Документальное оформление движения материалов

Согласно п.11 Метод.указаний все операции по движению (поступление, перемещение, расходование) запасов должны оформляться первичными учетными документами.

       Документы должны включать в себя обязательные реквизиты.

Унифицированные документы:

- ф.№ М-1  «Журнал учета поступающих грузов»

- ф.№ М -2, 2а «Доверенность»

- ф.№ М-3 «Журнал для учета выданных доверенностей»

- ф.№ М-4 «Приходный ордер»

- ф.№ М-7 «Акт о приемке материалов»

- ф.№ М-8 «Лимитно-заборная карта»

- ф.№ М –11 «Требование-накладная»

- ф.№ М-17  «Карточка учета материалов»

- ф.№ М-15  «Накладная на отпуск материалов на сторону»

- ф.№ М-35 «Акт об оприходовании МЦ, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений»

       На материалы, поступившие от поставщиков согласно заключенным с ними договорам, предприятие получает платежные требования, счета, счета-фактуры, товарно-транспортные накладные и сопроводительные документы (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения). Эти документы регистрируются в отделе снабжения в журнале учета поступающих грузов ф. № М-1 и проверяются с точки зрения соответствия их условиям поставки, предусмотренным договором: по ассортименту, ценам, количеству материалов, способу и сроку отправки, форме расчетов, проверить правильность расчетов, акцептовать расчетные документы (полностью или частично или отказаться от акцепта), определить фактические размеры ответственности в случае нарушения условий договора.

Проверенные документы предприятие акцептует. Одновременно делают отметку о выполнении договора поставки, после чего эти документы передают в бухгалтерию предприятия для оплаты. Для получения материалов со склада поставщика или транспортной организации бухгалтерия выписывает экспедитору / агенту, товароведу / доверенность на получение материальных ценностей для предъявления поставщику по ф.№ М-2 или 2а. Она подписывается руководителем предприятия и главным бухгалтером, заверяется печатью, регистрируется в журнале регистрации выданных доверенностей ф.№ М-3 и выдается экспедитору под его роспись в этом журнале.

Приемка и оприходование поступивших материалов и тары, оформляется складами составлением приходных ордеров ф.№ М-4, кладовщик проверяет соответствие их фактического количества данным документа поставщика и если расхождений нет, то выписывает приходные ордера на все количество поступившего груза в 1 экземпляре в день поступления материалов. Принимая от поставщика однородный груз /песо, уголь…/, поступающий несколько раз в течение дня, можно составлять один приходный ордер за весь день.

Материалы приходуются в единицах измерения, указанных в сопроводительных документах. При этом если материал поступает в более крупных единицах измерения / тоннах /, а расходуется в более мелких /кг /, то его приходуют и учитывают в тех единицах, в которых он расходуется /кг /. Когда материал поступает в одной единице измерения /куб.м. /, а расходуется в другой / штуки /, то его оприходование и отпуск учитываются и отражаются в документах одновременно в двух единицах измерения / куб.м./шт. /. По этим же единицам измерения устанавливается учетная цена.

       Если при приемке материала от поставщика будет установлено расхождение с данными сопроводительных документов / недостача, излишек, пересортица / или имела место неотфактурованная поставка, то кладовщик вместе с представителем поставщика или незаинтересованной организации составляет акт о приемке материалов ф.№ М-7 в 2-х экземплярах. Акт является одновременно и приходным документом, и основанием для уточнения расчетов с поставщиками. Второй экземпляр акта направляют поставщику.

       Вместо приходного ордера приемка может оформляться проставлением на документе поставщика (счет, накладная) штампа, в оттиске которого есть реквизиты такие же, как у ордера.

       Приемные акты и приходные ордера должны составляться в день поступления материалов.

       Материалы, поступающие на ответственное хранение, записываются кладовщиком в специальную книгу (карточку), хранятся на складе обособленно и не могут расходоваться.

       Если материалы направляются непосредственно в цех, минуя склад, то на выписанном кладовщиком приходном ордере и расходном документе склада делается надпись «Транзит». Перечень материалов должен быть определен и оформлен приказом по предприятию.

       Принимая МЦ от подотчетного лица, которое приобрело МЦ за наличные деньги в магазине, на рынке, кладовщик выписывает приходный ордер в обычном порядке.

     Накладными ф.№ М-11 оформляется (3экз) внутреннее перемещение материалов: возврат на склад неизрасходованных материалов в производстве, получение отходов от списания ОС, при передаче МЦ одним мат. ответственным лицом под отчет другому, сдача на склад материалов, изготовленных вспомогательным цехом.

      Первичными учетными документами по отпуску материалов со склада организации в ее подразделения являются:

- лимитно-заборная карта ф.№ М-8;

- требование-накладная ф.№ М-11;

- накладная ф.№ М-15.

Лимитно-заборная карта предназначена для отпуска материалов, систематически потребляемых для изготовления продукции, а также для контроля за соблюдением лимитов. Выписывают в 2-х или 3-х экземплярах сроком на 1 месяц.

         В первичных документах на отпуск материалов со складов организации в подразделения организации указывается наименование материала, количество, цена (учетная), сумма, а также назначение: номер и наименование заказа (продукции), для изготовления которого отпускаются материалы, либо № и наименование затрат.

       Получатель материалов составляет акт расхода, в котором указывается наименование, количество, учетная цена и сумма по каждому наименованию заказа (продукции) для изготовления которого они израсходованы.

Продажа материалов оформляется выпиской накладной на отпуск материалов на сторону ф.№ М-15, выписывают в 2-х экз. на основании договоров, нарядов: 1 –складу, 2 – получателю.

Списание материалов с учета в случаях:

- пришедших в негодность

- морально устаревших,

- при выявлении недостач, хищений, порчи

оформляется Актом на списание материалов.

