Выдача подлинников и копий документов из судебного дела

Лекция по предмету «Организация работы архива в суде»

Тема: Использование документов архива суда

И регулирование доступа к ним (2 часть)

Дата: 23.04.2020 - группы: 18/д-206-210 

Субъекты, которым выдаются документы.

Выдача подлинников и копий документов из судебного дела

Порядок выдачи судебных дел и документов определен Инструкцией по судебному делопроизводству в районном суде и Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19.03.2019 N 56 (ред. от 16.07.2019) «Об утверждении Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов…».

Судебные дела (иные материалы) выдаются для ознакомления в помещении суда на основании письменного заявления и при предъявлении следующих документов:

- обвиняемыми, подсудимыми, осужденными, оправданными, лицами, в отношении которых ведется производство по делу об административном правонарушении, потерпевшими, сторонами по делу, третьими лицами, законными представителями по уголовным, гражданским, административным делам и делам об административных правонарушениях, заявителями и другими заинтересованными лицами по делам особого производства и административным делам, гражданскими истцами, ответчиками по уголовным делам - документа, удостоверяющего личность, а их представителями, защитниками - также доверенности, оформленной в соответствии с требованиями законодательства;

- адвокатами, выступающими по уголовным, гражданским, административным делам и делам по административным правонарушениям, - ордера соответствующего адвокатского образования и удостоверения личности и (или) удостоверения адвоката;

- другими заинтересованными лицами, выступающими по уголовным, гражданским, административным делам, делам об административных правонарушениях, - документов, удостоверяющих личность и полномочия;

- прокурорами - служебного удостоверения;

- судьями и другими ответственными работниками вышестоящих судов, прокурорами, работниками системы Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации - удостоверения личности;

- общественными обвинителями и защитниками - документов, удостоверяющих личность и полномочия;

- иными должностными лицами при наличии законного основания - мотивированного письменного запроса;

- реабилитированным лицам, а с их согласия или в случае их смерти - наследникам, близким родственникам, родственникам, иждивенцам в соответствии со ст. 11 Закона Российской Федерации от 18 октября 1991 года № 1761-1 «О реабилитации жертв политических репрессий» - документа, удостоверяющего личность и (или) полномочия, а также подтверждающего соответствующее родство (факт нахождения на иждивении).

По письменным требованиям органов, которым законом предоставлено право истребования дела, и на основании распоряжения председателя суда или его заместителя судебные дела направляются им в трехдневный срок заказной почтой или с рассыльным.

Арбитражный суд. Заявление (ходатайство) о выдаче копии судебного акта или иного процессуального документа может быть подано в арбитражный суд лицом, участвующим в деле, в письменной форме (нарочным, по почте), а также посредством сервиса подачи документов в электронном виде «Мой Арбитр».

Копии судебных актов и иных процессуальных документов выдаются лицу, участвующему в деле, или его представителю при наличии документа, подтверждающего его полномочия, и документа, удостоверяющего личность:

паспорта гражданина Российской Федерации или общегражданского заграничного паспорта – для граждан Российской Федерации;

паспорта иностранного гражданина либо иного документа, установленного федеральным законом или признаваемого в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность – для иностранных граждан;

документа, выданного иностранным государством и признаваемого в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность лица без гражданства;

разрешения на временное проживание;

вида на жительство;

иного документа, предусмотренного федеральным законом или признаваемого в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющих личность, - для лиц без гражданства.

Арбитражные управляющие предъявляют надлежащим образом заверенную копию судебного акта о назначении на должность арбитражного управляющего и документ, удостоверяющий личность. Лицам, не участвующим в деле, при обращении с заявлением о выдаче копий судебных актов и иных процессуальных документов из материалов дела, направляется мотивированный ответ с разъяснением причин отказа в предоставлении запрашиваемых документов, который по поручению председателя арбитражного суда подписывается начальником отдела делопроизводства.

СОЮ. Использование документов архива суда проводится только с разрешения председателя суда (уполномоченного им заместителя). Работник, ответственный за работу архива суда: выдает документальные материалы в структурные подразделения; направляет на основании письменного запроса материалы в другие органы, организации и учреждения по указанию председателя суда; информирует председателя суда о составе и содержании документальных материалов; выдает справки и выписки из архивных документов. Выдача документов из архивохранилища регистрируется в книге выдачи дел. Выдачу дел на бумажном носителе из архивохранилища и прием их обратно, в том числе в случае необходимости полистную проверку наличия и состояния документов перед выдачей из архивохранилища и при возврате, производит работник архива в присутствии лица, получающего (возвращающего) дела. В случае если после возвращения дела работником архива суда выявлено изъятие, повреждение материалов дела, а также внесение в них исправлений и дописок, об этом незамедлительно сообщается председателю суда или его заместителю. Дела, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель дела и лист использования документов.

