Организация учета МПЗ в гостинице

Учет расходных материалов в гостинице

"Туристические и гостиничные услуги: бухгалтерский учет и налогообложение", 2018, N 1

Приобретение расходных и хозяйственных материалов - достаточно затратная часть гостиничного бизнеса. К этой категории можно отнести как предметы, необходимые для комплектации гостиничного номера, так и товары бытовой химии, используемые для поддержания чистоты. Как грамотно организовать учет расходников? По какой стоимости их следует приходовать? В какой момент списывать?

Общие вопросы ведения бухгалтерского учета запасов

В настоящее время вопросы ведения бухгалтерского учета запасов регулируются:

· ПБУ 5/01 "Учет материально-производственных запасов";

· Методическими указаниями по бухгалтерскому учету МПЗ <1>.

<1> Утверждены Приказом Минфина РФ от 28.12.2001 N 119н.

Для справки. Предполагается, что с 1 января 2019 года вступит в силу новый федеральный стандарт бухгалтерского учета "Запасы" (Приказ Минфина РФ от 07.06.2017 N 85н).

Несмотря на кажущуюся простоту учета МПЗ, многие бухгалтеры в работе допускают ошибки.

Приобретение МПЗ

В соответствии с п. 5, 6 ПБУ 5/01 материально-производственные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. К таковой относятся:

· суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу);

· суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением МПЗ;

· таможенные пошлины;

· вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретены МПЗ;

· затраты на заготовку и доставку МПЗ до места их использования. Сюда включаются, в частности, затраты собственно на заготовку и доставку, на содержание заготовительно-складского подразделения организации, на оплату услуг транспорта по доставке МПЗ до места их использования, если они не включены в цену, установленную договором; начисленные проценты по кредитам, предоставленным поставщиками (коммерческий кредит), начисленные до принятия к бухгалтерскому учету МПЗ проценты по заемным средствам, если они привлечены для приобретения этих запасов;

· затраты на доведение МПЗ до состояния, в котором они пригодны к использованию в запланированных целях (в частности, затраты на подработку, сортировку, фасовку и улучшение технических характеристик полученных запасов, не связанные с производством продукции, выполнением работ и оказанием услуг);

· иные затраты, непосредственно связанные с приобретением МПЗ.

Стоит отметить, что многие бухгалтеры пренебрегают установленными правилами в части формирования фактической себестоимости запасов - упрощают себе задачу, принимая запасы к учету исключительно по цене, уплаченной поставщикам (не включая в их стоимость перечисленные выше затраты). Но такое право есть только у субъектов малого предпринимательства (п. 13.1 ПБУ 5/01). Они иные затраты, непосредственно связанные с приобретением МПЗ, вправе включать в состав расходов по обычным видам деятельности в полной сумме в том периоде, в котором затраты были понесены.

Итак, оприходование на склад материалов осуществляется по приходному ордеру (заполняется на основании документов, полученных от поставщика, транспортных и иных организаций).

Затраты, непосредственно связанные с процессом заготовления и доставки материалов в организацию (транспортно-заготовительные расходы (ТЗР)), в том числе расходы на погрузку материалов в транспортные средства и их транспортировку, подлежащие оплате покупателем сверх цены этих материалов согласно договору, на содержание заготовительно-складского аппарата организации, включая оплату труда работников, непосредственно занятых заготовкой, приемкой, хранением и отпуском приобретаемых материалов, должны учитываться особым образом. Пункт 83 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ дает бухгалтерам право выбора способа учета ТЗР (применяемый способ должен быть закреплен в учетной политике организации):

а) относить ТЗР на отдельный счет 15 "Заготовление и приобретение материалов";

б) относить ТЗР на отдельный субсчет к счету "Материалы";

в) включать ТЗР напрямую в фактическую себестоимость материала (присоединять к договорной цене материала).

Последний способ применяется в организациях с небольшой номенклатурой материалов, а также в случаях существенной значимости отдельных видов и групп материалов.

Отпуск МПЗ

При формировании учетной политики организация выбирает для различных групп (видов) МПЗ один из возможных способов учета их выбытия:

· по себестоимости каждой единицы;

· по средней себестоимости;

· по себестоимости первых по времени приобретения запасов (способ ФИФО).

