Установление диапазона критериев

Учебно – методическая карта

Занятия

Продолжительность занятия: 2 часа

Тема занятия: Управление данными

Цель занятия:

1. Осмысление и усвоение нового материала.
2. Развитие профессионального теоретического и практического мышления;
3. Формирование культуры учебного и интеллектуального труда.

Вид занятия: комбинированное

Материально - техническое обеспечение рабочего места студента:

1. ПК

2. Редактор электронных таблиц Microsoft Excel

3. Правила по ТБ при работе с ПК (инструкция)

ХОД ЗАНЯТИЯ

I.   Организационный момент

Проверка наличия студентов, загрузка компьютеров

II. Актуализация ранее приобретенных опорных знаний

1. Какие основные элементы содержит диаграмма?
2. Каким образом можно отредактировать элементы диаграмм?
3. Что представляют собой ряды данных?
4. Как можно изменить тип диаграммы?

 

III. Организация усвоения материала

           Тема: Управление данными

           План:

1. Сортировка данных

2. Формы данных

3. Установление диапазона критериев

4. Автофильтр

5. Расширенный фильтр

 

IV.     Подведение итогов занятий

Контрольные вопросы:

1. Для чего предназначена сортировка?
2. Каким образом можно добавить новую запись к базе данных?
3. Что представляет собой критерий вычисления?
4. Что представляет собой критерий сравнения?
5. Что позволяет делать команда расширенный фильтр?

Конспект лекции «Управление данными».

Работа с базами данных

С помощью Microsoft Excel можно создавать и обрабатывать базы данных. База данных в Microsoft Excel – таблица, состоящая из однотипных записей (строк). Столбцы таблицы являются полями записи в базе данных. Под имена полей выделяется первая строка базы данных. Например, если базой данных считать телефонный справочник, то полями записи будут фамилии, номера телефонов и адреса абонентов.

Для работы с базой данных необходимо сначала создать соответствующую таблицу. Если выделить ячейку в таблице и выбрать одну из команд обработки баз данных в меню Данные, Microsoft Excel автоматически определяет и обрабатывает всю таблицу. Данные, расположенные в столбцах и строках рабочего листа, обрабатываются как набор полей, которые образуют записи.

Сортировка данных

Сортировка позволяет переупорядочить строки в таблице по любому полю. Например, чтобы отсортировать данные по цене изделия. Для сортировки данных следует выделить одну ячейку таблицы и вызвать команду Сортировка меню Данные.

В поле списка Сортировать по выбирается поле, по которому будут отсортированы данные, и тип сортировки:

по возрастанию – цифры сортируются по возрастанию, текст – в алфавитном порядке, логические выражения – ЛОЖЬ предшествует ИСТИНА.

по убыванию – сортировка в обратном порядке.

В поле списка Затем по указывается поле, по которому будут отсортированы данные, имеющие одинаковые значения в первом ключевом поле. Во втором поле Затем по указывается поле, по которому будут отсортированы данные, имеющие одинаковые значения в первых двух ключевых полях.

Для сортировки данных также используются кнопки . Перед их использованием следует выделить столбец, по которому необходимо сортировать записи.

При сортировке по одному столбцу, строки с одинаковыми значениями в этом столбце сохраняют прежнее упорядочение. Строки с пустыми ячейками в столбце, по которому ведется сортировка, располагаются в конце сортируемого списка. Microsoft Excel позволяет также сортировать не всю таблицу, а только выделенные строки или столбцы.

Формы данных

При выполнении характерных для баз данных операций, таких как поиск, сортировка, подведение итогов, Microsoft Excel автоматически рассматривает таблицу как базу данных.

При просмотре, изменении, добавлении и удалении записи в базе данных, а также при поиске записей по определенному критерию удобно использовать формы данных. При обращении к команде Форма меню Данные Microsoft Excel считывает данные и создает диалоговое окно формы данных. В форме данных на экран выводится одна запись. При вводе или изменении данных в полях этого окна изменяется содержимое соответствующих ячеек базы данных.

Для использования форм данных таблица должна иметь имена столбцов. Имена столбцов становятся именами полей в форме данных. Поле соответствует каждому столбцу таблицы. Форма данных автоматически раскрывается так, чтобы вывести на экран сразу все поля в данной таблице, до 32 полей за один раз. С помощью полосы прокрутки можно прокручивать записи базы данных. Позиция выведенной записи указывается в верхнем правом углу. Передвигаться по полям формы можно с помощью мыши и клавиш Tab (вниз), Shift+Tab (вверх).