Подготовка архивных документов к выдаче из архивохранилища включает: выемку архивных документов; сверку архивного шифра и заголовков с описью дел; проверку физического состояния дела.

Электронные документы выдаются из архивохранилища в виде электронных копий или копий на бумажном носителе, которые создаются на основе рабочего экземпляра контейнера электронного документа. На архивных копиях, включая архивные копии на бумажном носителе электронных документов, архивные шифры проставляются на обороте каждого листа архивной копии, а заверительная надпись и оттиск печати - на обороте последнего листа копии. По запросу лиц, имеющих право на получение копий документов, и при наличии технической возможности архивные справки (выписки) могут выдаваться в электронной форме на электронном носителе либо пересылаться по информационно-телекоммуникационным сетям. Электронные архивные справки (выписки) заверяются электронной подписью председателя суда или его заместителя. Факт выдачи копий электронных документов фиксируется в журнале выдачи электронных документов. Доступ судей и работников суда к электронным документам архива при наличии информационной системы может осуществляться непосредственно с рабочих мест в соответствии с установленными приказом председателя суда правами доступа к документам. По решению председателя суда архив суда может предоставлять судьям и работникам суда электронные документы по локальной сети суда. В этом случае ведется электронный журнал учета выдачи электронных документов из архива, в котором фиксируются: дата выдачи, фамилия, инициалы запросившего документ, название структурного подразделения, заголовок и учетный номер выданного документа.

Документы выдаются из архивохранилища на срок, не превышающий:

одного месяца - для использования судьями, работниками суда; шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.

Продление установленных сроков выдачи документов допускается с разрешения председателя суда на основании документа (письма, служебной записки) пользователя о подтверждении обеспечения сохранности документов.

Выдача архивных дел во временное пользование производится по письменным заявкам (служебным запискам) судей и руководителей структурных подразделений. Выдача дел производится с письменного разрешения председателя суда (его заместителя). На выданное дело заводится карта-заместитель, к которой прикрепляется копия сопроводительного письма о направлении дела или делается отметка о выдаче судье, работнику аппарата. В ней указываются номер дела, его наименование, кем оно запрошено и получено, дата выдачи, роспись получателя, дата возвращения в архив и подпись работника архива, принявшего дело. При возвращении дела карта-заместитель изымается и хранится в архиве суда до минования надобности.

Лицо, получившее архивное дело, отвечает за его сохранность.

Выдача находящихся в архиве судебных дел (иных материалов) для ознакомления лицами, участвующими в деле, их представителями, а также иными лицами осуществляется в порядке, установленном председателем суда, на основании их письменного заявления.

Ознакомление с судебным делом должно производиться в специально оборудованном для этой цели помещении суда в присутствии работника архива суда (иного уполномоченного работника аппарата суда) в условиях, которые исключают изъятие, повреждение, уничтожение материалов дел, а также внесение в них исправлений и дописок, передачу их другому лицу.

Об ознакомлении с делом делается отметка в листе использования документов. При отказе лица, ознакомившегося с делом, от подписи, запись об ознакомлении с делом производится работником архива суда.

Ознакомление лицами, участвующими в деле, их представителями, а также иными лицами с аудиозаписью судебного заседания, приобщенной к судебному делу, производится по их письменному заявлению.

Ознакомление с аудиозаписью судебного заседания производится в специально оборудованном для этой цели помещении суда в присутствии работника архива суда путем предоставления возможности прослушивания соответствующей аудиозаписи с использованием необходимых технических средств.

СОЮ. Право на снятие копий документов с материалов дела за свой счет, в том числе с использованием технических средств, предоставляется следующим лицам:

обвиняемым, осужденным, оправданным, их защитникам и представителям;

потерпевшим; гражданскому истцу, его представителю в части копий процессуальных решений, относящихся к предъявленному им гражданскому иску; гражданскому ответчику и его представителю в части материалов уголовного дела, которые касаются гражданского иска; сторонам и иным лицам, участвующим в гражданском деле, а также их представителям; лицам, участвующим в административном деле; лицам, участвующих в деле об административном правонарушении; реабилитированным лицам.

