2020-05-25
76
В настоящее время и связи с ростом объема информации, обусловленным развитием экономики, расширением номенклатуры выпускаемой продукции, строительством новых объектов, освоением новых районов, количество документации, создаваемой в организациях, предприятиях, фирмах, стремительно растет. Это обусловливает необходимость четкой постановки работы с документами — в противном случае закономерно появление документов низкого качества, плохо составленных и плохо оформленных, не содержащих полную и ценную информацию, требующих увеличения срока обработки.
Решение этой задачи возможно при условии использования системы автоматизированного делопроизводства, которая предоставляет следующие возможности:
1) ввод, подготовка и редактирование документов;
2) составление документов на основе типовых шаблонов, хранящихся и памяти персонального компьютера (ПК);
3) осуществление регистрации документов;
4) осуществление контроля исполнения документов;
|
|
|
5) систематизация документов, формирование дел;
6) хранение и поиск документов;
7) обмен документами с руководством и сотрудниками;
8) пересылка документов.
Автоматизация процедур делопроизводства позволяет значительно повысить производительность труда за счет сокращения времени на составление, обработку и передачу документов и снизить затраты на их хранение. В результате работа с документами становится более оперативной и эффективной.
Важнейшим фактором быстрого достижения оперативности и эффективности работы персонала является его обучение практическим навыкам составления и оформления организационно-распорядительной документации.
Понятие электронного документа
Согласно Федеральному закону «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 № 1-ФЗ электронным называется документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.
Переход к обработке электронного документа позволяет прежде всего повысить эффективность анализа, доступа и работы сотрудников с информацией, уменьшает временные затраты на передачу документов, упрощает решение вопросов, связанных с обработкой связанных документов, аннотацией документа несколькими сотрудниками с последующим анализом сделанных замечаний и предложений, и др.
Электронно-цифровая форма документа позволяет разрабатывать, внедрять и использовать прогрессивные средства электронной вычислительной техники.
Объем электронного документооборота постоянно увеличивается, особенно в связи с развитием всемирной сети Интернет и возможностью обмена документами по электронной почте, а также с растущей популярностью Интернет-торговли.
|
|
|
Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям:
• создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью программных и технических средств;
• содержать реквизиты, позволяющие подтвердить его подлинность и целостность;
• быть отображенным (воспроизведенным) в форме, понятной для восприятия.
Электронный документооборот, т.е. процесс движения, обработки, хранения и обмена электронными документами, регулируется различными нормативными актами - государственными; межотраслевыми; отраслевыми и локальными актами предприятия.
Работа с электронными документами в службе делопроизводства аналогична работе с традиционными (бумажными) документами. При рассылке по электронной почте адресат получает документ практически моментально после его отправки. Затем электронный документ может быть воспроизведен в любых необходимых виде и форме: открыт на экране компьютера, перенесен на бумажный носитель, перенесен или скопирован на различные материальные носители информации (СД-диски, пленки и т.д.).
Использование электронной почты предоставляет пользователям возможности:
• оперативной доставки электронных документов адресатам;
• одновременной рассылки любому количеству адресатов;
• получения подтверждения о доставке документов по назначению;
• редактирования полученных документов, их хранения и пересылки;
• вывода на печать полученных документов.
После получения электронных документов их необходимо зарегистрировать и установить подлинность. Установка подлинности электронного документа осуществляется с использованием средств проверки электронной цифровой подписи. Подлинность документа считается подтвержденной, если в результате проверки электронной цифровой подписи устанавливается неизменность всех реквизитов.
Под электронной цифровой подписью понимается реквизит электронного документа, предназначенный для его зашиты от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.
Затем руководитель организации проставляет на документах резолюцию, и по внутренней сети предприятия они рассылаются на рабочие места исполнителей. Процесс исполнения электронных документов аналогичен исполнению документов па бумажных носителях.
Правовое регулирование в сфере обращения электронных документов направлено:
• на реализацию единой государственной политики в сфере обращения электронных документов;
• обеспечение безопасности и защиты информации при ее создании, обработке, хранении, передаче и приеме;
• обеспечение прав и законных интересов пользователей электронных документов;
• правовое обеспечение технологии создания, обработки, хранения, передачи и приема электронных документов.