Применение выбранного способа по группе (виду) МПЗ производится исходя из допущения последовательности применения учетной политики (то есть из года в год остается неизменным). На практике чаще других применяется второй способ оценки МПЗ при отпуске в производство (выбытие).

Формулировки ПБУ 5/01, 10/99 "Расходы организации" не дают четкого ответа на вопрос, в какой момент запасы должны списываться со счетов учета материальных ценностей и зачисляться на соответствующие счета учета затрат на производство. В пункте 93 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ говорится, что делать это следует по мере отпуска материалов со складов подразделения на участки (в бригады, на рабочие места). Данный факт должен оформляться документом на отпуск материалов в производство.

В процессе уставной деятельности организация может осуществлять отпуск материалов своим подразделениям без указания назначения. В этом случае отпуск МПЗ должен учитываться как внутреннее перемещение, а сами материалы считаться переданными в подотчет получившему их подразделению (продолжают учитываться на счете 10). На фактически израсходованные материалы подразделение - получатель материалов составляет акт расхода, в котором указывает наименование и количество МПЗ. Списание материалов с соответствующего подразделения организации и отнесение их стоимости на затраты производства производятся на основании названного акта.

Ну а теперь от общих фраз перейдем к рассмотрению конкретных вопросов.

Организация учета МПЗ в гостинице

В зависимости от категории отеля номера должны (могут) быть укомплектованы:

· феном для сушки волос;

· постельным бельем, полотенцами;

· халатом, тапочками;

· набором косметики с логотипом гостиницы (мылом, гелем для душа, шампунем, зубной пастой);

· гигиеническими товарами (банной шапочкой, зубной щеткой, туалетной бумагой);

· щеткой и ложкой для обуви и т.п. Названные товары могут быть как одноразового использования (например, косметические наборы), так и многоразового (фен, полотенца). Как же грамотно организовать их учет?

Данную задачу каждое предприятие решает самостоятельно. В настоящее время учет в крупных гостиничных комплексах, как правило, автоматизирован. Некрупные гостиницы выходят из ситуации различными способами. Но какой бы способ учета ни применялся, чаще всего он сводится к следующему.

1. Подготовительный этап. На этом этапе устанавливаются нормы комплектации и сроки замены расходных материалов для каждой категории номеров, а также нормы расходования материалов на уборку.

Для справки. Нормирование выполняет две важные функции:

· контроль потребления ресурсов и предотвращение злоупотребления со стороны сотрудников;

· планирование потребностей в расходниках и затрат на их приобретение. На законодательном уровне нормы использования расходных материалов для гостиниц не утверждены. Научно-исследовательским центром муниципальной экономики (Москва, 2006 год) разработаны лишь рекомендации по нормированию материальных ресурсов на содержание гостиниц. Соответственно, каждое предприятие утверждает нормы самостоятельно.

Утверждение норм может вызвать некоторые сложности, но, как правило, в течение первого месяца происходят отработка и корректировка установленных норм. В частности, нормы расхода материалов на уборку номеров (влажную протирку и мытье стен, оконных рам, стекол, дверей и дверных блоков, подоконников, мытье полов, обработку пылесосом мягкой мебели и ковровых покрытий, удаление пыли с мебели и оборудования, мытье и дезинфекцию санитарных узлов и санитарно-технических приборов (ванн, унитазов, умывальников, биде)) могут быть следующие:

Наименование материала	Ед. изм.	Норма расхода
Количество комнат и мест в номере
3-комнатный 2-местный	2-комнатный 2-местный	1-комнатный 1-местный	1-комнатный 2-местный	1-комнатный 3-местный
Ветошь	г	550	500	400	450	480
Тряпка для пола	г	100	100	90	90	90
Моющее средство для стекол	мл	240	160	80	80	80
Моющее средство для санитарно-технических приборов	мл	105	105	95	95	95
Универсальное чистящее средство	г	175	175	115	115	115
Универсальное моющее средство	мл	30	28	25	25	25
Дезинфицирующее средство	г	22	18	15	15	15
Средство для чистки ковровых покрытий	мл	175	115	75	75	75