Указанные лица снимают копии по письменному заявлению в порядке, установленном председателем суда или судьей, председательствующим по делу. Данное письменное заявление с разрешающей резолюцией председателя суда или судьи, председательствующего по делу, подшивается в судебное дело, находящееся на хранении в архиве суда, и вносится во внутреннюю опись дела. В случае предъявления доверенности к делу приобщается также ее копия.

Снятые за свой счет копии с материалов судебного дела, в том числе с помощью технических средств, судом не заверяются.

Выдача копий документов из судебного дела, находящегося в архиве суда, лицам, участвующим в деле, производится по их письменному заявлению с разрешения судьи, в производстве которого находилось дело, или председателя суда (уполномоченного им лица). Выдача таких копий из судебного дела иным лицам и организациям производится работником архива суда по письменному запросу или заявлению на основании резолюции председателя суда или уполномоченного им лица, о чем делается соответствующая отметка в журнале регистрации выданных копий, выписок, документов.

Выдаваемые судом копии судебных актов (приговор, решение, определение, постановление, судебный приказ) должны быть заверены подписями судьи, председательствующего по делу, а в случае его отсутствия - председателя суда (заместителя председателя суда) или иного уполномоченного им лица, секретаря суда либо иного уполномоченного работника аппарата суда, а также гербовой печатью суда. При заверении соответствия копии судебного акта подлиннику на лицевой стороне последнего листа под текстом копии судебного акта (ниже реквизита "Подпись") проставляются штамп "Копия верна" и гербовая печать суда.

Изготовление заверенных копий судебных актов и иных документов суда осуществляется уполномоченным работником архива суда. В правом верхнем углу первого листа документа проставляется штамп "Копия".

Если копия документа состоит из нескольких листов, то все листы должны быть пронумерованы, прошиты прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа копии документа или скрепляются скобой с использованием степлера; на оборотной стороне последнего листа в местах скрепления наклеивается бумажная наклейка с заверительной надписью "пронумеровано и скреплено печатью _____ листов, подпись _____" с указанием суда, которым выдается копия документа. Подпись скрепляется гербовой печатью суда. Гербовая печать ставится таким образом, чтобы частично захватить отрезок бумаги, заклеивающий концы нити либо место скрепления.

В случае если вышестоящий суд изменил решение суда, на копии судебного акта (приговора, решения, определения, постановления, судебного приказа) об этом делается отметка. На выдаваемой копии судебного акта работником архива суда также делается отметка о дате вступления его в законную силу и указывается, в каком деле подшит подлинный документ и в производстве какого суда находилось дело.

Копии запрашиваемых судебных актов, копии аудиозаписи судебных заседаний изготавливаются работником архива суда в срок не более тридцати рабочих дней со дня поступления соответствующего заявления.

Изготовленные, но не полученные заявителем копии судебных актов, письменных справок передаются для отправки по почте.

Арбитражный суд. Изготовление копий судебных актов осуществляется путем ксерокопирования подписанного судьей судебного акта или путем выведения на печать текста судебного акта из программного комплекса «Судебно-арбитражное делопроизводство» (далее по тексту – ПК «САД») или информационной системы «Картотека арбитражных дел». Распечатывание текста судебного акта допускается как на одной, так и на двух сторонах листа.

Копии судебных актов, требующие заверения гербовой печатью, прошиваются на два прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа копии, заклеиваются бумажной наклейкой и опечатываются печатью судебного состава (структурного подразделения). Указанные копии заверяются подписью судьи, в производстве которого находится (находилось) дело и секретаря судебного заседания (помощника судьи). В случае отсутствия судьи такие документы заверяются судьей по взаимозаменяемости или председателем судебного состава, в который входит (входил) судья. Копии судебных актов, не требующих заверения гербовой печатью, могут скрепляться с помощью степлера. Место скрепления заклеивается бумажной наклейкой и опечатывается печатью судебного состава (структурного подразделения). Копии указанных судебных актов удостоверяются секретарем судебного заседания (помощником судьи). На первом листе копии документа ставится штамп «Копия». На последней странице текста проставляется штамп «Копия верна» с заполнением всех реквизитов. Штамп «Копия верна» может проставляться как методом штемпелевания, так и наноситься аппаратным методом, в том числе автоматически при распечатывании.

Отметка о вступлении в законную силу на копиях судебных актов не проставляется.

Копии судебных актов, вынесенных в судебном заседании, выдаются секретарем судебного заседания (помощником судьи) непосредственно после завершения судебного заседания под расписку лицам, участвующим в деле, или направляются в сроки, установленные АПК РФ, заказным почтовым отправлением с уведомлением.

