Составление графика работ

Проект всегда имеет установленный срок завершения. Вы можете не знать всего его содержания, но срок его окончания хотите знать наверняка. И, как правило, вашей первой мыслью будет, что вам никогда не уложиться в отведенное время!

Ваши опасения вполне естественны, так как вы не можете сразу оценить, сколько времени понадобится на выполнение проекта, особенно если проект достаточно сложный и содержит множество ответственных работ.

ОЦЕНКА ВРЕМЕНИ ВЫПОЛНЕНИЯ И ЗАТРАТ

Время, требуемое для выполнения задания, является случайной величиной. Это значит, что если данное задание выполняется много раз, то можно ожидать, что время его выполнения будет несколько меняться. Это будет справедливо даже для регулярных заданий. Для одних заданий время выполнения может меняться в широких пределах, для других оно будет относительно стабильным. Такой разброс объясняется следующими факторами:

• уровнем квалификации сотрудников, выполняющих задание

• использованием различного оборудования

• доступностью материалов

• непредвиденными событиями (болезнями, стихийными бедствиями, забастовками рабочих, производственными авариями, текучестью кадров и т.п.)

Известно, что подобные события могут происходить, но нельзя точно предсказать их появление при реализации конкретного проекта или задания. Тем не менее, их нужно как-то учитывать.

Существует легкая в использовании статистическая зависимость, которая позволяет достаточно точно учесть рассматриваемый разброс. Эта зависимость требует получения только трех оценок времени выполнение задания:

1. Оптимистическое время выполнения

2. Пессимистическое время выполнения

3. Наиболее вероятное время выполнения

Такие оценки часто можно получить, расспрашивая людей, которые имеют опыт и навыки определения рассматриваемых величин. Оптимистическое время выполнения задания - это время, требуемое для его реализации, если все идет хорошо. Это значит, что работы идут по графику и не происходят непредвиденные события, приводящие к задержке выполнения задания. Пессимистическое время выполнения задания - это время, требуемое для его реализации, если все неблагоприятные события, которые могут произойти, происходят (Закон Мерфи), но задание все же завершается. Наиболее вероятное время выполнения задания - это время, требуемое для его реализации при нормальных условиях. Эту величину можно определить, используя опыт выполнения предыдущих заданий и оценки их продолжительности. Во многих случаях все три величины можно оценить, используя опыт выполнения похожих заданий в прошлом. Крайне важно получить как можно больше информации об этих величинах и пусть опыт и здравый смысл будут вашим гидом.

Для облегчения расчета положим, что " О" - это оптимистическое время выполнения, "Р" - пессимистическое время выполнения, а "М" - наиболее вероятное время выполнения. Все эти три оценки будут использованы для вычисления ожидаемого времени выполнение задания "E". Следовательно, для каждого задания необходимо получить эти три оценки.

Средневзвешенное значение (или среднее время выполнения задания) можно вычислить по следующей формуле:

Среднее время выполнения = Е = (О+4М+Р)/6

Чтобы получить четкое представление, как выполнять намеченные задачи, сколько времени уйдет на каждую и как уложиться в такие, на первый взгляд, нереальные сроки, вам потребуется системный подход.

Оценка затрат на задание

Существуют четыре основных категории затрат (хотя можно также использовать план бухгалтерских счетов организации), которые можно определить для каждого задания:

1. Рабочая сила
2. Материалы
3. Другие прямые затраты (командировки, телефон, услуги по контрактам)
4. Косвенные затраты (накладные расходы)

В некоторых случаях косвенные затраты могут составлять фиксированный процент от суммарных прямых затрат, который задается на уровне проекта, а не на уровне задания.

 

Анализ графика работ

Общее время для выполнения комплекса работ задачи зависит от следующих факторов.

• Продолжительность.

 • Последовательность.

.

Предположим, ваш проект содержит десять отдельных работ, на каждую из которых требуется неделя. За какое время вы можете закончить проект? Вопрос не простой. Если выполнять работы одновременно, то хватит одной недели. При необходимости делать их последовательно потребуется не меньше десяти. Проект, в котором последовательной зависимостью связаны только отдельные работы, займет от одной до девяти недель.

