Структура урока

1 2

Лекция № 34

Тема: Служба ночного аудита: назначение и основные функции. Изучение правил выполнения ночного аудита.

Результаты освоения ПК и ОК:

П.К 2.5

О.К 1-9

Цель:

учебная: сформировать начальные знания у студентов об основных способах оплаты за проживание в гостинице.

развивающая: способствовать развитию логического мышления у студентов;

воспитательная: привить интерес к будущей специальности.

Материально-техническое обеспечение и дидактические средства план-конспект,учебная литература.

Информационно-методическое обеспечение

Структура урока:

1. Организационный момент 2 мин.

2. Сообщение темы, формированиецелей и основных заданий 2 мин.

3. Актуализация опорныхзнаний, умений, компетенций 5 мин.

4. Мотивация учебнойдеятельности обучаемых 2 мин.

5. План занятия: 60 мин.

1. Цели и задачи ночного аудита в отеле.

2. Основные функции ночного аудита в отеле.

6. Подведение итогов:

- Закрепление изложенного материала

- Выдача задания для самостоятельной работы по теме:

Главная задача - проверить и закрыть финансовую дату - базисный период всей финансовой деятельности предприятия. Эта процедура называется ночным аудитом, а персонал, проводящий проверку и корректировку - ночными аудиторами. Ночной аудитор собирает данные и подводит баланс истекшего дня - финансовой даты.

Основной целью ночного аудита является доказательство правильности и полноты учета гостевых и негостевых счетов по предприятию в сравнении с внутриведомственными докладами. Специфически работа аудита связана с:

проверкой внесенных записей;

составлением баланса счетов;

разрешением противоречий;

мониторингом кредитных организаций;

подготовкой оперативных докладов;

Аудитор должен отличаться четностью, внимательностью, хорошейпрофессиональной подготовкой, хорошим знанием специфики предоставления услуг.

Аудитор должен быть знаком с сущностью расчетов наличными деньгами, чеками или кредитными карточками. Вся эта информация отражает финансовое состояние предприятия на текущий день. Ночной аудитор резюмирует результаты операций всех точек приносящих доход для доклада руководству. Плановый отдел гостиницы может также использовать информацию аудита при подготовке статистического отчета за более длительный период для руководства.

Сама должность - ночной аудитор говорит о том, что он работает по ночному графику обычно с 23°° до 7°°, в это время он собирает данные и подводит баланс истекшего дня. Каждая гостиница должна решить какое время следует считать концом рабочего дня. Конец дня - это просто произвольная конечная точка рабочего дня. Руководство должно установить конец дня так, чтобы аудит мог считаться завершенным к этому времени. Например, если ночной аудит начался в IS0, то это значит конец делового дня. Период с 1.30 до тех пор, пока закончится аудит, называется рабочим временем аудита. Обычно операции, влияющие на счета, которые происходят в течение рабочего дня аудита, не учитываются до тех пор, пока аудит не завершен. Эти операции считаются частью следующего условного дня.

Гостиницы известны большим количеством бумажной документации по операциям. Операционная документация показывает сущность и объем операций и является основой для информации вводимой в систему отчетности. Для каждой операции учитывается тип операции (наличность, цена, выплаты) и ее денежная стоимость. Работники бухгалтерии заносят данные в соответствующие документы в зависимости от полученной информации. Для целей внутреннего контроля учетная система должна обеспечивать дополнительную, независимую документацию для проверки каждой операции. В ручной или полуавтоматической операции, подтверждающие документы, созданные любыми методами, служат источниками перекрестных ссылок.

Аудитор, получив информацию о занятости гостиничных номеров и имея данные по их расценкам, сравнивает все с отчетом службы приема и размещения.

Точно также по общественному питанию на основе первичных документов или гостевых талонов полученных у метрдотелей. Кассовая лента или журнал продаж служат подтверждением для доказательства документом.

Основные функции ночного аудитора состоят в том, чтобы проконтролировать, что гостиница получила плату за предоставленные блага и услуги клиентам. Аудитор подтверждает полноту учета на основании перекрестных ссылок, осведомленный об учете на внутриведомственной учетной документации. Аудиторские процессы считаются оконченными, когда доказана правильность итогов учета бухгалтерии и подразделений гостиницы. До тех пор, пока аудиторские процессы не находятся в состоянии баланса, аудит считается незавершенным.

Во многих гостиницах, особенно западного мира; услуги гостям предоставляются в кредит. Кредиторами являются как сами гости, так и уполномоченные лица. Однако во избежание излишнего риска гостиницы часто устанавливают лимиты для такого обслуживания. Аудитор должен быть осведомлен об этих ограничениях. Обо всех счетах превысивших установленные лимиты аудитор должен доложить руководителю гостиницы для принятия соответствующих мер.

Из множества обязанностей ночного аудитора можно выделить наиболее важные:

· 1. Выполнять все функции, связанные с поселением, обслуживанием, выпиской клиентов отеля.

· 2. Вносить данные по расходам клиентов на их счета, которые не были внесены сотрудниками вечерней смены.

· 3. Контролировать правильность начисления платежей за предоставленные гостям услуги предыдущими сменами, вносить необходимые коррективы, составлять отчет по расхождениям и ошибкам (если имеются) для руководителя службы приема и размещения.

· 4. Вести необходимую документацию, параллельный учет на случай выхода из строя компьютерной системы.

· 5. Подготавливать полный суточный отчет о деятельности отеля за предыдущий день.

· 6. Подготавливать к 7.00 сведения о занятости номерного фонда (Housekeeping Report) для службы хозяйственного обеспечения (Housekeeping).

· 7. Осуществлять контрольный обход по отелю с целью выявления возможных нарушений и при необходимости принимать решения в пределах своей компетенции.

· 8. Производить побудку клиентов и выступать в качестве телефонного оператора (при необходимости) и т. д.

Работа ночных аудиторов во многом облегчает работу дневной смены, так как все счета клиентов уже выверены и подготовлены к операции оплаты. Таким образом, процесс обслуживания клиентов в часы наиболее массового отъезда (с 7 до 12 часов) значительно ускоряется.

Аудитор должен отличаться честностью, внимательностью, хорошей профессиональной подготовкой, хорошим знанием специфики предоставления услуг.

Ночной аудит, с вводом компьютеров, это необязательно ночная деятельность. Многие компьютерные системы способны представить в любое время непосредственную информацию и обеспечить резюмирующие отчеты по требованию.

Степень проверки, требуемая от аудита - это функция от частоты появления ошибок и объема операций, которые необходимо проверить.

Первый из этих факторов зависит от профессиональной подготовки счетных работников, второй - от размеров и разветвленности инфраструктуры гостиницы. Большие гостиничные комплексы обычно требуют более тщательной проверки благодаря большому объему операций.

В компетенцию ночного аудитора обычно входят:

· завершение неоконченных записей;

· правильность заполнения счетов;

· согласование расхождений в статусе номеров;

· составление балансов всех подразделений

· проверка расценок на номера и места;

· проверка заранее заказанных номеров

· подготовка отчетов;

· депозит наличности;

· поддержание системы;

· распределение отчетов.

Рассмотрим эти функции в отдельности.