Экспертная комиссия – это специально сформированный совещательный орган, который организовывает и проводит оценку ценности документа.
Управляющий организацией обычно занимает пост руководителя экспертной комиссии. В составе комиссии также должны находиться наиболее опытные и квалифицированные сотрудники, которые хорошо ознакомлены с составом и содержанием всего документооборота организации.
Экспертная комиссии может состоять из:
- начальника отдела кадров;
- заместителя начальника бухгалтерии;
- начальника канцелярии;
- и др.
Специалисты экспертной комиссии должны определить значимость и ценность информации, которая содержится в документации. Если в организации присутствует специалист по работе с архивами, то его следует принять в состав комиссии, т.к. он осведомлен в вопросах хранения и утилизации документов в компании.
Порядок проведения экспертизы ценности документов в архиве организации
Перед началом осуществления экспертизы ценности документов руководитель формирует Приказ о созыве экспертной комиссии. Все собрания экспертных комиссий вносятся в протокол.
|
|
Деятельность экспертной комиссии регламентируется «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» от 2015 года.
Члены экспертной комиссии рассматривают дела различного срока архивного хранения, дела, проходящие по личному составу, акты о наличии документов с истекшим сроком хранения.
Основное предназначение экспертной комиссии – отобрать значимые для организации дела на хранение и определить документы на утилизацию с помощью экспертизы ценности.
Члены экспертной комиссии имеют право не принимать к обработке некачественные и неправильно обработанные документы. Это право им дает п. 4.5 Приказа Росархива «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия».
Экспертиза ценности определяет документы, которые необходимо отправить в архивное хранение или на утилизацию, в соответствии с установленными законом сроками хранения документов - «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным приказом Минкультуры России №558 от 25.08.2010.
Этим правилам должны следовать все организации без исключения. При необходимости сроки хранения можно увеличить при одобрении экспертной комиссией, но уменьшать их нельзя.
|
|
При отборе дел на уничтожение экспертная комиссия просматривает документы внимательно, полистно, чтобы убедиться, что срок хранения истек, и компания больше не нуждается в использовании документа.
Методы экспертизы ценности документов
Под экспертизой ценности понимается изучение документации на основании определенных критериев ценности, с целью выявления сроков хранения для отбора на архивное хранение или уничтожение документов.
Периодичность осуществления экспертизы ценности документов составляет 1 год.
Главная цель экспертизы – определить, какие документы обладают ценной информацией для организации, и отобрать их на постоянное хранение, и какая документация не представляет важности для компании и отправится на уничтожение.
Этапы проведения экспертизы ценности документов и оформление результатов определены в «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» от 2015 года.