 

Примерные нормы на содержание санитарных узлов:

Наименование материала	Ед. изм.	Норма расхода на 1 чел. в мес.
Освежитель воздуха	мл	30
Жидкое мыло	мл	130
Туалетная бумага	рулон	2
Полотенце бумажное	рулон	2

 

Объем комплектации номеров одноразовыми расходными материалами осуществляется, как правило, в зависимости от типа номера ("звездности" гостиницы). Полнота комплектации и нормы расходования МПЗ могут быть такие:

Тип номера	Наименование расходных материалов	Нормы расхода на 1 чел/сутки, шт.
Стандарт	Мыло	1
Гель для душа	1
Шампунь	1
Полулюкс	Мыло	1
Гель для душа	1
Шампунь	1
Тапочки	1
Шапочка для душа	1
Люкс	Мыло	1
Гель для душа	1
Шампунь	1
Тапочки	1
Шапочка для душа	1
Гель, лосьон	1
Салфетки косметические, махровые (в диспенсере)	5

Конечно, в отношении отдельных материалов (особенно тех, величина расхода которых зависит от гостей, - салфеток, туалетной бумаги и пр.) могут устанавливаться лишь примерные нормы, списываются такие МПЗ по факту, но в пределах разумного.

Кроме названного, в гостинице устанавливаются:

· нормы расходов материалов на уборку служебных и культурно-бытовых помещений, вестибюлей, холлов и лестниц;

· периодичность выполнения работ по содержанию помещений гостиницы.

1. Отражение поступления материалов на склад (оформляется приходными накладными).

2. Отражение передачи материалов в подразделения (горничным) (оформляется актом на перемещение МПЗ).

К сведению. Сотрудников целесообразно оповестить о системе учета расходников, чтобы они тратили материалы как положено, без перерасхода, в соответствии с технологической картой. С горничными необходимо заключить договоры о коллективной материальной ответственности.

1. Отражение операций по передаче материалов в производство. Каждая горничная должна вести заборный лист, в котором указываются номера для уборки, количество расходных материалов, переданных в номера, а также учет моющих средств.

Списание материалов по нормам расхода отражается в учете проводкой по дебету счета 20 "Основное производство" и кредиту счета 10 "Материалы".

Все факты отклонения от норм расхода материалов должны анализироваться (оформляться специальным актом). Целесообразно по каждому существенному случаю экономии (перерасхода) материалов с материально ответственного лица требовать письменное объяснение (как приложение к материальным отчетам). Это важно как для управленческого учета, так и для бухгалтерского. В частности, в зависимости от причины перерасхода затраты могут быть списаны:

· на себестоимость услуг (если сверхнормативные расходы оправданны);

· на прочие расходы (если сверхнормативные расходы необоснованны);

· на виновных лиц (если таковые установлены).

Убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач излишками по пересортице. Если после зачета по пересортице все же выявлена недостача, стоимость недостающих МПЗ следует сначала перенести на счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" (Дебет 94 Кредит 10). Затем недостачи материальных ценностей относятся на виновных лиц (Дебет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба", Кредит 94). В тех случаях, когда виновники не установлены, убытки от недостач и порчи списываются на издержки производства и обращения гостиницы (Дебет 20 "Основное производство" Кредит 94).

Учет "многоразовых" МПЗ

С материалами, которые используются однократно, все более-менее понятно: их стоимость переносится на счета учета затрат по мере передачи в номера. А как быть с товарными ценностями многоразового использования (постельным бельем, банными халатами, полотенцами и пр.)?

Для справки. В принципе белье, а также иной инвентарь, используемый для оснащения гостиничных номеров (фены, бра и др.), подходят под определение основных средств, установленное п. 4 ПБУ 6/01:

· предназначены для использования при оказании услуг;

· предназначены для использования в течение длительного времени (свыше 12 месяцев);

· организация не предполагает последующую перепродажу таких объектов;

· объекты способны приносить организации экономические выгоды (доход) в будущем.

