2020-05-25
115Тема 4. Информационно-справочные документы
Информационно-справочные документы
Информационно-справочные документы – это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений.
Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую. 2
В состав информационно-справочных документов входят: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.
Докладная записка
Докладная записка – документ, адресованный руководству и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения.
|
|
|
Докладная записка может быть внешней или внутренней.
Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации; внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности организации.
Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги. 4
Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «О» («Об»).
Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:
- в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
- во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения;
- в третьей части содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению
составителя, необходимо предпринять.
Вторая часть в докладной записке может отсутствовать – в этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя.
Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) или руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.
Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.
Служебная записка
Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.1
|
|
|
Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу.
Текст служебной записки состоит из обоснования (изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п. 2
Служебную записку подписывают специалист или руководитель подразделения. 3
Датой служебной записки является дата ее составления и подписания. 4
Объяснительная записка
Объяснительная записка:
1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта);
2) сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.
Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы.
К первой группе относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ (план, отчет), поясняющие содержание отдельных положений.
Они оформляются на общем бланке организации.
Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций.
Они оформляются на стандартном листе бумаги, и адресуется конкретному должностному лицу.
Текст состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.
Объяснительную записку подписывает ее составитель. Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания.
Предложение
Предложение – разновидность докладной записки, содержащая перечень конкретных предложений по определенному вопросу.
Предложения по служебной, административной деятельности отличаются от коммерческих предложений, которые, как правило, оформляются в виде письма-приглашения.
Составляется аналогично докладной записке, как правило, по заданию руководства.
Текст предложения содержит две части: краткое обоснование (объяснение, на основании чего или в связи с чем составлено предложение) и заключение – перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Предложения составляются руководителями подразделений или специалистами и представляются руководству.
Предложения могут представляться в вышестоящие организации по вопросам, решение которых находится в компетенции этих организаций.
Предложения, адресованные другому должностному лицу, оформляются на стандартном листе бумаге, предложения, адресованные вышестоящей организации, – на общем бланке.
Представление
Представление – документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения. 1
Представление оформляется на стандартном листе бумаги. 2
Текст представления содержит следующую информацию:
- фамилию, имя, отчество;
- дату рождения;
- образование;
- занимаемую должность;
- наименование структурного подразделения;
- стаж работы (общий; в данном подразделении; в данной должности);
- оценку служебной деятельности;
- повышение профессионального уровня;
- оценку политических, деловых и моральных качеств;
- информацию об участии в общественной работе;
- мотив назначения, перемещения или поощрения;
- наименование должности, на которую предлагается назначить или переместить;
- структурное подразделение, в которое предлагается назначить или переместить. 3
Представление подписывается руководителем структурного подразделения и адресуется руководству организации. 4
Датой представления является дата его подписания. 5
Заявление
Заявление – документ, содержащий просьбу или предложения лица (лиц) учреждению или должностному лицу.
|
|
|
Заявления подразделяются на две группы:
- по кадровым вопросам (о принятии на работу, о предоставлении отпуска, об освобождении от должности и т.п.);
- сообщения о каких-либо недостатках, нарушениях в работе организаций, отдельных должностных лиц и т.д.
Отсутствие указания в обращении граждан на нарушения их прав и интересов является основным критерием отличия заявления от жалобы.
Заявление адресуется конкретному должностному лицу (руководителю организации, его заместителю или руководителю структурного подразделения).
Заявление оформляется на стандартном листе бумаги.
Текст любого заявления начинается с существа вопроса, обращения (прошу перевести..., прошу проверить состояние...), затем идет детализация затронутого вопроса. Форма изложения свободная.
Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.). 5
Заявление подписывается автором и передается (направляется) для принятия решения. Решение руководства выражается резолюцией. Заявление с резолюцией служит основанием к изданию приказа (по кадровым вопросам) или другого документа (письма автору о принятии решения, справки о состоянии затронутого автором вопроса, приказа о проведении экспертизы, проверки и т.п.).
Акт
Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события. 1
В некоторых случаях акты не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения (акты проверок, обследований, ревизий и т.п.). 2
Акты отличаются широким разнообразием по своему назначению и содержанию:
- сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов);
- обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности);
- испытаний (образцов, систем, технологий);
- расследования аварий, несчастных случаев и т.д.
Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе. В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документы. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие количественные данные
|
|
|
Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом "акт", например:
Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности института,
Акт списания материальных ценностей.
Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т.п.).
Вводная часть строится по схеме: основание – составлен комиссией – председатель – члены комиссии – присутствовали (если акт составлен в чьем-то присутствии).
Основание для составления акта – договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием номера и даты.
Начинается вводная часть акта словом «Основание», которое печатается через два-три интервала после заголовка, с абзаца. После слова «Основание» ставится двоеточие, и указываются наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок. Например:
Основание: приказ директора завода от 24.05.2000 № 89 «О проведении инвентаризации материальных ценностей на складе».
