Создание новой базы данных

1 2

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА 15

РАЗРАБОТКА МОДЕЛИ «СУЩНОСТЬ-СВЯЗЬ» ЗАДАННОЙ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ. СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ В СРЕДЕ СУБД ACCESS.

Цель работы:

ü изучить основы взаимодействия пользователя с системой управления базами данных MS Access;

ü получить навыки построения таблиц в MS Access;

ü научиться использовать разные типы данных;

ü получить навыки редактирования таблиц в MS Access;

ü научиться создавать связь между таблицами в MS Access.

Обеспечение работы:

ü ПК с установленными необходимыми программами для работы (MS Access);

ü методические указания к выполнению работы (электронный вариант).

Порядок выполнения работы:

1. Ознакомиться с теоретическим материалом данных методических указаний;

2. Выполнить задание, приведенное в разделе II I. Порядок выполнения работы;

3. Ответить на контрольные вопросы, сделать выводы.

4. Оформить отчет.

Содержание отчета:

ü тема, цель и порядок выполнения работы;

ü привести выполненные задания (скриншоты);

ü ответы на контрольные вопросы;

ü выводы.

Теоретические положения

I. БАЗЫ ДАННЫХ И СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ

База данных – (структурированное хранилище информации) это информационная модель, позволяющая в упорядоченном виде хранить данные о группе объектов, обладающих одинаковым набором свойств.

Данные – это информация, представленная в определенном виде, позволяющем автоматизировать ее сбор, хранение и дальнейшую обработку человеком или информационным средством.

Система управления базами данных (СУБД) – комплекс языковых и программных средств, предназначенный для создания, ведения и совместного использования БД многими пользователями.

Реляционная база данных — база данных, основанная на множестве таблиц.

Таблицы в БД состоят из строк и столбцов. Столбцы в таблицах называют полями. Строки таблицы являются записями об объекте.

Свойства и типы полей таблиц баз данных.

Поля - это основные элементы структуры базы данных. От свойств полей зависит, какие типы данных можно вносить в поле, а какие нет, а также то, что можно делать с данными, содержащимися в поле.

Перечислим различные типы полей и их свойства.

1. Текстовое поле - основное свойство текстового поля - размер (не больше 256 символов).

2. Числовое поле также размер, используются при арифметических операциях.

3. Поля типа счетчик предназначены для хранения данных, значения которых не редактируются, а устанавливаются автоматически при добавлении каждой новой записи в таблицу. При добавлении также ного новой записи значение в поле счетчика последовательно увеличивается на 1.

4. В поле дата/время может содержаться любая дата и время с 1 января 100 гг. До 31 декабря 9999 Access позволяет выводить и обрабатывать дать в нескольких форматах.

5. Логическое поле служит для ввода логических данных, имеющих только два значения (Да / Нет, истинно / Ошибочно, -1/0).

6. Особый тип поля - денежный. В отличие от числового поля в денежном поле изображаются числа вместе с денежными единицами (рубля, копейки; доллары, цента; фунты, пенсы и т.п.).

7. В современных базах данных можно хранить не только цифры и символы, но и рисунки, музыкальные клипы и видеозаписи. Поле для таких объектов называется полем OLE (object linking and embedding - связь и включение объектов).

8. Поле типа MEMO предназначено для ввода больших текстов (более 256 символов, до 65535 символов). Особенность поля MEMO в том, что реально данные хранятся не в этом поле.

II. ПРИМЕР РАЗРАБОТКИ БД «ОТДЕЛ КАДРОВ БАНКА»

Создание новой базы данных.

Необходимо открыть программу MS Access. В центре экрана, нажать пиктограмму «Новая база данных».

Рис. 2.1 - «Новая база данных»

В правой части окна появится поле для ввода названия БД. Необходимо назвать новую базу данных «Кадры + ваша фамилия» и выбрать свою персональную папку для сохранения БД.

Рис. 2.2 – Имя новой БД

Создание таблиц.

При создании новой БД в по умолчанию появится одна пустая таблица. Необходимо создать еще две дополнительные таблицы. Используя кнопку «Таблица» на вкладке «Создание».

Рис. 2.3 – Создание новой таблицы

Сохраните таблицы под именами в соответствии с информацией, которая будет отражена в этих таблицах: «Сотрудники», «Должности», «Отделы». Чтобы сохранить таблицу в рабочей области нажмите на вкладке соответствующей таблицы правой кнопкой мыши для вызова контекстного меню, выберите пункт сохранить или нажмите пиктограмму «Сохранить» на панели быстрого доступа.

Рис. 2.4 – Сохранение таблицы

Перейдите в режим конструктора таблицы и создайте необходимые поля. Чтобы перейти в режим конструктора на вкладке «Главная» нажмите кнопку «Режим».

Рис. 2.5 – Режим конструктора

Для каждой таблицы определите поля, тип данных и размер в соответствие с информацией, которая будет содержаться в этих полях.

Рис. 2.6 – Создание полей и установка соответствующего типа данных

Поле «Семейное положение» будет числовым – холостой (1), семейный (2).

Рис. 2.7 – Установка типов данных

Создание связей

Для того чтобы, создать или изменить связи между таблицами, нужно сначала закрыть все таблицы.

Затем на панели инструментов «Работа с данными» нажмите кнопку «Схема данных».

Рис. 2.8 - «Схема данных»

Добавьте на схему все существующие таблицы и закройте окно добавления объектов.

Рис. 2.9 – Добавление таблицы

В рабочей области отобразятся пока еще не связанные между собой таблицы.

Рис. 2.10 – Отображение не связанных таблиц

Для изменения и создания связей нажмите кнопку «Изменить связи» на панели «Конструктор».

Рис. 2.11 – «Изменение связи»

В появившемся окне нажмите кнопку «Новое». Откроется окно для создания связи. В качестве левой таблицы (сторона «один» связи «один ко многим») выберите таблицу «Должности» и столбец «Код должности». Для правой таблицы выберите таблицу «Сотрудники» и столбец «Код должности». Нажмите кнопку «ОК».