В то же время такое имущество стоимостью менее 40 000 руб. (при условии, что необходимый лимит установлен в учетной политике для целей бухгалтерского учета) может отражаться в бухучете и бухгалтерской отчетности в составе МПЗ (п. 6 ПБУ 6/01). По понятным причинам большинство организаций пользуются этим правом и учитывают малоценное имущество со сроком полезного использования более одного года в составе запасов.

Эти МПЗ, как правило, также признаются в расходах в момент начала их эксплуатации. Вместе с тем они требуют дополнительного учета (в аналитических регистрах - при автоматизированном учете, в журналах учета - при учете вручную). При должном контроле информация о "многоразовых" МПЗ должна быть структурирована, то есть должно быть понятно, сколько из них находится:

· на складе (не отпущено в производство);

· в номерах;

· в стирке (глажке);

· подотчетно у горничной.

"Списание" "многоразовых" МПЗ осуществляется по различным причинам:

· в связи с изношенностью, порчей (в частности, в отношении белья - в связи с выявлением пятен, не поддающихся отстирыванию, дырок, необработанных краев и т.п.);

· в случае выявления недостачи.

В рассматриваемой ситуации слово "списание" мы взяли в кавычки, поскольку стоимость "многоразовых" МПЗ, как сказано выше, признается в бухгалтерских расходах в том отчетном периоде, когда имущество было передано в эксплуатацию. То есть отнесение стоимости имущества на затраты произошло ранее, а при выявлении факта невозможности дальнейшего использования малоценного МПЗ в деятельности (порча, кража) "списание" проводится только в аналитическом учете.

Каждый случай такого "списания" оформляется актом, в котором указываются причины. Если причина "списания" - недостача МПЗ, есть смысл поискать виновника. Если будет установлено, что причина недостачи - халатность работника, с него можно взыскать ущерб. При своевременном обнаружении недостачи, виновником которой является гость (тот может случайно либо умышленно прихватить имущество гостиницы с собой), ущерб покрывается за его счет. Стоимость ущерба оплачивается гостем на основании акта, составленного в трех экземплярах (один - для гостя, второй - для бухгалтерии, третий - для службы приема и размещения (в целях оплаты)).

Если пропажу своевременно обнаружить не удается, похищенные ТМЦ - прямой ущерб гостиницы.

Инвентаризация МПЗ

Расходные материалы, как и другие ТМЦ, должны подвергаться регулярной инвентаризации. Ее проведение обязательно (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации <2>):

· перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (инвентаризация в обязательном порядке должна быть проведена в IV квартале календарного года);

· при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

· при установлении фактов хищений и порчи ценностей.

<2> Утверждено Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н.

В других случаях инвентаризация проводится по решению руководства компании. Регулярность инвентаризации целесообразно закрепить в учетной политике для целей бухгалтерского учета.

Ну и в заключение приведем пример учета расходных материалов в гостинице.

Пример. Организация приобрела расходные материалы на сумму 70 000 руб.: 5 000 шт. одноразового мыла по цене 5 руб. за шт., 5 000 шт. геля для душа по цене 7 руб. за шт., 500 рулонов туалетной бумаги по цене 15 руб. за шт., 50 единиц моющего средства по цене 50 руб. Заказала у транспортной компании доставку стоимостью 5 000 руб. (все цены указаны без НДС).

Согласно учетной политике гостиницы ТЗР включаются непосредственно в стоимость МПЗ (если ТЗР относятся к одному наименованию МПЗ - учитывается вся их сумма, если к нескольким наименованиям МПЗ - сумма ТЗР распределяется между ними пропорционально их стоимости).

Передача расходных материалов из центрального склада в подразделения (этажи) происходит еженедельно (отпуск МПЗ осуществляется по средней себестоимости). Так, в январе под отчет горничным передано:

Наименование МПЗ	Неделя 1	Неделя 2	Неделя 3	Неделя 4
Мыло	100	100	50	50
Гель для душа	100	100	50	50
Туалетная бумага	45	40	20	20
Моющее средство	5	5	2	2

Списание материалов в производство осуществляется также еженедельно. Согласно материальному отчету в январе передано в эксплуатацию:

Наименование МПЗ	Неделя 1	Неделя 2	Неделя 3	Неделя 4
Мыло	90	80	70	50
Гель для душа	90	80	70	50
Туалетная бумага	40	35	25	20
Моющее средство	5	3	3	3

В последней неделе января выявлен перерасход моющего средства в количестве 1 шт. Установлено, что он произошел по вине горничной. С нее взыскано 50 руб.

