Тема: Информационное общество

Развитие современного общества невозможно без информационных технологий, что позволяет говорить о новой фазе общественного развития, которая получила название «Информационное общество».

Информационное общество – это такая стадия развития общества, когда использование информационно-коммуникационных технологий (ИКТ) оказывает существенное влияние на основные социальные институты и сферы жизни:

· экономика и деловая сфера;

· государственное управление;

· образование;

· социальное обслуживание и медицина;

· культура и искусство.

Средства коммуникации - телефония, радио, телевидение, сеть Интернет, традиционные и электронные средства массовой информации – технологическая основа информационного общества.

Экономическая: информация используется в качестве ресурса, услуг, товара, источника добавленной стоимости и занятости, получает развитие электронный бизнес. Не нужно командировать представителя к деловому партнеру из другого региона, документы заверяются электронной цифровой подписью. Не нужно тратить время на выбор товара, достаточно просмотреть каталог электронного магазина. Не нужно посещать налоговую инспекцию, чтобы сдать налоговую отчетность. Не нужно тратить время на дорогу, чтобы выполнить свою работу (для некоторых видов профессиональной деятельности). Не нужно ехать в кассу, чтобы купить билет на поезд, его достаточно заказать и оплатить дистанционно.

Политическая: свобода информации, ведущая к развитию электронной демократии, электронного государства, электронного правительства. Чтобы выразить свое мнение по тому или иному вопросу или сформировать группу единомышленников для воплощения какой-либо инициативы, достаточно зайти на соответствующий сайт в сети Интернет. Для получения государственной услуги достаточно дистанционно заполнить форму запроса, а через определенное время получить необходимый документ в свой почтовый ящик. Об электронном правительстве подробнее будет рассказано в следующей лекции.

Социальная: информация выступает в качестве важного стимулятора изменения качества жизни. Чтобы получить консультацию специалиста, пациенту не нужно ехать в медицинский центр, а достаточно будет оставить свои документы на портале и в назначенное время выйти на связь с профильным врачом (телемедицина). Чтобы получить помощь в чрезвычайной ситуации, достаточно воспользоваться единым номером экстренных служб. Чтобы собрать ученика в школу, достаточно скачать комплект учебников с регионального образовательного портала и сохранить их в электронной книге.

Культурная: признание культурной ценности информации (например, проект ЮНЕСКО «Цифровое наследие»). Чтобы подобрать литературу по интересующей тематике, достаточно воспользоваться электронным каталогом любой библиотеки на всей территории страны. Чтобы посетить зарубежный музей, достаточно побывать на соответствующем сайте. Чтобы получить образование в любом университете мира, нужно обратиться к его ресурсам дистанционного обучения.

Можно сказать, что информационное общество в наибольшей степени проявляется в странах, которые характеризуются как «развитое постиндустриальное общество», (Япония, США, Западная Европа).

Развитие информационного общества неизбежно приводит к тому, что множество специалистов работают в сфере производства и распространения информации. Это требует не только новых навыков и новых знаний, но и нового мышления, желания и возможности учиться на протяжении всей жизни.

К сожалению, в нашей стране пока наблюдается недостаточный уровень развития отрасли информационных технологий, что приводит к отставанию от мировых лидеров. Препятствует становлению информационного общества в России и недостаточный уровень распространения базовых навыков использования информационных технологий как среди населения в целом, так и среди государственных и муниципальных служащих.

Проблемы, препятствующие повышению эффективности использования информационных технологий в целях повышения качества жизни граждан, носят комплексный характер. Их устранение требует значительных ресурсов, скоординированного проведения организационных изменений и обеспечения согласованности действий органов государственной власти.

Тема: Общая характеристика, классификация и критерии выбора средств организационной техники

Офисная деятельность связана не только с созданием, передачей и использованием массивов документированной информации, но и с организацией справочно-информационной работы, планированием рабочего времени, созданием и ведением архива и т. д. Сокращение трудозатрат, связанных с обработкой информации, повышение качества работы с документами достигаются различ­ными путями. Один из наиболее эффективных – внедрение в практику деятельности персонала офиса технических средств информационных технологий, в том числе и средств организационной техники (оргтехники).