В установленные сроки кладовщик передает все первичные документы склада в бухгалтерию по реестру, выписываемому в 2-х экз. Первый с приложенными документами передает в бухгалтерию, второй с росписью бухгалтера оставляет на складе, обычно не реже раза в неделю. В реестрах номера документов должны быть сгруппированы по субсчетам, а в разрезесубсчетов – по источникам получения / поставщики, подотчетные лица, отходы, ОС / и направлениям расхода по центрам затрат / изготовлениепродукции, ремонт ОС,общехозяйственные цели, реализация, кап. Вложения, безвозмездная передача…/.

 

 

.

 

		К А Р Т О Ч К А №	5
учета материалов						Коды
Форма по ОКУД						0315008
Организация	ООО «СтройМир»				по ОКПО	342561
Дата составления						18	02	2016

Структурное подразделение Склад №1

 

Струк­тур­ное под­раз­де­ле­ние

Вид дея­тель­нос- ти

Склад

Мес­то хра­не­ния

Мар­ка

Сорт

Про­филь

Раз­мер

Но­мен­кла­тур­ный но­мер

Еди­ни­ца из­ме­ре­ния

Це­на, руб. коп.

Нор­ма за­па­са

Срок год­нос­ти

Пос­тав­щик

стел­лаж

яче­йка

код

на­име- ­но­ва­ние

Склад №1

51.47

№1

4

б

-

1

-

180х60

123

796

штука

300-00

10

-

ООО «СтройОпт»

 

Наименование материала	Дверь деревянная 180х60		Дра­го­цен­ный ма­те­ри­ал (ме­талл, ка­мень)
			на­име­но­ва­ние	вид	но­мен­кла­тур­ный но­мер	еди­ни­ца из­ме­ре­ния		ко­ли­чес­тво (мас­са)	но­мер пас­пор­та
						код	на­име- но­ва­ние
			1	2	3	4	5	6	7	8
			-	-	-	-	-	-	-	-

 

Да­та за­пи­си	Но­мер		От ко­го по­лу­че­но или ко­му от­пу­ще­но	Учет­ная еди­ни­ца вы­пус­ка про­дук­ции (ра­бот, ус­луг)	При­ход	Рас­ход	Ос­та­ток	Под­пись, да­та
	до­ку­мен­та	по по­ряд­ку
1	2	3	4	5	6	7	8	9
18.02.2014	13	1	ООО «СтройОпт»	штука	50	-	50	18.02.2016 Шулепин
20.02.2014	54	2	Цех №2	штука	-	20	30	20.02.2016 Шулепин

 

Оборотная сторона формы № М-17

Да­та за­пи­си	Но­мер		От ко­го по­лу­че­но или ко­му от­пу­ще­но	Учет­ная еди­ни­ца вы­пус­ка про­дук­ции (ра­бот, ус­луг)	При­ход	Рас­ход	Ос­та­ток	Под­пись, да­та
	до­ку­мен­та	по по­ряд­ку
1	2	3	4	5	6	7	8	9

 

Карточку заполнил

Кладовщик

Шулепин

А.А. Шулепин

(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)

"

18

"

февраля

20

16

г.

Типовая межотраслевая форма № М-8

Утверждена постановлением Госкомстата России

от 30.10.97 № 71а

ЛИМИТНО-ЗАБОРНАЯ КАРТА №

5

 

			Коды
Форма по ОКУД			0315005
Организация	ООО Строй Мир»	по ОКПО	123456

 

Да­та сос­тав- ле­ния	Код ви­да опе­ра­ции	Вид де­ятель­нос­ти	От­пра­ви­тель	По­лу­ча­тель	Кор­рес­пон­ди­рую- щий счет		Учет­ная еди­ни­ца вы­пус­ка про- дук­ции (ра­бот, ус­луг)
			струк­тур­ное под­раз­де­ле­ние	струк­тур­ное под­раз­де­ле­ние	счет, суб­счет	код ана­ли- ти­чес­ко­го уче­та
31.01.2016	10	Изготовление стройматериалов	Склад №1	Цех №1	10		Доска

 

Ма­те­ри­аль­ные цен­нос­ти								Еди­ни­ца из­ме­ре­ния
на­име­но­ва­ние, сорт, раз­мер, мар­ка							но­мен­кла­тур­ный но­мер	код	на­име­но­ва­ние
Доска, длина 2 м, ширина 1 м, арт.345678							112233	796	штука
				По­ряд­ко­вый но­мер по склад­ской кар­то­те­ке	5		Все­го от­пу­ще­но с уче­том воз­вра­та	Це­на, руб. коп.	Сум­ма без уче­та НДС, руб. коп.
Ли­мит	100
							50	100	5000
От­пу­ще­но		Да­та		Ко­ли­чес­тво			Ос­та­ток ли­ми­та	Под­пись за­ве­ду­юще­го скла­дом или по­лу­ча­те­ля
		10.01.2016		20			80	Мышкин
		15.01.2016		30			50	Мышкин

Оборотная сторона формы № М-8

	Да­та	Ко­ли­чес­тво	Ос­та­ток ли­ми­та	Под­пись за­веду­юще­го скла­дом или по­лу­ча­те­ля
От­пу­ще­но
Воз­ра­ще­но

 

Руководитель подразделения, установившего лимит	начальник		Иванов		Иванов А.П.
	(должность)		(подпись)		(расшифровка подписи)

 

Руководитель подразделения, получившего материальные ценности	начальник		Сидоров		Сидоров Г.А.
	(должность)		(подпись)		(расшифровка подписи)

 

Заведующий складом	Шемякин						Шемякин А.В.
	(подпись)						(расшифровка подписи)
		"		"				20		г.