С новой строки прямо от полей с прописной буквы пишется слово «Составлен» и далее перечисляются фамилии с инициалами составителей акта либо приводиться состав комиссии. Например:
Составлен:
Председатель_____________________________________________
Должность, фамилия, инициалы
Члены комиссии:
Члены комиссии: 1. _____________________________________
Должность, фамилия, инициалы
2.
3.
Присутствовали: 1. _____________________________________
Должность, фамилия, инициалы
2. ….
При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организации, фамилии и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.
В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты. Результаты работы могут быть представлены в виде таблицы.
В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Эта часть текста не обязательна – акт может заканчиваться и констатацией фактов.
В конце текста акта указываются количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами.
Например:
Составлен в 3 экземплярах:
1-й экземпляр – бухгалтерия,
2-й экземпляр – коммерческий отдел,
3-й экземпляр – покупатель.
После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).
Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту. В необходимых случаях акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.
Некоторые виды актов требуют утверждения. Например, акт о ликвидации учреждения утверждается руководителем вышестоящего ведомства (министром), акт о выделении к уничтожению документов и дел – руководителем учреждения. Утверждение оформляется грифом в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003
Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта (бланк конкретного вида документа). Для актов с постоянно повторяющейся информацией следует применять бланки с трафаретным текстом.
Справка
Справка:
1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.
2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера. 1
Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию, внутренние справки – для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа. 2
Внешние справки оформляются на общем бланке организации (или бланке справки), внутренние – на стандартном листе бумаги.
Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос "О чем?" и может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения.
Например:
Справка о комплектовании тематического комплекта "Информационно-справочная система архивной отрасли" (ИССАО) в 2003 г.
Текст справки, как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной (второй) части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы.
Внешние справки подписывают руководитель организации или его заместитель. Справку, содержащую сведения финансового характера, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер и заверяют печатью. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем.
Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, подписываются двумя лицами: руководителем и главным бухгалтером или руководителем и заведующим отделом кадров, – и заверяются печатью. Для таких справок в организациях используются унифицированные бланки с трафаретным текстом, и они могут составляться на бланках формата А5.
Справка, содержащая сведения о заинтересованном лице, должна иметь следующие данные:
- фамилию, имя, отчество лица, которому она выдана;
- указание, в удостоверении каких сведений выдана;
- для каких целей или в какую организацию выдана;
- подпись и указание должности лица, выдавшего справку;
- дату составления;
- оттиск печати. 5
Сводка
Сводка – документ, представляющий собой обобщенные данные по одному вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, сводка требований и т.д.). 1
В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.
Сводки могут быть внешними и внутренними. Внешние сводки составляются для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию, внутренние сводки представляются руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа. Внешние сводки оформляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги.
Сводка должна иметь заголовок к тексту, кратко раскрывающий ее содержание и указывающий дату или период времени, к которым относятся изложенные в ней сведения. 2
Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы. 3
В целом сводка оформляется по тем же правилам, что и справка. 4
Сводка подписывается составителем, при ее направлении в другой адрес – руководителем. 5
Заключение
Заключение – документ, содержащий мнение, вывод учреждения, комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу.1
Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты) и др.2
Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа или вопроса, на который оно подготовлено, и текст, состоящий из двух частей. В первой части даются краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части должны излагаться конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа. Данная часть текста заключения может состоять из нескольких пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами.3
При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемому вопросу или документу в заключении указывается: "С проектом... согласны" или "По проекту... замечаний нет".4
Сопроводительное письмо к заключению не прилагается.5
Заключение может быть оформлено на общем бланке организации (если оно подписывается руководителем организации или его заместителями) или на стандартных листах бумаги (если заключение подписывается специалистом организации или группой специалистов организации). Если заключение составлено не на бланке, подпись составителя заверяется печатью организации.
Отзыв
Отзыв – документ, содержащий мнение учреждения или специалиста по поводу какой-либо работы. 1
Подготовка отзыва должна производиться в соответствии с порядком подготовки и оформления заключения. 2
Перечень
Перечень – систематизированный список документов, предметов, объектов, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований. 1
Перечень может быть самостоятельным документом или являться приложением к распорядительному документу.
Оформляется на общем бланке. Форма перечня, как правило, табличная. Но в ряде случаев его составляют и не в табличной форме (в этом случае он может иметь разделы).
Перечни подписываются должностными лицами, составившими их. Конкретные разновидности перечней требуют утверждения.
Перечни в большинстве своем являются утверждаемыми документами. Перечни утверждаются руководителем организации или вышестоящим органом.
Датой перечня является дата его составления, если он не имеет грифа утверждения, или дата утверждения, если он имеет этот реквизит.
Список
Список – документ, содержащий перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленное в целях информации или регистрации. 1
Список является сопутствующим, пояснительным документом (к протоколам, распорядительным документам, отчетам, справкам и т.д.). 2
Отдельные разновидности списков требуют утверждения (список приглашенных, список на рассылку и др.).
Оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги. 4
Датой списка является дата его подписания исполнителем или дата утверждения.
В заголовке к тексту указывается разновидность списка. Текст списка, как правило, излагается в табличной форме. 6
Список подписывается должностным лицом, составившим его, при необходимости – руководителем.
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ТЕЛЕФОНОГРАММЫ С РЕКВИЗИТАМИ
Назад
Приложение No. 13
к п. 6.4.5 Инструкции по
делопроизводству в федеральном
горном и промышленном надзоре
России (Госгортехнадзоре России)
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ТЕЛЕФОНОГРАММЫ Типовой формуляр телефонограммы
---------------------------------------------------------------------¦ Наименование учреждения - автора Адресат ¦¦ Должность, Должность, ¦¦ инициалы и фамилия лица, Инициалы и фамилия лица, ¦¦ передавшего телефонограмму, принявшего телефонограмму, ¦¦ номер его телефона номер его телефона, ¦¦ время приема телефонограммы ¦¦ ¦¦ТЕЛЕФОНОГРАММА ¦¦дата No. _____ ¦¦место создания ¦¦ ¦¦ Текст телефонограммы (не более 50 слов) ¦¦ ¦¦Должность лица, подписавшего телефонограмму, или ¦¦от имени которого телефонограмма передается ¦¦Подпись ¦L--------------------------------------------------------------------- Например:---------------------------------------------------------------------¦Управление пассажирского Руководителям служб ¦¦транспорта движения ¦¦Передала секретарь А.И. Петрова, Приняла секретарь ¦¦тел. 432 12 12 И.П. Иванова, ¦¦ тел. 422 03 15 ¦¦ 18 ч 20 мин. ¦¦ ¦¦ТЕЛЕФОНОГРАММА ¦¦15.06.2001 Nо. 25 ¦¦Москва ¦¦ ¦¦ 19 июня с 13 до 16 ч будет снято напряжение в контактной ¦¦сети трамваев маршрутов 2 и 5. Заблаговременно известите ¦¦пассажиров по линии названных маршрутов и организуйте по ним ¦¦движение других видов транспорта. ¦¦ ¦¦Зам. начальника городского управления ¦¦пассажирского транспорта М.В. Мухмедов ¦L---------------------------------------------------------------------
| Ф.ТГ-1а | ||||||||||||
| Слов | П л а т а |
| П Е Р Е Д А Ч А | |||||||||
| руб. | коп. |
| ||||||||||
| Принял | ||||||||||||
|
| ||||||||||||
| Катерегории и отметки |
| |||||||||||
| особого вида | УВЕДОМЛЕНИЕ ТЕЛЕГРАФОМ |
| ||||||||||
| Куда, кому | Петрову Петру Петровичу, Москва Строителей 15-89 | |||||||||||
| Просим Вас или вашего представителя прибыть на осмотр аварийного | ||||||||||||
| автомобиля марки ВАЗ 21093 регистр знак т123тт199 | ||||||||||||
| по адресу Москва Басманный туп 6 независимая экспертиза Графо офис 234а | ||||||||||||
| тел (495) 262-93-72 | ||||||||||||
| Осмотр состоится 1.1.2009 в 12-30 | ||||||||||||
| В случае неявки акт осмотра будет составлен без Вашего участия | ||||||||||||
| Фамилия и адрес отправителя | ||||||||||||
| (не оплачивается и по связям | ||||||||||||
| не передается) | ||||||||||||
|
| ||||||||||||
Образец телеграммы юридическому лицу:
Ф.ТГ-1а
| слов | Плата |
МИНИСТЕРСТВО СВЯЗИ РОССИИ
ТЕЛЕГРАММА
________________________
№_________________
_______ сл. ________ го _________ ч. _______ м. |
передача | ||
|
| руб. | коп. | |||
|
го _________ ч. ________м | |||||
| Принял | |||||
|
Квитанция в приеме телеграммы ______ч. ______м.
Куда | Номер рабочего места | ||||
| Автоответ пункта приема | |||||
| Передал ______________ | |||||
| Служебные отметки | |||||
| Категория и отметки Особого вида уведомление телеграфом копия телеграммы | |||||
|
Куда, кому 123001 Москва Мамоновский пер.,дом 6 офис 7 Руководителю CК «МЕГАРУСС-Д» Прошу Вас прислать представителя на осмотр аварийного автомобиля Тойота Королла номер Н720КЕ170 полис виновника ААА ХХХХХХХХХХ который состоится по адресу Москва Понтелеевская улица дом 2, корпус 1. 25.04.2007 В 15 час 00 мин. В случае неявки осмотр будет проведен без Вашего участия
| |||||
| Фамилия и адрес отправителя: Иванов Петр Михайлович г. Москва ул. Городецкая д. 9 корп. 3 | |||||