Если проект совсем небольшой, то еще можно держать всю информацию о работах в голове. Но когда их больше двух десятков, причем многие выполняются одновременно, без соответствующей методики планирования не обойтись.

 

ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТИ ВЫПОЛНЕНИЯ ЗАДАНИЙ ПО ПРОЕКТУ

Итак, проект представлен в виде списка заданий. Каким должен быть следующий шаг? Теперь необходимо определить последовательность выполнения этих заданий. Можно было бы просто выполнять задания по одному в некотором логическом порядке. Однако использование такого подхода при реализации всех проектов, кроме простейших, приводит к тому, что время выполнения проекта оказывается значительно большим, чем можно было бы ожидать. Другой путь - провести анализ всех заданий и определить, какие из них необходимо завершить до начала выполнения других. Такой анализ позволяет выявить порядок, в котором можно одновременно выполнять несколько заданий. В настоящей главе описывается простой поэтапный процесс, называемый методом критического пути (МКП), для определения последовательности одновременно выполняемых заданий, который позволяет завершить проект в установленные сроки. Метод критического пути дает возможность руководителю проекта эффективно и квалифицированно управлять проектами. Объяснение этого метода дается ниже.

ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТИ ВЫПОЛНЕНИЯ ЗАДАНИЙ ПО ПРОЕКТУ

Воспользовавшись представлением заданий в виде ИСР, можно построить последовательность, в которой будут выполняться задания по проекту. Поскольку с каждым заданием связываются определенные затраты и предполагаемое время реализации, можно оценить суммарные затраты на проект и время его выполнения. Для крупных проектов, включающих в себя 50 заданий и более, необходимо использовать компьютер.

Не требующий "передовых технологий" подход для новичков в области управлением проектами основан на использовании липких этикеток, предназначенных для составления схемы проекта. На каждой из этикеток записано одно из заданий по проекту. Переставляя этикетки можно найти подходящую (реалистичную) последовательность выполнения заданий по проекту посредством процесса итераций.

Представление заданий по проекту в виде схемы взаимосвязанных заданий - это мощное средство оценки времени выполнения проекта (а также решения множества других задач). Первый шаг при построении такой схемы - определить для каждого задания те задания, которые должны быть завершены к моменту его начала. Они называются непосредственно предшествующими заданиями. После выполнения этой процедуры для всех заданий, информация, необходимая для построения схемы, собирается воедино.

 

Построение сетевых графиков

Сетевой график — это последовательная схема, отражающая порядок выполнения работ проекта. Он позволит вам провести своего рода тестирование: продумать различные стратегические подходы, прежде чем начать работы.

Сетевой график включает три элемента.

• Событие — значительное происшествие в ходе выполнения проекта; иногда также называется узловым событием или вехой. Оно не имеет протяженности во времени и не потребляет ресурсов. Это мгновенная точка отсчета в вашем проекте (как указательный столб на дороге), которая характеризует начало или конец работы или группы работ. Примеры событий: "Черновик отчета утвержден" или "Начало проектирования".

В данном случае слово "событие" употребляется в непривычном для вас контексте. В обычной жизни "событием года" мы называем, например, торжественный прием по случаю избрания нового президента. Но в отличие от нашего термина, это событие не только имеет протяженность во времени, но и требует значительных ресурсов!

• Работа — действия, которые выполняются, чтобы перейти от одного события вашего проекта к другому. Она занимает время и потребляет ресурсы. Примеры описания работ: "Разработать формат отчета" или "Сформулировать требования к новому продукту"

• Продолжительность — действительное календарное время, требуемое на выполнение работы. Также называется периодом или временем работы. Продолжительность работы зависит от ее трудоемкости, количества исполнителей (с учетом их работоспособности), производительности используемого оборудования (например, вычислительная мощность компьютера) и доступности требуемых ресурсов.

Понимание, из чего складывается это время, поможет найти средства и пути его сокращения. Предположим, для тестирования нового программного продукта нужно 24 часа. Если один работник будет заниматься этим ежедневно по шесть часов, то понадобится четыре дня. Одновременное привлечение двух исполнителей не ускорит работу, но в две смены они сделают ее за два дня.

