Первичные документы по учету материала-производственных запасов

Общие требования к оформлению и наличию первичных документов бухгалтерского учета МПЗ сформулированы в Законе о бухгалтерском учете и воспроизведены в ПБУ 5/01 и Методических рекомендациях по бухгалтерскому учету материально- производственных запасов:

1) все операции по движению (поступление, перемещение, расходование) запасов должны оформляться первичными документами;

2) первичные документы должны включать обязательные реквизиты, установленные Законом о бухгалтерском учете (наименование документа; дату составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измеритель хозяйственный операции в натуральном и денежном выражениях; наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц и их расшифровки);

3) первичные документы могут быть многострочными (на несколько номенклатурных номеров) или однострочными (на один номенклатурный номер);

4) первичные документы должны быть надлежащим образом оформлены с заполнением всех необходимых реквизитов и иметь необходимые подписи;

5) в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты в зависимости от характера операции, требований нормативных актов, а также технологии обработки учетной информации.

Вместе с теми названными Методическими рекомендациями устанавливаются некоторые особенности учета МПЗ. В частности, п.11 этих Методических рекомендаций определены три уровня разработки и утверждения форм первичных документов:

a) унифицированные формы первичной документации, которые разрабатываются и утверждаются Росстатом (ранее Госкомстатом России) по согласованию с Минфином России. В настоящее время обязательны к применению формы документов по учету материалов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. №71а "Об утверждении унифицированных форм первичной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве" (далее - постановление Госкомстата России №71а), а также формы первичной документации по учету продукции товарно-материальных ценностей в местах хранения, утвержденные постановлением Госкомстата России (на момент принятия Росстата) от 9 августа 1999г. №66;

б) отраслевые формы первичной документации, которые утверждаются министерствами и иными органами федеральной исполнительной власти. Под органами исполнительной власти как собственно отраслевых министерства и ведомства, так и органы, которым предоставлено право разрабатывать и утверждать нормативные документы, обязательные к применению всем хозяйствующими субъектами, например Минфин России. При формировании учетной политики организация должна учитывать перечень отраслевых форм, используемых в бухгалтерском учете. По нашему мнению, во избежание разногласий с налоговыми контролирующими органами, лучше компоновать отраслевые формы в отдельное приложение к учетной политике независимо от того, каким органом федеральной исполнительной власти они утверждены;

в) формы первичных документов для записи хозяйственных операций, по которым не предусмотрены унифицированные и отраслевые формы, о которых уже упоминалось.

По существующим правилам при отсутствии показателей по отдельным реквизитам в первичных документах, соответствующие строко- графы прочеркиваются. Хотя требование очевидно, на практике оно нередко нарушается. Возможные последствия такого нарушения предугадать нетрудно, особенно когда речь идет об отпуске МПЗ: последующее заполнение строк и граф первичного документа данными о материалах, которые фактически не выдавались, - наиболее простой способ хищений или покрытия недостач. К приходным документам предъявляются те же требования, что и к документам на отпуске материалов. Отличие состоит в том, что роль бухгалтерии организации, приходующей материалы, сводится к осуществлению последующего контроля: незаполненные строки и графы в приходных документах целесообразно прочеркивать при обработке этих документов.

На выдачу особо дефицитных и (или) дорогостоящих запасов (запасов особого учета) может составляться отдельный перечень наименований и устанавливаться особые правила оформления первичных документов. Этот перечень, особые правила, а также порядок контроля за расходованием (использованием) подобных материалов устанавливаются руководителем организации по представлению главного бухгалтера, и целесообразно закрепить данные моменты в учетной политике организации. В данном случае речь идет о драгоценных металлах и драгоценных камнях, так как ни ПБУ 5/01, ни Методическими рекомендациями по бухгалтерскому учету материально- производственных запасов порядок их бухгалтерского учета не регулируется.

