Примерный состав документов личного дела работника

• заявление о приеме на работу;
• трудовое соглашение (контракт), дополнительные соглашения;
• личный листок по учету кадров и дополнение к нему;
• анкета (автобиография);
• документы об образовании (копии);
• документы об утверждении в должности (копии или выписки), в том числе это могут быть выписки из протоколов учредителей, акционеров, ученых советов, документы конкурсных комиссий, результаты тестирования;
• рекомендательные письма или характеристики;
• должностные инструкции (регламенты);
• аттестационные листы, отзывы, представления;
• паспортные данные, свидетельство о браке и т.д. (копии);
• заявления и приказы (копии или выписки) о переводе на другую должность, представления, справки-объективки;
• документы о награждении, наложении взысканий (копии);
• сведения о доходах, имуществе и справки проверки полноты и достоверности данных сведений (для государственной или муниципальной службы);
• невостребованные документы (свидетельства, дипломы, трудовые книжки и т.п.);
• заявления и приказы (копии или выписки) об увольнении, переводе и т.д.;
• иные документы в случае необходимости, в частности для государственной службы – подробнее посмотрите Указ Президента РФ (ссылка во 2-м абз.).

В процессе оформления следующая информация должна в обязательном порядке быть отражена на обложке личного дела:

• заголовком личного дела будет указание фамилии, имени и отчества конкретного работника в именительном падеже;

• в документах дела могут быть варианты написания фамилии, имени или отчества работника. В этом случае они должны быть зафиксированы в заголовке личного дела (обычно в скобках). Например:

Ахмерова Айслу Насимовна (Алла Николаевна)

Сухоручко (Калинина) Вера Олеговна

• согласно нормативным актам крайние даты следует проставлять такие же как в приказах о поступлении и увольнении с работы;

• в личном деле могут быть документы, датируемые более ранней датой, чем дата приказа о приеме на работу (тем не менее, это не принимается во внимание при определении крайних дат личного дела работника);

• срок хранения личных дел работников – 75 лет ЭПК (50 лет), руководителей – постоянно согласно Типового перечня  и начинает отсчитываться с момента его увольнения;

• важно зафиксировать количество листов дела.

Обложка личного дела – образец

Самостоятельная работа (дополнительно):

1. Виды инструкций: тематические и должностные.

2. Роль и функции кадровой службы в деятельности организации.

3. Командировки: понятие, оформление