Единицы времени применяются для описания двух взаимосвязанных, но разных характеристик работы. Продолжительность работы — это время от начала до ее завершения, в то время как трудоемкость — это количество затраченных на ее выполнение человеко-часов.

Если четыре исполнителя выполнят данную работу за пять рабочих дней, то это ее продолжительность, а трудоемкость составит 20 человеко-дней.

Чистое время задержки также включается в продолжительность работы. Например, вы отправили отчет на утверждение шефу. Он пролежал в приемной четыре дня и семь часов, после чего шеф в течение часа просмотрел и подписал отчет. Продолжительность работы в данном случае будет пять дней, хотя трудоемкость составила всего один час.

Независимо от сложности вашего проекта, его сетевой график будет содержать все те же три описанных элемента.

 

Две формы представления сетевого графика

Сетевой график имеет две формы представления:

• События-работы.

• Работы-связи.

Оба формата взаимозаменяемы, т. е. все, что можно представить в одном формате, также отображается и в другом. Разница состоит только в символах, обозначающих три основных элемента.

События и работы должны быть определены точно

Правильное их определение позволит:

• точно подсчитать требуемые затраты времени и ресурсов;

• объяснить другим суть задания;

• легче отслеживать процесс выполнения работ.

 

• События-работы. Кружочками обозначаются события, а стрелками — работы. Эта форма считается классической, или традиционной.

 

Построение сетевого графика типа "события-работы"

Для трех характерных элементов сетевого графика применяются такие символы:

• события изображаются кружками;

• работы — стрелками;

• период времени — символом "t".

Каждая работа начинается и заканчивается событием. На рис. 4.1 показан простой пример. Достигнув события А (кружок слева), вы начинаете выполнять работу 1 (изображена стрелкой). Расчетное время ее выполнения составляет две недели, о чем сообщает надпись под стрелкой. Завершение выполнения означает достижение события В (кружок справа).

Длина стрелки, изображающей работу, произвольна и не пропорциональна ее продолжительности.

Иногда в сетевом графике применяют четвертый символ, изображающий фиктивную работу, т. е. работу с нулевой продолжительностью. Например, прежде чем обозначить событие "Завершение всех проектных работ", вы хотите получить одобрение своих сотрудников, Билла и Сьюзен. Тогда вы в сетевом графике указываете два отдельных события: "Билл одобрил проект" и "Сьюзен одобрила проект" и рисуете от них стрелки, обозначающие фиктивные работы, к следующему событию: "Завершение всех проектных работ".

 

• Работы-связи. Наименования работ вписываются в прямоугольники, а их связи обозначаются стрелками. Такая форма еще называется узловым представлением работ или диаграммой предшествования.

Построение сетевого графика типа "работы-связи"

В таком формате для отображения трех элементов сетевого графика используют два символа.

• Прямоугольник. Может обозначать как событие, так и работу. Чтобы их различать, внутри прямоугольников пишется продолжительность, обозначаемая символом " t ". Если t = 0, то это событие. Можно прямоугольники событий выделять жирной или двойной линией.

• Стрелки. Показывают связи между работами, определяющие порядок их выполнения.

На рис. 4.2 приведен пример такого сетевого графика. После наступления события А (прямоугольник слева) можно начинать выполнять работу 1 (прямоугольник в середине). После завершения работы 1 наступает событие В (прямоугольник справа). Стрелками показывается только последовательность работ.

Впрочем, отражать события в таком графике не обязательно, можно показывать только работы и их взаимосвязи.

Выбор формы представления сетевого графика

Как уже говорилось, обе формы представления взаимозаменяемы. При выборе конкретной формы руководствуйтесь следующими соображениями.

• Форма "события-работы" предполагает представление каждого элемента уникальным символом. Если вы впервые имеете дело с сетевыми графиками, то в данном формате вы не будете путать прямоугольники-события с прямоугольниками-работами.

• Форма представления "работы-связи" позволяет отображать не все события проекта. Это экономит время составления графика и пространство за счет исключения незначительных промежуточных событий.

• В распространенном программном обеспечении по управлению проектами чаще применяется форма "работы-связи" или диаграмма предшествия.