Срок хранения электронных документов такой же, как и бумажных. И так как долговременное хранение большого количества документов (работа с которыми, к тому же не ведется) в памяти ПК составляет некоторую сложность, целесообразно формировать специальные архивы электронных документов на компакт-дисках.
При создании электронных архивов должны выполняться следующие требования:
• электронные документы должны быть защищены от несанкционированного доступа и внесения изменений;
|
|
|
• организация доступа к документам должна производиться в порядке, предусмотренном соответствующими нормативными актами;
пользователи должны иметь возможность получить электронные документы в виде копии на бумажном носителе;
• пользователям должна быть предоставлена возможность подтверждения подлинности электронных документов в течение всего срока их хранения.
Преимущества и недостатки электронного документа
Преимущества использования электронных документов:
• выполнение компьютерной обработки электронных документов значительно ускоряется;
• ускоряется и упрощается сбор, обработка, систематизация и поиск любой информации;
• при рассылке документов по электронной почте они оперативно (практически мгновенно) передаются на любые расстояния;
• хранение электронных документов не требует больших площадей для архивов;
• повышается эффективность работы с документами;
• создание электронных архивов документов предоставляет возможность использования полученной информации для подготовки новых;
• наличие базы заготовок документов сокращает время на подготовку новых документов;
• снижается расход бумаги при возможности работы с электронным проектом документа и внесении изменений без вывода на бумагу:
• возникает возможность одновременной рассылки проекта документа сразу нескольким визирующим;
• возникает возможность одновременной рассылки документа по электронной почте сразу нескольким адресатам.
Недостатки электронных документов:
• необходимость наличия технических средств для создания, прочтения и дальнейшего хранения документов;
• необходимость зашиты информации от внесения несанкционированных изменений.
Составление документов
Для составления и редактирования документов предназначено множество программных средств, называемых текстовыми процессорами или текстовыми редакторами. Так программы типа Word 2007 можно использовать для создания документов разных видов на основе типовых форм, заранее введенных в память ПК и содержащих трафаретные тексты. В качестве трафарета может применяться бланк конкретного документа, содержащего типовой текст и пробелы для внесения переменной информации. При создании шаблона необходимо правильно разместить реквизиты каждого документа. Использование заранее разработанных типовых текстов и шаблонов значительно упрощает процесс подготовки документов. Помимо полностью составленного типового текста документа в память машины можно ввести отдельные выражения и стандартные фразы, наиболее часто применяемые при переписке и составлении справочно-информационных документов. С помощью команды «Автотекст», находящейся в меню «Вставка», можно создать архив из наиболее часто повторяющихся частей текста. Таким образом, работа по набору текста будет сведена к компоновке отдельных элементов «Автотекста», что значительно облегчает процесс составления текста документа. Элементы «Автотекста» могут содержать:
|
|
|
• выдержки из нормативных документов, на которые приходится часто ссылаться;
• традиционные начальные фразы; стандартные выражения; общепринятые обороты, применяемые в заключительной части писем.
Например:
Уважаемый (аи) господин (госпожа)!
В ответ на Ваше письмо от
С уважением........
Искренне Ваш.......
С глубоким уважением... и т.д.;
• постоянно применяемые наименования предприятий, фирм, почтовые адреса; название товаров, видов услуг и т.д.;
• схемы, чертежи, рисунки, необходимые для оформления отчетов, рекламных писем и т.п.
Программа Microsoft Word автоматически осуществляет проверку правописания при наборе текста документа. С помощью словарей синонимов можно подобрать синоним для слова, выделенного курсором.
Автоматизация работы с документами
Автоматизация делопроизводства предполагает автоматизацию подготовки документов предприятия, регистрацию и учет поступающих в организацию документов, прохождение внутренних документов, а также контроль за их исполнением.
Хорошая организация документооборота способствует своевременному прохождению документов по подразделениям организации и равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, эффективному управлению предприятием. Автоматизация служб делопроизводства обеспечивает увеличение объема выполняемой работы и уменьшение затрачиваемого для этого времени.
Документооборот организации представлен потоками документов различных категорий, схема движения которых разрабатывается руководителем службы делопроизводства. Автоматизированные технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям Инструкции по делопроизводству учреждения.
Современные системы автоматизации делопроизводственной деятельности и документационного обеспечения управленческой деятельности предприятий поддерживают полный жизненный цикл документа.