Определим, в какой пропорции стоимость доставки (ТЗР) будет включена в стоимость МПЗ. Она составит в части доставки:

· мыла - 1 786 руб. (5 000 руб. x (5 000 шт. x 5 руб.) / 70 000 руб.);

· геля для душа - 2 500 руб. (5 000 руб. x (5 000 шт. x 7 руб.) / 70 000 руб.);

· туалетной бумаги - 536 руб. (5 000 руб. x (500 шт. x 15 руб.) / 70 000 руб.);

· моющего средства - 178 руб. (5 000 руб. x (50 шт. x 50 руб.) / 70 000 руб.).

Для удобства оформления рассчитаем среднюю себестоимость каждого МПЗ. Она составит:

· мыла - 5,3 руб. ((25 000 + 1 786) руб. / 5 000 шт.);

· геля для душа - 7,5 руб. ((35 000 + 2 500) руб. / 5 000 шт.);

· туалетной бумаги - 16 руб. ((7 500 + 536) руб. / 500 шт.);

· моющего средства - 54 руб. ((2 500 + 178) руб. / 50 шт.).

В учете гостиницы будут сделаны следующие проводки (для упрощения примера проводки по передаче материалов в подразделения, а также по отпуску их в производство покажем только за 1-ю неделю января):

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Оприходовано на склад мыло (5 000 шт. x 5 руб.)	10	60	25 000
Включены в фактическую себестоимость мыла ТЗР в соответствующей доле	10	60 (76)	1 786
Оприходован на склад гель для душа (5 000 шт. x 7 руб.)	10	60	35 000
Включены в фактическую себестоимость геля ТЗР в соответствующей доле	10	60 (76)	2 500
Оприходована на склад туалетная бумага (500 шт. x 15 руб.)	10	60	7 500
Включены в фактическую себестоимость туалетной бумаги ТЗР в соответствующей доле	10	60 (76)	536
Оприходовано на склад моющее средство (50 шт. x 50 руб.)	10	60	2 500
Включены в фактическую себестоимость моющего средства ТЗР в соответствующей доле	10	60 (76)	178
Оплачена поставщику стоимость материалов	60	51	70 000
Оплачена транспортной компании стоимость доставки	60 (76)	51	5 000
1-я неделя января
Передано в подразделение мыло (100 шт. x 5,3 руб.)	10	10	530
Передан в подразделение гель для душа (100 шт. x 7,5 руб.)	10	10	750
Передана в подразделение туалетная бумага (45 шт. x 16 руб.)	10	10	720
Передано в подразделение моющее средство (5 шт. x 54 руб.)	10	10	270
Отпущено в производство мыло (90 шт. x 5,3 руб.)	20	10	477
Отпущен в производство гель для душа (90 шт. x 7,5 руб.)	20	10	675
Отпущена в производство туалетная бумага (40 шт. x 54 руб.)	20	10	2 160
Отпущено в производство моющее средство (5 шт. x 54 руб.)	20	10	270
Расчеты с сотрудниками по недостаче МПЗ
Списана стоимость моющего средства	73-2	10	50
Взыскана стоимость моющего средства с работника	50	73-2	50

* * *

Учет материалов - важное звено бухгалтерского учета любого предприятия. Для предприятий гостиничного бизнеса целесообразно установить нормы расхода МПЗ и в процессе деятельности контролировать их соблюдение. Необходимо также определиться со способом:

· оценки материалов при их отпуске в производство (при выбытии);

· учета ТЗР;

· учета "многоразовых" МПЗ.

Руководство гостиницы должно установить периодичность проведения инвентаризаций.

С.В. Манохова

Редактор журнала

"Туристические и гостиничные услуги:

бухгалтерский учет и налогообложение"