Средства оргтехники должны максимально механизировать или автоматизировать (в зависимости от типа технических средств) практически всю работу персонала с документами в офисе.

Большая часть операций обработки документов носит технический и формально-логический характер, хотя современные средства организационной и информационной техники предполагают и более сложные процедуры. При этом обрабатывается как смысловая часть документа, так и собственно его физический носитель.

Исключительно прогрессивное развитие средств информационных технологий, в том числе и средств оргтехники, позволяет внедрять в практику работы офиса элементы «безбумажной» технологии. При этом информационный обмен будет осуществляться с помощью электронных коммуникационных средств, хранение, поиск и обработка информации – с помощью средств вычислительной техники, копирование и тиражирование офисной документации – с помощью современного копировального оборудования, позволяющего, кроме процедур копирования и тиражирования, выполнять целый комплекс вспомогательных операций по электронному монтажу документов, их последующей обработке и т. д.

К средствам оргтехники относится достаточно большой перечень технических средств, устройств и приспособлений, начиная от карандашей и заканчивая сложными системами и средствами передачи информации.

Средства оргтехники, применяемые на конкретном рабочем месте, называют малой оргтехникой. В настоящее время данное определение не соответствует действительному положению вещей, поскольку практически большая часть средств изменила свои габариты, технические характеристики и прочее, появились новые устройства и приспособления, размещаемые на рабочем столе и используемые индивидуально.

По современной классификации к таким средствам можно отнести:

· персональные компьютеры и их периферийные устройства,

· копировальную технику индивидуального использования,

· средства коммуникационной техники,

· средства составления и изготовления текстовых и табличных документов и т. д.

Поэтому принято считать, что малая оргтехника – это вся «канцелярская мелочь» (карандаши, ручки, степлеры, клей и прочее), которая применяется персоналом офиса (и, естественно, секретарем) для своего повседневного труда.

Персонал офиса должен иметь представление о практической применимости оргтехники, знать ее основные функциональные возможности и с учетом этого оптимально организовывать рабочий процесс.

Однако многообразие средств оргтехники, представленной на российском рынке, создает определенные проблемы в плане выбора соответствующих устройств для применения их в повседневной деятельности.

Во-первых, в силу целого ряда причин персонал офиса часто не имеет соответствующей подготовки, во-вторых, он не всегда представляет, какая техника того или иного назначения предлагается на рынке оргтехники, в-третьих, необходимо знать критерии выбора того или иного устройства, той или иной модели, в-четвертых, знать, как и где искать соответствующую информацию. Для того чтобы облегчить, упорядочить процедуры поиска и выбора конкретной модели технических средств, необходимо вначале выполнить некоторые предварительные работы, в частности провести классификацию существующих средств оргтехники, а затем определить общие критерии ее выбора, а потом и частные для каждой конкретной модели.

Многообразие средств организационной техники предполагает ее определенную классификацию в соответствии с выбранным признаком. Наиболее распространенной является классификация ни функциональному признаку, которая однозначно связывает процедуры технологического процесса обработки документов в офисе техническими характеристиками и возможностями средств оргтехники. Однако это не исключает применение других классифицирующих признаков.

В настоящее время состав функциональных групп средств оргтехники претерпел существенные

изменения, что связано с проникновением на российский рынок ведущих фирм - производителей различного рода техники и программных продуктов для офисных технологий. Появились средства оргтехники, выполняющие универсальные функции обработки документов при минимальных затратах физического труда, средства и системы подготовки и про­ведения презентаций в офисе, расширились возможности средств и систем электронной передачи документов, но в то же время уделяется внимание разработке новых и совершенствованию традиционных механических средств оргтехники.

Переход от традиционных методов хранения, поиска, обработки и передачи документов к новым способам и технологиям, основанным на современных средствах организационной техники, требует иного подхода к ее классификации. Это связано с тем, что существовавший перечень технических средств в настоящее время подвергся изменениям, как в части элементной базы, так и в части технологических, эргономических и прочих характеристик.