Поступивший из вне документ сначала должен быть зарегистрирован. После этого документ попадает к должностным лицам, которые решают кто, что и в какой срок должен сделать по данному документу.
Резолюции накапливаются и детализируются до тех пор, пока документ не попадает к исполнителям. После завершения работы над документом он списывается в дело и либо передается на архивное хранение, либо уничтожается в соответствии с правилами архивного хранения, принятыми в организации.
Для ускорения подготовки часто повторяющихся видов документов используют банк текстовых заготовок. Он содержит унифицированные формы (бланки) и тексты документов согласно Государственной системе документационного обеспечения управления. В них также могут включаться и повторяющиеся тексты документов, постоянные части в тексте, названия должностей, фамилии и адреса постоянных авторов и корреспондентов, юридические текстовые формулы, придающие документам юридическую силу и правовой характер и т.д. Подготовленный на основании таких заготовок документ с необходимыми реквизитами затем отправляется по адресу.
Поступающие в организацию, а также исходящие документы подлежат обязательной регистрации (кроме копий документов, поступающих для сведения и рекламно-поздравительных извещений). Все документы организации регистрируются централизованно. Исключение составляется для организаций, имеющих территориально обособленные структурные подразделения или очень большой годовой документооборот. Для автоматизации регистрации создаются база данных и информационно поисковая система, позволяющая проследить все документы учреждения и места их нахождения в данный момент времени, состояние исполнения и контроль сроков исполнения документов.
Информационный поиск в базе документов организации происходит с помощью включенных в нее реквизитов на соответствующей РК. Регистрационная карточка — это электронный аналог традиционной регистрационно-контрольной карточки. Регистрационные карточки, упорядоченные в соответствии с правилами документооборота, составляют электронный аналог картотеки.
Регистрационная карточка является основной единицей хранения в базе данных системы и заводится в момент регистрации документа. Заведение РК сводится к заполнению ее реквизитов, к которым относятся:
• находящий регистрационный номер и дата документа (дата поступления регистрируемого документа), которые должны быть указаны в регистрационном штампе документа;
• номер и дата поступающего в регистрацию документа;
• наименование вида документа;
• адрес получателя или отправителя (организации, должностного или частного лица);
• количество листов и экземпляров;
• срок исполнения документа;
• шифр исполнителей (подразделения, на которое возложено исполнение документа);
• содержание документа.
Реквизиты «шифр исполнителей» и «содержание документа» проставляются на основании соответствующих классификаторов.
При регистрации документы делят на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, т.е. имеет отличные от других групп правила формирования регистрационного номера и, как правило, различный набор реквизитов. Обычно системами автоматизации делопроизводства поддерживаются три базовые группы:
• входящие;
• исходящие (и внутренние);
• письма и обращения граждан.
Регистрация и учет внутренних документов определяются Инструкцией по делопроизводству организации.
По мере исполнения соответствующие документы могут выводиться из оперативной информационной базы и храниться в архивном банке документов. В оперативной информационной базе остаются только акты, имеющие нормативно-правовой характер.
В целом современные системы автоматизации делопроизводственной деятельности в той или иной мере обеспечивают:
• регистрацию всей поступающей корреспонденции (включая письма и обращения граждан):
• регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;
• ввод резолюции, отчетов об исполнении, согласование (визирование) документов;
• списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
• контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, а также резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;
• поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации.
Автоматизированные рабочие места
Согласно Государственной системе документационного обеспечения управления автоматизация работы с документами осуществляется с использованием ПК и автоматизированных рабочих мест (АРМ), сформированных на их основе.
Типовое АРМ состоит из компьютера, подключенного к сети и имеющего доступ ко всем вычислительным ресурсам и информационным базам документов. В зависимости от сети АРМ может иметь доступ к внешним ресурсам и базам данных.
Для объединения компьютеров в единый комплекс используются различные линии связи - кабельные (связь по кабелю типа телевизионного), волоконно-оптические (связь по гибкому жгуту волокон, в котором информация передается световыми импульсами) и телефонные (связь по телефонному кабелю).
