2020-05-12
92
Как составить график отпусков на 2020 год
На 2020 год компания должна утвердить график отпусков не позднее 17 декабря 2019-го. В уроке: пошаговая инструкция, как составить график, учесть позицию Роструда и практику претензий сотрудников, чтобы получить работающий документ, по которому компания будет предоставлять отпуск в следующем году.
Ежегодно в графике отпусков вы определяете, в какие даты сотрудники будут использовать отпуск, ч. 1 ст. 123 ТК. Утверждает график руководитель компании. Отдел кадров организует работу по составлению графика, собирает сведения из подразделений компании, составляет сводный график и проверяет в нем всю информацию. Процедуру, сроки работы и лиц, ответственных за подготовку графика, закрепите в Инструкции по кадровому делопроизводству или ПВТР. Тогда вам не придется каждый год решать, кто отвечает за подготовку документа.
Шаг 1. Организуйте работу по подготовке графика отпусков
Не планируйте даты отпусков и взаимозаменяемость сотрудников. Добейтесь, чтобы начальники отделов составили график в своих подразделениях и передали его вам.
Не ошибитесь с крайней датой, когда подразделения должны предоставить вам сведения. От даты, когда планируете утвердить график, отнимите время на то, чтобы проверить информацию, оформить сводный документ, учесть мнение профкома, если есть. Несколько дней заложите на утверждение графика у руководителя – вдруг будут вопросы.
Пример
Кадровик компании "Альфа" планирует утвердить график отпусков 13 декабря 2020 года. Значит, проект графика нужно передать на подпись генеральному директору 10 декабря. До 10 декабря нужно учесть мнение профсоюза компании "Альфа". На это кадровик закладывает пять дней. Проект графика отпусков будет отдан на суд профсоюза не позже 3 декабря. А чтобы проверить всю информацию, понадобится неделя. Значит, сведения по отделам нужно собрать до 25 ноября.
Закрепите в приказе о подготовке графика отпусков такие даты:
· когда в 2019-м начальники отделов должны сдать свои графики
· когда профком оформляет мнение по проекту
· когда руководитель утверждает сводный график.
Проект приказа утвердите у руководителя.
Перед подготовкой графика объясните начальникам отделов, что от них требуется. Если специфика вашей компании позволяет, сделайте это лично на совещании. Раздайте начальникам отделов проект графика. Пусть заполнят в нем даты отпусков. Чтобы получить верную информацию, заранее укажите в форме необходимые сведения о сотрудниках.
Примеры подсказок для руководителей отделов:
1. Укажите в проекте графика напротив сотрудника, которому нет 18 лет: «Несовершеннолетний работник, планировать полный отпуск строго в рабочем году и учесть пожелания».
2. Если работник уже использовал ежегодный отпуск авансом, укажите: "В текущем рабочем году отпуск не планировать. Планировать отпуск за следующий рабочий год после 01.08.2020».
Начальники подразделений с учетом ваших подсказок поговорят с подчиненными, учтут их взаимозаменяемость, особенности работы в разные месяцы 2020-го, общую нагрузку по отделу, его связь по работе с другими подразделениями и иные факторы, о которых вы в отделе кадров можете не знать.
После того как руководители сдадут проекты графиков отпусков, вам останется проверить, все ли ваши рекомендации выполнили и какие даты отпусков начальники отделов запланировали себе. Убедитесь, что одновременно в следующем году не будут отсутствовать начальники отделов, которые заменяют друг друга на время отсутствия или выполняют общие функции. Решите вопрос с датами отпусков руководителя компании и его заместителей.
Шаг 2. Сначала планируйте прошлогодние долги по отпускам
Если сотруднику положен отпуск 28 календарных дней, компенсировать в течение работы его нельзя, такой отпуск нужно ежегодно использовать целиком. Деньги вместо отпуска работник получит только при увольнении.
|
Если в компании есть прошлогодние долги по отпускам, в графике на 2020-й запланируйте прежде всего их. Введите графу «За какой рабочий год предоставляется отпуск». Убедитесь, что у вас есть документы, которые объясняют, почему отпуск перенесли на следующий рабочий год.
Планируйте в графике полный отпуск, даже если сотрудники вправе получить компенсацию за часть ежегодного отпуска, превышающую 28 календарных дней. Вопрос с компенсацией будете решать, когда работник напишет заявление. Вы и сами можете предложить ему взять компенсацию дополнительного отпуска или части удлиненного основного отпуска. Закон это не запрещает.