Если в судебном деле имеются доказательства получения лицами, участвующими в деле, иными участниками арбитражного процесса копии первого судебного акта по рассматриваемому делу (определения о принятии искового заявления (заявления) к производству, определения о возбуждении производства по делу, определения об удовлетворении ходатайства о вступлении в дело, определения о привлечении в качестве третьего лица), то суд может направить этому лицу копии судебных актов по почте заказным письмом без уведомления.

Физическим лицам, участвующим в деле, либо являющимся иными участниками арбитражного процесса, в том числе имеющим статус индивидуального предпринимателя, копии судебных актов направляются заказным письмом только с уведомлением о вручении.

Лицо, участвующее в деле, вправе подать заявку на получение копии судебного акта непосредственно в суде. Заявка может быть подана в устной либо письменной форме. В этом случае секретарь судебного заседания (помощник судьи) сообщает дату и время, когда лицо, участвующее в деле, может получить копию судебного акта.

Копии судебных актов, не полученные в назначенное время, направляются в общем порядке.

Помимо лиц, участвующих в деле, копии судебных актов направляются в обязательном порядке иным лицам в предусмотренных законом случаях:

копии определений о введении наблюдения направляются арбитражным судом в кредитные организации, с которыми у должника заключен договор банковского счета, а также в суд общей юрисдикции, главному судебному приставу по месту нахождения должника и его филиалов и представительств, в уполномоченные органы (часть 2 статьи 63 ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)»);

копии решений о признании индивидуальных предпринимателей и крестьянских (фермерских) хозяйств несостоятельными (банкротами) направляются в орган, зарегистрировавший гражданина в качестве индивидуального предпринимателя (часть 3 статьи 216, часть 2 статьи 223 ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)»);

копии определений об обеспечении иска направляются лицам, на которых арбитражным судом возложены обязанности по исполнению обеспечительных мер, а также в зависимости от вида принятых мер в государственные органы, осуществляющие государственную регистрацию имущества или прав на него (часть 6 статьи 93 АПК РФ);

копии вступивших в законную силу судебных актов, являющихся самостоятельным основанием для государственной регистрации прав на недвижимое имущество и погашения регистратором соответствующей записи, подлежат в трехдневный срок обязательному направлению в орган, осуществляющий государственную регистрацию прав на недвижимое имущество;

копии решений арбитражного суда по делам об оспаривании
ненормативных правовых актов, решений и действий (бездействия) органов,
осуществляющих публичные полномочия, должностных лиц в
пятидневный срок со дня его принятия направляются заявителю, в органы, осуществляющие публичные полномочия, должностным лицам, которые приняли оспариваемый акт, решение или совершили оспариваемые действия (бездействие), а также в вышестоящий в порядке подчиненности орган или вышестоящему в порядке подчиненности лицу, прокурору, другим заинтересованным лицам.

Если резолютивная часть решения арбитражного суда о признании оспариваемого ненормативного акта (полностью или в части) недействительным, решений и действий (бездействия) органов, осуществляющих публичные полномочия, должностных лиц, не соответствующими закону или иному нормативному правовому акту, содержит указание на необходимость сообщения суду соответствующим органом или лицом об исполнении решения суда (часть 6 статьи 201 АПК РФ), то в сопроводительном письме по отправке копии решения, подписанном председательствующим по делу, указывается на необходимость представления такой информации. Информация об исполнении судебного акта подшивается секретарем судебного заседания (помощником судьи) в материалы дела.

СОЮ. Лицо, получившее копию судебного акта, должно написать соответствующую расписку. В случае направления копии документа по почте в дело подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой. Также делаются соответствующие отметки в листе использования документов.

Копии судебных актов могут быть выданы (направлены) иным лицам, чьи интересы непосредственно затрагиваются судебным актом, с разрешения председательствующего судьи или председателя суда (в случае отсутствия - заместителя председателя суда) по письменному заявлению, в котором должно быть указано, какие права или законные интересы этого лица нарушены этими судебными актами.

Повторная выдача копий судебных актов (решений, определений, приговоров, постановлений, судебных приказов) лицам, участвующим в деле, их представителям, а также другим лицам, чьи интересы непосредственно затрагиваются судебным актом, осуществляется по их письменному мотивированному заявлению в установленном председателем суда порядке.