Каждое АРМ, а также организация сетей разрабатываются в соответствии с организацией службы делопроизводства организации и конкретными функциональными обязанностями сотрудников. В системе автоматизации делопроизводства (в зависимости от схемы прохождения документов) предполагается наличие следующих рабочих мест: АРМ руководителя службы делопроизводства; АРМ подготовки проекта документа; АРМ согласования.
На рабочем столе АРМ расположено множество значков, каждый из которых обозначает собой объект, папку или программу, пользовательский файл. Рабочий стол компьютера может быть настроен и индивидуально.
К современным техническим средствам автоматизации информационно-управленческой деятельности относятся:
1) ПК, объединенные в сети;
2) электронные пишущие машинки;
3) текстообрабатывающие системы;
4) копировальные машины;
5) коммуникационные средства, телефонная техника;
6) средства для автоматизации ввода архивных документов и поиска информации (к ним относятся нетрадиционные носители информации — магнитные диски и ленты, микрофильмы, диски с оптическими записями);
7) средства для обмена информацией — электронная почта;
8) видеоинформационные системы;
9) локальные компьютерные сети;
10) интегрированные сети учреждений.
К АРМ руководителя предъявляются следующие требования: наличие баз данных, постоянно пополняемых оперативной и достоверной информацией; обеспечение оперативного поиска необходимой информации в базе данных; наличие программных средств, регулирующих организационную и административную деятельность; обеспечение оперативной связи с другими источниками; обеспечение возможности накопления и памяти документов и решений.
Основные требования к АРМ подготовки проекта документа: возможность доступа к банку текстовых заготовок и автоматизированной информационно-поисковой системе; возможность работы с персональной базой данных и другими базами данных; возможность ведения диалога с дополнительными источниками информации; наличие технических средств для печати документов.
Электронные офисные системы
Автоматизированный офис — это совокупность программно-аппаратных средств и систем, обеспечивающих взаимосвязанное и согласованное решение разнородных управленческих задач: сбор и фиксирование необходимой информации, ее передачу, обработку преобразованной информации для анализа, планирования и контроля деятельности.
Информационные системы предприятия, обрабатывающие электронные документы, принято называть электронным офисом.
Офисная система — это программная среда, ориентированная на совместное, скоординированное использование электронных методов обработки, хранения и передачи информации.
Задачи электронной офисной системы:
-автоматизация рутинных операций, снижение (или ликвидация) бумажного потока;
-организация одновременного доступа к документам различных пользователей;
-осуществление эффективного поиска информации;
- обеспечение высокой скорости и необходимого качества подготовки документов.
Офисные системы должны обеспечивать эффективное выполнение следующих функции:
- ввод, подготовка и редактирование документов;
- регистрация документов;
- совместная работа над документами;
- контроль исполнения документов;
- создание баз данных (хранение документов);
- прием и пересылка документов;
-систематизация документов, формирование дел;
- подготовка кхранению и архивное хранение дел.
Хранение документов в электронной форме
Хранение документов в компьютере осуществляется в виде файлов, представляющих собой запись документа на жестком диске. Каждый файл имеет свое имя. Принцип упорядочения хранения файлов на компьютере во многом напоминает обычное делопроизводство. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам. Каждая папка может иметь вложенные внее папки, которые в свою очередь тоже могут иметь свои вложенные папки. Таким образом, образуется многоуровневая иерархическая структура папок, если документов много. При условии небольшого количества документов достаточно одной папки. Наиболее простым решением, не требующим специального программного обеспечения, является создание системы папок (каталогов), которая основывается на номенклатуре дел организаций. Основу классификации составляет номинальный признак.
Название папки должно начинаться с вида документа (акты, протоколы, докладные записки и т.п.). Затем следуют сведения об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который группируются документы (файлы), и т.п.
Сроки хранения документов не зависят от формы их существования — бумажной или электронной, — а связаны с ценностью содержащейся в них информации и определяются, как уже говорилось с помощью специальных справочников — перечней документов (типовых или ведомственных) с указанием сроков хранения.
Особенность электронного хранения — направление документов в электронный архив сразу по завершении работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам, как с помощью локальной сети, так и с использованием удаленного доступа (по телефону и через Интернет). Кроме того, организации, полностью перешедшие на безбумажный документооборот, экономят значительные площади, занимаемые ранее архивохранилищами. Однако все преимущества электронного храпения документов будут иметь место только при условии обеспечения надежности хранения документов в электронной форме.