 

Анализ сетевых графиков

Представьте, что ваш проект — это путешествие, которое вы предприняли с друзьями. К месту конечного назначения каждый поедет на своей машине и по своему маршруту. Некоторые маршруты могут пересекаться в определенных пунктах. По условиям, дальнейшее движение из такого пункта разрешено только после прибытия всех, у кого он значится в маршруте. Путешествие закончено, когда все участники соберутся в конечном пункте.

Прежде чем совершить такое сложное путешествие, вы наверняка спланируете его по дорожной карте. Это позволит вам определить его длительность, предвидеть возможные трудности в пути и выбрать альтернативные маршруты, чтобы быстрее добраться до цели.

Сетевой график служит подобной "картой дорог" для вашего проекта. Этапы путешествия каждого участника — это работы, а дорожные указатели — начало и конец следующего этапа. Путь представляет собой определенную последовательность работ но выполнению проекта.

Чтобы легко и просто анализировать сетевой график, при его составлении руководствуйтесь двумя правилами.

 В представленном на рис. сетевом графике типа "работы-связи" после события "Начало" согласно Правилу 1 можно приступать к выполнению и работы 1, и работы 3.

 

Поскольку они независимы, то нет необходимости начинать их одновременно. Правило 1 "позволяет" вам начать работы, но не "обязывает" это делать. Впрочем, если вы не начнете выполнять ни одну работу, то задержите весь проект.

Согласно Правилу 2, вы можете начать работу 2, как только закончите работу 1, поскольку от работы 1 к работе 2 ведет только одна стрелка. Правило 2 является "регламентирующим", т. е. если бы, например, к работе 2 вели три стрелки от трех различных работ, то нельзя было бы начать работу 2 после завершения только одной из этих работ. Все три работы должны быть завершены до начала работы 2.

Из сетевого графика вы можете извлечь следующую информацию, которая позволит вам продумать возможный график работ.

Определение критического пути

Есть два способа определения критического пути на схеме. Первый состоит в том, чтобы найти все возможные последовательности заданий на схеме и рассчитать время, необходимое для выполнения проекта по каждому их этих путей. Последовательность, для которой время выполнение проекта окажется наибольшим, и будет критическим путем. Этот способ применим для небольших проектов, а также для проектов, задания которых имеют в основном только одно предшествующее задание.

Для большинства проектов такой перебор вариантов не годится и приходится искать критический путь другим способом, описанным ниже. Сначала необходимо рассчитать еще одну величину, называемую резервом времени для задания. Резерв времени - это допустимая величина задержки начала или окончания задания, которая не приводит к задержке выполнения проекта в целом. Резерв времени математически представляет собой разность ПН - РН (или ПО - РО, что то же самое). По определению, последовательность заданий, имеющая нулевой резерв, является критический путь.

Длина критической части пути определяет время выполнения всего проекта. Поэтому вы должны стремиться сократить этот путь и внимательно следить за выполнением критической части работ, так как их задержка приведет к задержке всего проекта.

 

Проект может иметь несколько критических путей. Если все последовательности работ занимают примерно одинаковое время, то все они являются критическими, поскольку задержка любой работы может привести к задержке сдачи проекта.

 

Прямой анализ — определение критических и некритических путей и самых ранних сроков начала и окончания работ

Первым делом в проведении анализа сетевого графика следует просчитать продолжительность работ всех путей. Это еще называется прямым анализом.

Обратный анализ — определение резервов времени и самых поздних сроков начала и окончания работ

Теперь необходимо определить, насколько мы можем задержать выполнение работ в каждой последовательности и при этом закончить проект в максимально короткий срок. Анализ сетевого графика от конца к началу называется обратным анализом.

И наконец, определяется резервное время для каждой работы одним из двух способов:

• вычтем из самой поздней допустимой даты начала самую раннюю дату начала;

• вычтем из самой поздней допустимой даты окончания самую раннюю возможную дату окончания.

Резервное время, как правило, относится к последовательности работ, а не к конкретным работам.

 

Определяйте приоритет и порядок выполнения работ исходя из содержания и необходимости самих работ, а не доступности ресурсов. Нецелесообразно ставить в графике две независимые работы последовательно на том основании, что у вас в наличии только один соответствующий исполнитель. В случае крайней необходимости вы можете маневрировать ресурсами или попытаться получить их дополнительно.