы.

· Маркирую интервал ячеек А1:Е1.

· На панели инструментов щелкаю на значке «Объединить и поместить в центре».

5. Оформляю названия столбцов таблицы:

· В ячейках А3:Е3 набираю текст названия столбцов таблицы.

· Выполняю Формат – Ячейки…. Появляется окно диалога Формат ячеек.

· На вкладке Выравнивание указываю способ выравнивания по центру по горизонтали и по вертикали, выбираю способ отображения: переносить по словам и объединение ячеек (рис. 3.4);

· щелкаю Ok.

6. Заполнить таблицу списка исходными дан­ными.  Расположение таблицы "Свод лицевых счетов пенсионеров за январь 2006г." на рабочем листе Янв MS Excel показано в приложении 1.

Рис.  3.4. Окно диалога Формат ячеек

 

7. Разработать структуру шаблона таблицы "Свод лицевых счетов пенсионеров за январь 2006г."

Структура шаблона таблицы показана в приложении 2.

8. Заполнить графу Выплачено пенсионеру, руб. таблицы "Свод лицевых счетов пенсионеров за январь 2006г." следую­щим образом:

- Занести в ячейку E4 формулу:

=C4-D4

- Размножить введенную в ячейку E4 формулу для остальных ячеек (с E5 по E8) данной графы.

9. Полученная таблица "Свод лицевых счетов пенсионеров за январь 2006г." показана в приложении 3, а в приложении 4 эта же таблица показана в режиме отображения формул. Для получения таблицы в формульном виде выполняю: Сервис-Параметры, затем на вкладке Вид щелкаю флажок Формулы.

10. Лист 2 переименовать в лист с названием Фев.

11.  На рабочем листе Фев MS Excel создать таблицу, содержащую данные документа "Свод лицевых счетов пенсионеров  за февраль 2006г. "

Так как структуры таблиц исходных и результирующей одинаковы, то можно создать таблицы 3.2 и 3.3 путем копирования любой созданной таблицы, т.е. выполнить:

· выделить созданную таблицу,

· копировать,

· вставить на лист  Фев и Лист3.

12.  Заполнить таблицу Фев списком данных, представленных на рис. 3.2.

13.  Значения столбца Е сразу же получаются, так как при копировании таблицы на листе Янв скопировались не только значения ячеек, но и формулы расчета.

14.  Отсортировать таблицы на листах Янв и Фев по возрастанию реквизита Номер лицевого счета. Для этого маркировать таблицу, затем выполнить Данные – Сортировка, щелкаю на стрелочку, выбираю из списка Номер лицевого счета, ставлю переключатель По возрастанию.

15.  Лист 3 переименовать в лист с названием СВОД. Создаю таблицу рис. 3.3.

16.  Для получения расчетных значений столбца С в ячейку С4 ввожу формулу:

=ПРОСМОТР(A4;Янв!A$4:A$8;Янв!C$4:C$8)+ ПРОСМОТР(A4;Фев!A$4:A$8;Фев!C$4:C$8)

В просматриваемом диапазоне ячеек, например, Янв!A$4:A$8 и диапазоне ячеек результатов, например, Янв!C$4:C$8 достаточно использовать смешанную адресацию, а не абсолютную, так как постоянным остается имя столбца, а номер строки меняется.

17.  Размножить введенную в ячейку С4 формулу для остальных ячеек (с С5 по С8) данной графы.

18.  Для получения расчетных значений столбца D в ячейку D4 ввожу формулу:

=ПРОСМОТР(A4;Янв!A$4:A$8;Янв!D$4:D$8)+ ПРОСМОТР(A4;Фев!A$4:A$8;Фев!D$4:D$8)

19.  Размножить введенную в ячейку D4 формулу на остальные ячейки.

20.  Значения столбца Е сразу же получаются, так как при копировании таблицы на листе Янв скопировались значения ячеек и формулы расчета.

