Раздел 2. Требования к составлению и оформлению документов

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами позволяющими ее идентифицировать, т.е. установить подлинность.

    Официальный документ – это документ созданный юридическим и физическим лицом оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Функции документа:

- информационные (социальная, политическая, коммуникационная);

- функции обеспечения процесса управления (управленческая, правовая, учетная);

- функции, носящие культурно-исторический характер (функция исторического источника).

Каждый документ состоит из отдельных составляющих его информационных элементов, которые называются реквизитами.

    Реквизиты могут быть: графическими (герб, печать, символ), текстовые (простые состоящие из 1-2 слов и сложные состоящие из нескольких частей), постоянные (которые печатаются на каждом бланке документа), переменные (зависит от конкретных обстоятельств, данных), обязательные (дата, автор документа, заголовок и др.). Дополнительные характеризуют этапы обработки документа. Совокупность реквизитов для конкретного документа с определением их взаимного расположения составляет его формуляр.

    Типовой формуляр – это характерный для документов определенного типа (вида), приказы, договора.

    Формуляр образец – предусматривает два варианта оформления реквизитов:

1. угловой – заголовочная часть бланка документа располагается в левом верхнем углу листа формата А4 или А5.

2. Продольный – заголовочная часть бланка продлевается до границы правого поля.

Способы оформления реквизитов:

1. флаговый – расположение реквизитов от левой границы зоны расположения реквизитов.

2. Центрованный – когда начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов.

Общий бланк используется для подготовки любых видов документов кроме письма.

    В соответствии с разделом 2 ГОСТ а Р6.30-2003 в состав реквизитов документа входят следующие элементы.