Оформление обложек дел для постоянного срока хранения

Содержание

Введение…………………………………………………………………………...3

§ 1. Подготовка дел постоянного срока хранения для передачи в архив организации …………………………………………………………………….5

§ 2.Оформления обложек дел для постоянного срока хранения……………12

Заключение……………………………………………………………………….16

Список литературы………………………………………………………………17

 

Введение

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – вид обеспечения управления организацией, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии организации и управляющих воздействий по изменению ее состояния

Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение.  Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.

Подготовка дел к передаче в архив организации — это систематизация и составление описи документов, передаваемых на хранение, с целью сохранения данных о деятельности организации с возможностью быстрого поиска необходимой информации.

Тема исследования: Организация работы с делами постоянного срока хранения для передачи в архив организации.

Цель исследования: изучить особенности дел   постоянного срока хранения в архиве организации.

Объект исследования: документационное обеспечение деятельности организации.

Предмет исследования: организация работы с делами постоянного срока хранения для передачи в архив организации.

Задачи исследования:

1) Изучить научную, нормативную, методическую литературу по теме исследования.

2) Описать порядок работы с делами постоянного срока хранения.

3) Оформить документы.

Методы исследования:

1) эмпирические (документное исследование, проектирование документов)

2) теоретические (анализ, синтез, обобщение, индукция, дедукция)

 

§ 1. Подготовка дел постоянного срока хранения для передачи в архив организации.

Документационное обеспечение управления – вид обеспечения управления организацией, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии организации и управляющих воздействий по изменению ее состояния.

Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение.  Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.

Ежедневно в каждой организации создаётся множество документов разных сроков хранения. Необходима чёткая организация всего этого массива, обеспечивающая эффективное исполнение документов и их быстрый поиск, чтобы не утонуть в таком бумажном море. Первый этап правильной организации делопроизводства ― создание соответствующей нормативно-методической базы, в обязательном порядке включающей инструкцию по делопроизводству и номенклатуру дел организации.

Подготовка дел к передаче в архив — это систематизация и составление описи документов, передаваемых на хранение, с целью сохранения данных о деятельности организации с возможностью быстрого поиска необходимой информации.

Опись дел постоянного хранения - это архивный справочник, который представляет собой систематизированный перечень заголовков дел. Её основным назначением является раскрытие состава и содержания дел, а так же их учет и систематизация.

В каждом структурном подразделении компании описи дел составляются сотрудниками отдела документооборота. Ответственность же за их своевременное и качественное составление несут руководители подразделений.

Опись является необходимым учетным документом, а так же обеспечивает возможность оперативного поиска информации среди большого количества документации.

Опись дел постоянного хранения составляется по установленной норме и включает в себя ряд обязательных элементов. Их совокупность в описании каждого дела называется «описательной статьей».

Номенклатура дел – это систематизированный перечень документов заголовков дел, формируемых в делопроизводстве учреждения расположенных в определенной последовательности с указанием сроков их хранения, а дело – это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или учету деятельности и помещенных в отдельную обложку.

Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 6февраля 2002г.-Раздел3.7..

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом организации, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел (структурного подразделения), количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 6февраля 2002 г. - Раздел 3.7..

Перед передачей документов в архив или их уничтожением следует провести экспертизу ценности документов.

Экспертиза ценности ― это изучение документов на основании критериев ценности в целях определения сроков их хранения и отбора на постоянное хранение.

Вопросы организации и проведения экспертизы ценности документов в первую очередь актуальны для организаций – источников комплектования государственных (муниципальных) архивов. Вместе с тем надо иметь в виду, что и в организациях, не являющихся источниками комплектования, ряд документов подлежит приёму в государственные (муниципальные) архивы по принципу выборки и должен храниться до ликвидации организации. Следовательно, эти документы также должны быть правильно сформированы и оформлены.

При проведении этой работы следует ориентироваться на следующие комплексные критерии экспертизы ценности документов:

1. Происхождение, включающее:

· роль и место организации в системе государственного управления или отрасли,

· значимость выполняемых организацией функций (или значение конкретного физического лица в жизни общества),

· время и место образования документа.

2. Содержание, включающее:

· значимость события, явления, отражённого в документе,

· значение самой информации документа,

· вид документа,

· подлинность документа.

3. Внешние особенности, включающие:

· форму фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа,

· физическое состояние документа.

Практически экспертиза ценности документов осуществляется поэтапно на разных стадиях работы с документами.

1-й этап экспертизы ценности документов связан с применением критерия роли и места организации в системе государственного управления, значимости выполняемых функций, исходя из чего организация относится или не относится к источникам комплектования государственного (муниципального) архива.

2-й этап работы осуществляется непосредственно в организации на стадии формирования номенклатуры дел, где закрепляются нормативно установленные сроки их хранения8.

3-й этап экспертизы осуществляется на стадии подготовки дел для передачи их в архив организации, в крупных организациях он проводится в структурных подразделениях. Этот этап включает следующие работы:

· путём полистного просмотра дел, применяя критерий содержания, определяются документы, имеющие научно-историческое значение, которые подлежат включению в АФ России;

· проводится специальное оформление дел постоянного хранения и по личному составу в соответствии с установленными архивными правилами.