В соответствии с п.13 этих Методических указаний первичные документы должны быть заранее пронумерованы либо номер ставится при оформлении и регистрации документа. В организации порядок нумерации должен обеспечивать наличие неповторяющихся номеров в течении одного отчетного года. Таким образом, при организации учета необходимо определить, какие формы документов могут быть пронумерованы заранее, а какие следует нумеровать при оформлении хозяйственной операции. По нашему мнению, провести такую дифференциацию нетрудно: документы, которые хранятся в форме книжек (доверенность, накладные) лучше нумеровать заранее. Это не исключает возможности, целесообразности, а в некоторых случаях и необходимости регистрировать факт выдачи заполненных форм (собственно первичных документов) по принадлежности. Данная мера позволит сократить затраты времени на последующий контроль за правильностью и своевременностью совершения отдельных хозяйственных операций (отпуска материалов в производство, на реализацию и пр.). Если незаполненные формы документов не сшиваются, а хранятся разрозненно (в пачках или в виде отдельных экземпляров), их лучше всего нумеровать при заполнении. В противном случае у бухгалтера появится дополнительная обязанность - обеспечивать сохранность бланков документов (не являющихся бланками строгой отчетности). С большей долей уверенности можно предположить, что часть пронумерованных бланков будет теряться или портиться при заполнении, а это приведет к появлению новых проблем.

Пунктом 14 названных Методических указаний предусматривается возможность составления первичных документов не только на бумажных, но и на машинных носителях информации. Оговаривается, что программа кодирования, идентификации и машинной обработки данных документов на машинных носителях должны обладать системой защиты и храниться в организации в течение срока, установленного для хранения соответствующих первичных документов. Кроме того, нужно руководствоваться требованиями п.8 названных Методических указаний, в соответствии с которым применение организациями программных продуктов по учету запасов должно обеспечить получение необходимой информации на бумажных носителях, включая показатели, содержащиеся в регистрах бухгалтерского учета, внутренней отчетности организации и других документах. Иначе говоря, перед тем, как заказывать разработку нового или адаптацию действующего программного обеспечения, необходимо определить, какая информация и в какой форме может понадобиться для использования при принятии управленческих решений. Следует считаться и с тем, что налоговые и иные контролирующие органы при проверках могут потребовать информацию, детализированную или сгруппированную иным образом, нежели это делается в компьютерной программе. Особенности обработки бухгалтерской информации средствами вычислительной техники обусловлены прежде всего размером экрана монитора: для того чтобы информация адекватно воспринималась и однозначно идентифицировалась, буквы и цифры должны легко читаться. Следовательно, значительная часть унифицированных и отраслевых форм первичной документации не может быть не может быть перенесена в компьютер без изъятий и упрощений. Поэтому представляется разумным предусмотреть возможность вывода информации на бумажные носители в том виде, в каком бы они могли быть оформлены без применения средств вычислительной техники (например, данные о фактической себестоимости приобретенных МПЗ, целесообразно представлять в виде типового журнала-ордера №6 не зависимо от того какой используется алгоритм машинной обработки).

Все первичные документы по движению материальных ценностей на складах (кладовых) подразделений организации должны быть сданы в бухгалтерскую службу в установленные в организации сроки в соответствии с графиком документооборота. Бухгалтерская служба организации принимает и проверяет первичные документы с точки зрения правильности их оформления и законности совершенных операций: проводит счетную проверку, а также выясняет, соответствуют ли данные, указанные в документах, условиям заключенных договоров.

При обнаружении операций (расходов), не соответствующих законодательству РФ и правилам бухгалтерского учета, лицо, учитывающее материалы, сообщает об этом главному бухгалтеру. Принимаются меры к до оформлению недооформленных документов, либо такие документы возвращаются складам (кладовым) и подразделениям для надлежащего оформления.

После проверки первичные документы таксируются (если таксировка ранее не выполнялась), т.е. определяется сумма (денежная оценка) операций путем умножения количества на цену.