Нюанс отпуска за работу во вредных условиях труда: минимум 7 календарных дней такого отпуска нельзя заменить деньгами, работник обязан его использовать каждый год, ч. 2, 4 ст. 117 ТК.
Если у работника есть неиспользованные дни отпуска не только за 2019-й, а за предыдущие годы, укажите их в графе «Примечание».
Например, так: " Долги по отпускам за предыдущие периоды - 7 календарных дней".
Сотрудник принес заявление с просьбой предоставить часть неиспользованных дней отпуска за предыдущие рабочие годы. Что делать?
Не отказывайте работнику. Компания грубо нарушила правила предоставления отпусков, поэтому в случае спора проверяющие и суд будут на стороне работника, письмо Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0. К тому же, чем больше сотрудник использует дней отпуска, тем меньше размер компенсации при увольнении.
Отправить в отпуск сотрудников, которые копят отпуска, сможете, если будете планировать не месяц отпуска, а конкретные даты. Если не уведомили о дате начала отпуска, когда знакомили с графиком, за две недели до отпуска направьте работнику уведомление. Укажите, что по закону сотрудник должен соблюдать график. За две недели до отпуска составьте приказ и ознакомьте с ним сотрудника. Откажется подписать – составьте акт. С первого дня отпуска не пускайте работника на рабочее место, блокируйте пропуск. Если работник попытается оспорить ваши действия, суд встанет на вашу сторону.
|
"СибЭР
Менять даты и продолжительность отпуска без договоренности с работодателем нельзя. Если сотрудник нарушит график отпусков, его можно наказать. За самовольный уход в отпуск или выход на работу во время отпуска можете объявить работнику замечание или выговор. Если нарушения будут повторяться, то и уволить по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК. Но это правило не распространяется на тех, кто имеет право на отпуск в удобное время. Включайте их в график, но будьте готовы предоставить им отпуск по заявлению.
Шаг 3. Планируйте в графике отпуска совместителям
Вы должны включить в график совместителей – внутренних и внешних. Отпуск им надо предоставить одновременно на всех работах, ст. 286 ТК. Исключение: если на одной работе отпуск длиннее, часть отпускных периодов не совпадет. Это тоже отразите в графике.
Для внутренних совместителей планируйте в графике отпуск в двух строках: для основной работы и для работы по совместительству. Иначе ГИТ оштрафует.
Не забудьте, что все переносы дат, отзывы из отпуска и другие отклонения от графика будут касаться обоих отпусков. В строке по основной работе укажите в примечании, что сотрудник-совместитель.
Даты отпуска внешних совместителей по основному месту работы планирует другой работодатель. Сообщать их вам сотрудник не обязан. Можно использовать один из способ, чтобы их узнать:
Способ 1. Попросите совместителя написать заявление или назвать даты запланированного отпуска, представить справку или выписку из утвержденного графика. Укажите эти способы в уведомлении.
Способ 2. Запросите сведения об отпуске совместителя у его основного работодателя. Не забудьте сначала получить от сотрудника на это письменное согласие.
Если совместитель вам про даты своего отпуска по основной работе ничего не ответит, запланируйте в графике другие даты. Вас за это не оштрафуют. Но будьте готовы предоставить отпуск внешнему совместителю по заявлению. По основному месту работы у сотрудника могут измениться обстоятельства, а доказывать необходимость переноса отпуска работник не обязан. Поэтому предоставьте ему отпуск в даты, о которых он просит. Не забудьте их указать в графике, а также реквизиты заявления.
Шаг 4. Не планируйте в графике отпуска новичкам
В график не попадают те, кого недавно приняли на работу. Такие сотрудники используют отпуск по заявлениям.
Проверьте, когда у сотрудника, которого в 2019-м приняли на работу, заканчивается первый рабочий год. В зависимости от этого решайте, планировать его отпуск в графике на 2020-й или нет. Если у сотрудника первый рабочий год заканчивается 31 января 2020-го, то в графике целесообразно запланировать его отпуск за второй год работы. Частично вы предоставите его авансом, но закон это допускает.
|
Отметьте в форме графика отпусков для руководителей подразделений тех сотрудников, которых в график включать не надо или можно планировать график во втором рабочем году. В этом случае уточните для начальника отдела дату.