21.  Полученная таблица показана в приложении 5, а в приложении 4 эта же таблица показана в режиме отображения формул.

22.  Создаю диаграмму по данным таблицы СВОД. Для этого:

· Выделяю диапазон ячеек В3:Е8, содержащий названия столбцов и расчетные данные.

· Щелкаю на панели инструментов на значке Диаграммы.

· выбираю тип Гистограмма и ее вид, щелкаю Далее;

· на 2-м шаге на вкладке Ряд указываю диапазон В4:В8 в поле Подписи по оси Х  (рис.3.5).

· на третьем шаге на вкладке Заголовки ввожу названия (рис.3.6).

· указываю куда поместить гистограмму: щелкаю указатель имеющемся, щелкаю Готово. На листе появилась гистограмма.

Полученная гистограмма показана в приложении 6.

Рис.3.5. Шаг 2 Мастера диаграмм

Рис.3.6. Шаг 3 Мастера диаграмм

4. Заключение

 

Выполнив практическую часть, сделала такой вывод.

  Нетрудно по входным значениям выполнить расчеты вручную для получения выходных данных. Результаты расчетов одинаковы, но работать в электронных таблицах проще. Основные преимущества:

· Легче вводить изменения обрабатываемой информации.

· В любой момент можно очень быстро сформировать новый документ.

· Легко и быстро меняются форма, тип и размер шрифта в документе.

· Строится любая диаграмма, любой график, особенно быстро строится диаграмма по результатам сводной таблицы, которую можно по необходимости видоизменять.

Изучив теоретическую часть, делаю такой вывод.

В настоящее время наиболее широко представлены реляционные СУБД для персональных компьютеров, осуществляющие:

·    работу с базой данных через экранные формы;

· организацию запросов на поиск данных с помощью специальных языков запросов высокого уровня;

· генерацию отчетов различной структуры данных с подведением промежуточных и окончательных итогов;

· вычислительную обработку путем выполнения встроенных функций, программ, написанных с использованием языков программирования и макрокоманд.

Продукты, функционирующие в среде WINDOWS, в частности, MS Access, выгодно отличаются удобством пользовательского интерфейса и встроенными средствами повышения производительности.

5. Приложения

 

Приложение 1

 

Расположение таблицы

"Свод лицевых счетов пенсионеров» за январь 2006г."

 на рабочем листе Excel

 

 

 

Приложение 2

 

Структура шаблона таблицы «Янв»

Колонка электронной таблицы	Наименование (реквизит)	Тип данных	Формат данных длина  точность
А	Номер лицевого счета	Текстовый	5
B	ФИО	Текстовый	20
C	Сумма причитающейся пенсии, руб.	Числовой	5
D	Удержания по исполнит. документам, руб.	Числовой	4
E	Выплачено пенсионеру, руб.	Числовой	5

 

 

Приложение 3

 

Таблица "Свод лицевых счетов пенсионеров» за январь 2006г."

 после выполнения расчета столбца Выплачено

 

 

Приложение 4

 

 

Таблица "Свод лицевых счетов пенсионеров» за январь 2006г."

в формульном виде

 

 

 

Приложение 5

Расположение таблицы

"Свод лицевых счетов пенсионеров» за январь и февраль 2006г."

 на рабочем листе Excel

 

 

 

Приложение 6

 

Таблица «СВОД» в формульном виде

 

 

 

Приложение 6

 

Диаграмма

 

 

 

                                 Литература

 

1. Информатика: Учебник. / Под ред. Макаровой Н.В. - М.: Финансы и статистика - 2005.

2. Экономическая информатика: Учебник. /Под ред. В.П. Коросева. М.: Финансы и статистика, 2005.

3. Информатика. Методические указания по выполнению курсовой работы для самостоятельной работы студентов II курса (первое высшее образование). - М.: Вузовский учебник, 2006.- 60с.

4. Информатика. Лабораторный практикум для студентов II курса всех специальностей. - М.: ВЗФИ - 2006.