Рассмотрим классификацию средств оргтехники, применяемой при создании и обработке документов в офисе.

Средства подготовки текстовых и табличных документов:

· Ручные пишущие средства.

· Пишущие машины.

· Диктофонная техника.

· Печатающие устройства для персональных компьютеров.

· Средства копирования документов:

· Средства электрофотографического копирования.

· Средства ризографии.

· Средства микрографии.

· Средства обработки и хранения документов в офисе:

· Фальцевальные, биговальные, перфорирующие и резательные машины (фольдеры).

· Конвертовскрывающие машины.

· Машины для нанесения защитных покрытий на документы (ламинаторы).

· Адресовальные, штемпелевальные и франкировальные машины (франкингмашины).

· Машины для уничтожения документов (шредеры).

· Первичные и вторичные средства хранения документов.

· Картотечное оборудование.

· Средства коммуникационной техники:

· Средства и системы телефонной связи.

· IР-телефония.

· Электронная почта.

· Пневматическая почта.

· Офисная мебель и оборудование.

Охарактеризуем основные группы средств организационной техники, причем более подробно будут рассмотрены те технические средства, которые наиболее часто и эффективно используются или могут быть использованы на конкретных рабочих местах.

Рынок средств организационной техники весьма многообразен и разносторонен. Очень часто, желая приобрести то или иное устройство, пользователь сталкивается с трудноразрешимой задачей: что приобрести, в каком количестве, на какие характеристики устройства обратить внимание, сколько заплатить и т. д. Для оптимизации процесса выбора технических средств офиса необходимо учесть ряд факторов, влияющих на процедуру выбора. Основными являются:

· объем документооборота;

· временные характеристики документопотоков;

· средняя информационная емкость документов;

· количество форм документов, изготовленных на типографских бланках;

· тип изображения, содержащегося в документе (полутоновое, штриховое, комбинированное, цветное, монохромное);

· объем документов, передаваемый и принимаемый по техническим каналам связи (дифференцированно по каждому типу устройств связи);

· первичный объем копируемых документов (с использованием и без использования масштабирования);

· вторичный объем копируемых документов (с использованием и без использования масштабирования);

· вид используемых документов (сброшюрованные, полистовые);

· меющаяся в наличии в офисе организационная и вычислительная техника;

· способ организации эксплуатации технических средств, в том числе оргтехники (централизованный, децентрализованный, смешанный);

· наличие в офисе специально приспособленных помещений для размещения и эксплуатации техники, отвечающих требованиям соответствующих нормативно-методических документов;

· фирма-производитель данной техники и страна сборки;

· наличие фирменного сервиса в регионе, городе;

· технологические и эксплуатационные характеристики оборудования;

· наличие инструкции по эксплуатации на русском языке;

· соответствие соединительных электрических кабелей параметрам и соединительным разъемам электросети;

· стоимость оборудования;

· стоимость расходных материалов и ЗИП, частота их замены;

· стоимость эксплуатации, обслуживания и т. п.;

· эргономические характеристики оборудования и устройств, в том числе безопасность работы на устройствах;

· квалификация обслуживающего персонала и пользователей;

· наличие сертификата Ростеста;

· срок службы оборудования.

По определению, документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение.

Документооборот, или порядок движения документов в организации, фирме, можно разделить на следующие этапы:

• экспедиционная обработка и регистрация входящих документов;

• предварительное рассмотрение документов и первичное копирование;

• исполнение документов и вторичное копирование;

• передача документов на архивное хранение;

• экспедиционная обработка исполненных и отправляемых документов (в том числе по техническим каналам связи).

Немаловажным критерием является выбор формы эксплуатации оборудования: централизованный, децентрализованный, смешанный. Выбор формы зависит от целого ряда факторов, в том числе типа технических средств, их количества, размера организации, ее внутренней структуры и размещения подразделений, организа­ции способа и форм обслуживания оргтехники.

Иногда определяющим фактором при приобретении технических средств является выбор фирмы-производителя. Известно, что, несмотря на их многообразие, существует определенная специализация у каждого из производителей средств организационной техники, что влияет на выбор пользователем конкретного устройства.