Для добавления записи к базе данных необходимо:

¯ выделить ячейку в таблице, к которой следует добавить запись;

¯ в меню Данные выбрать команду Форма;

¯ щелкнуть кнопку Добавить;

¯ заполнить поля новой записи;

¯ для перемещения к следующему полю нажать клавишу Тab;

¯ после ввода данных нажать клавишу Enter для добавления записи;

¯ после добавления всех необходимых записей, щелкнуть кнопку Закрыть.

Новые записи будут добавлены в конец базы данных.

Установление диапазона критериев

Критерии бывают двух типов.

¯ Критерии вычисления – это критерии, которые являются результатом вычисления формулы.

¯ Критерии сравнения – это набор условий для поиска, используемый для извлечения данных при запросах по примеру.

Для поиска с помощью формы данных записей, отвечающих критерию, необходимо:

¯ выделить ячейку в таблице;

¯ в меню Данные выбрать команду Форма;

¯ щелкнуть кнопку Критерии;

¯ в полях редактирования ввести критерии для поиска данных;

¯ для вывода на экран первой записи, отвечающей критерию, щелкнуть кнопку Далее;

¯ для вывода на экран предыдущей записи, отвечающей критерию, щелкнуть кнопку Назад;

¯ для поиска записей в списке по другим критериям щелкнуть кнопку Критерии и ввести новые критерии;

¯ по окончанию щелкнуть кнопку Закрыть.

Чтобы снова получить доступ ко всем записям таблицы, необходимо щелкнуть кнопку Критерии, а затем – кнопку Правка.

Команда Фильтр меню Данные позволяет отыскивать и использовать нужное подмножество данных в списке. В отфильтрованном списке выводятся на экран только те строки, которые содержат определенное значение или отвечают определенным критериям, при этом другие строки скрываются. Для фильтрации данных используются команды Автофильтр и Расширенный фильтр пункта Фильтр меню Данные.

Автофильтр

Команда Автофильтр устанавливает кнопки скрытых списков (кнопки со стрелками) непосредственно в строку с именами столбцов. С их помощью можно выбирать записи базы данных, которые следует вывести на экран. После выделения элемента в открывшемся списке, строки, не содержащие данный элемент, будут скрыты. Чтобы вывести все данные таблицы, необходимо вызвать команду Отобразить все или отменить команду Автофильтр меню Данные, подменю Фильтр.

Расширенный фильтр

Команда Расширенный фильтр позволяет фильтровать данные с использованием диапазона критериев для вывода только записей, удовлетворяющих определенным критериям. При повторной фильтрации будут просматриваться все строки, и скрытые, и открытые. Значение переключателей и полей окна Расширенный фильтр следующие:

фильтровать список на месте – переключатель, скрывающий строки, которые не удовлетворяют указанному критерию;

скопировать результат в другое место – копирует отфильтрованные данные на другой рабочий лист или на другое место на этом же рабочем листе;

Исходный диапазон – поле, определяющее диапазон, который содержит список, подлежащий фильтрации;

Диапазон условий – поле, определяющее диапазон ячеек на рабочем листе, который содержит необходимые условия;

Поместить результат в диапазон – поле, определяющее диапазон ячеек, в который копируются строки, удовлетворяющие определенным условиям; это поле активно только в том случае, если выбран переключатель скопировать результат в другое место;

Только уникальные записи – переключатель, который выводит только строки, удовлетворяющие критерию и не содержащие неповторяющихся элементов. Если диапазон критериев не определен, то в этом случае все строки списка, содержащие дубликаты, будут скрыты.

Для установления сложных критериев необходимо:

¯ вставить несколько строк в верхней части рабочего листа;

¯ в одном из вставленных пустых строк ввести имена столбцов, по которым следует отфильтровать таблицу;

¯ при использовании критериев сравнения, имена критериев должны быть идентичны именам столбцов, которые проверяются;

¯ в строках, расположенных под строкой с именами проверяемых столбцов, ввести критерии, которым должны соответствовать ячейки проверяемых столбцов;

¯ выбрать в меню Данные пункт Фильтр, затем – Расширенный фильтр, и в диалоговом окне ввести условия фильтрации.

Для объединения критериев с помощью условного оператора И следует указать критерии в одной и той же строке, а для объединения критериев с помощью условного оператора ИЛИ следует ввести критерии в разных строках.

После использования команд Автофильтр или Расширенный фильтр, таблица переходит в режим фильтрации. В этом режиме многие команд Microsoft Excel влияют только на видимые ячейки. После применения фильтра для вывода только нужных строк, можно скопировать полученное подмножество данных в другое место для дальнейшего анализа.

Чтобы снова вывести все записи следует в меню Данные выбрать пункт Фильтр, затем пункт Отобразить все.