Арбитражный суд.Повторная выдача копий судебных актов производится специалистом отдела делопроизводства на основании заявления (ходатайства) лица, участвующего в деле, и документа, подтверждающего полномочия лица, обратившегося в суд с соответствующим заявлением. Заявление (ходатайство) лица, участвующего в деле, о повторной выдаче копий судебных актов подлежит регистрации в ПК «САД». Повторно изготавливается, как правило, лишь одна повторная копия судебного акта, удостоверенная судом. По мотивированному ходатайству лица, участвующего в деле, может быть изготовлено иное требуемое количество копий судебного акта.

Копии судебных актов, не требующие заверения гербовой печатью, размещенные в ПК «САД», могут быть выданы под расписку специалистом отдела делопроизводства непосредственно в день обращения с соответствующим заявлением (ходатайством). Копии судебных актов, не размещенных в ПК «САД», а также требующие заверения гербовой печатью, выдаются специалистом отдела делопроизводства в течение пяти рабочих дней.

Дата выдачи по возможности согласуется с лицом, обратившимся с заявлением (ходатайством).

При отсутствии просьбы о выдаче копии судебного акта нарочно непосредственно в суде копии судебного акта направляются заказной почтой без уведомления по реестру в формате Ф-103. Оформление сопроводительного письма не требуется.

По письменному заявлению лица, участвующего в деле, на основании резолюции судьи секретарем судебного заседания (помощником судьи) может быть изготовлена и выдана копия протокола судебного заседания, которая удостоверяется в порядке, установленном для удостоверения копий судебных актов.

В таком же порядке судом осуществляется выдача заверенной копии резолютивной части судебного акта о введении процедуры, применяемой в деле о банкротстве, утверждении арбитражного управляющего либо отстранении или освобождении арбитражного управляющего от исполнения возложенных на него обязанностей, продлении срока конкурсного производства или включении в реестр. Копия резолютивной части судебного акта может быть выдана только в случае, когда судебный акт не изготовлен в полном объеме.

Копия аудиозаписи судебного заседания выдается по заявлению лица, участвующего в деле, на материальном носителе, представленном заявителем. Оптический диск или иной материальный носитель информации, техническая возможность записи на которые имеется в суде, не должен содержать какую-либо информацию. Изготовление копий аудиозаписи судебного заседания на материальном носителе, осуществляется секретарем судебного заседания (помощником судьи) самостоятельно либо на основании его письменной заявки специалистом отдела информатизации, технического обеспечения и связи. Выдача копии протокола (аудиозаписи) судебного заседания осуществляется секретарем судебного заседания (помощником судьи) заявителю под расписку.

СОЮ. Изготовление и выдача копии аудиозаписи судебного заседания осуществляется по письменному заявлению лиц, участвующих в деле, их представителей (сторон, иных участников судебного разбирательства) и за их счет в порядке, установленном председателем суда. На письменном заявлении председатель суда (его заместитель) делает соответствующую отметку о поручении работнику архива суда изготовить и выдать копию аудиозаписи судебного заседания. Данное заявление подшивается в дело, а в случае предъявления доверенности к делу приобщается также ее копия.

Для изготовления копии аудиозаписи лицо, подавшее заявление, представляет в суд материальный носитель информации (флеш-карта, диск CD-R, DVD и другие носители информации, техническая возможность записи на которые имеется в соответствующем суде).

Представленные в суд материальные носители информации не должны содержать какую-либо информацию. В целях безопасности перед записью представленный в суд материальный носитель может быть отформатирован уполномоченным работником аппарата суда, ответственным за изготовление и выдачу копии аудиозаписи, после предварительного уведомления лица, подавшего соответствующее заявление.

Запись аудиофайла на материальный носитель лица, подавшего заявление, производится уполномоченным работником аппарата суда на локальном компьютере, не присоединенном к локальной сети суда и не имеющем доступа в сеть Интернет.

Копия аудиозаписи судебного заседания судом не заверяется.

После выдачи копии аудиозаписи судебного заседания на письменном заявлении об изготовлении и выдаче работником архива суда делается отметка об изготовлении и выдаче, а лицом, получившим копию аудиозаписи, делается соответствующая расписка о получении. Данное заявление приобщается к судебному делу, при этом делается соответствующая отметка в листе использования документов.

Неполученная заявителем копия аудиозаписи судебного заседания по почте не направляется.

Электронный носитель информации, с которого изготавливалась копия, должен быть вшит в дело (приобщен к протоколу судебного заседания) в упакованном виде (конверт) с указанием на упаковке номера дела, даты, а также подписан работником, ответственным за работу архива суда. Упаковка должна обеспечивать сохранность электронного носителя от повреждений и порчи.