· составляются описи дел постоянного хранения и по личному составу для передачи в архив организации.

· составляются акты на уничтожение документов, имеющих временный срок хранения и не подлежащих передаче в архив.

В результате применения этой вполне стройной и логичной системы критериев экспертизы ценности формируется архивный фонд организации. Фонд организации, являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, в установленном порядке передаётся на вечное хранение.

С момента заведения до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования в структурных подразделениях или службе делопроизводства организации (далее ― структурные подразделения). Дела, находящиеся в рабочих комнатах, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, предохраняющих документы от пыли и солнечного света. В целях оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, на корешках делопроизводственных папок указываются год, индекс и номер тома дела. Номенклатура дел или выписка из неё помещается на внутренней стороне шкафа.

Руководители структурных подразделений и лица, ответственные за ведение делопроизводства, несут персональную ответственность за полную сохранность документов и дел.

В архив организации передаются документы постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу максимально через 3 года после завершения их делопроизводством. Конкретный срок передачи дел устанавливается инструкцией по делопроизводству организации. Личные дела государственных гражданских и муниципальных служащих передаются в архив организации по истечении 10 лет со дня увольнения (до этого срока личные дела хранятся в кадровой службе).

Передача документов в архив организации от структурных подразделений осуществляется только по описям дел. Несмотря на то, что «Правила» (приложение № 23) предлагают специальную форму описи документов структурного подразделения (отличается дополнительной графой «Срок хранения»), её использование представляется излишним и неудобным, в том числе и в связи с невозможностью совместить её в автоматизированном режиме со сводной описью документов организации. Поэтому рациональнее использовать единую форму описи дел (приложение № 14 к «Правилам»), составляя опись отдельно по каждому виду документов: постоянного, долговременного хранения и по личному составу. Структурные подразделения готовят опись дел в двух экземплярах и предоставляют её в архив организации как на бумажном носителе, так и в электронном формате. После подписания описей должностными лицами, осуществившими приём–передачу документов, один экземпляр описи остаётся в архиве организации, другой ― в структурном подразделении.

Документы постоянного хранения и по личному составу принимаются в архив организации полностью оформленными в соответствии с нормативными требованиями.

Перед приёмом дел работник архива организации осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел и составления описи непосредственно в структурных подразделениях.

Неправильно сформированные в делопроизводстве дела постоянного хранения и по личному составу подлежат переформированию в соответствии с изложенными выше требованиями.

Приём дел осуществляется поединично работником архива организации в присутствии работника ― ответственного за делопроизводство в структурном подразделении, передающем дела.

Таким образом, подготовка дел постоянного срока хранения для передаче в архив организации является одним из ключевых этапов делопроизводства. Речь идет о внутреннем архиве организации. Самыми сложными вопросами являются временной промежуток и правила хранения архивных документов, поскольку требования и положение разбросаны по разным нормативно-правовым актам. В любой организации есть документация (управленческая, кадровая, бухгалтерская), которая ежегодно подшивается в единое дело и подлежит хранению.

 

Оформление обложек дел для постоянного срока хранения

Оформление обложек дела - заключительный этап общей процедуры формирования дел. Поскольку от того, как дело было сформировано, какие документы были в нем сгруппированы, зависит состав информации, выносимой на обложку, то необходимо описать основные моменты формирование дел и группировки в них документов. Этому будет посвящена первая часть нашей статьи, во второй части мы подробно расскажем, как оформляется обложка дел и какие информационные блоки она содержит и как нужно их заполнять.

Процедура формирования дел происходит в три этапа:

– согласно утвержденной номенклатуре дел исполненные документы распределяются по делам;

– внутри дела документы располагаются в определённой последовательности (тематической, хронологической, по субъектам дела и т.);

– обложка дела оформляется согласно установленному порядку.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполнительного документа. После исполнении документа и окончания работы с делами последний помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки регистраторы. Когда дело сформировано, все его внутренние компоненты сгруппированы и папка готова к передаче в архив, происходит финальное оформление обложки дела.

В обязательном порядке обложка должна содержать:

– Название организации;

– Название структурного подразделения;

– Индекс дела;

– Номер тома или части дела (если дело состоит из нескольких томов или частей);

– Срок хранения если дело относится к категории постоянного хранения, то на нём ставиться надпись: «Хранить постоянно»;

– Количество листов дела, данная информация должна соответствовать данным, представленным на листе-заверителе, находящихся внутри папки;)

– Крайней даты компонентов дела (они определяются следующим образом: дата самой ранней бумаги является второй крайней датой).

Если же на предприятии действует централизованная форма делопроизводства, то дела формируются службой ДОУ, а если действует смешанная форма, то службой ДОУ совместно с сотрудниками тех отделов, где были созданы данные деловые бумаги. От того насколько правильно сформировано дело, зависит правильность оформления обложки дела. Поэтому стоит напомнить эти правила: в дело группируются деловые бумаги за один календарный год. Исключение составляют судебные и личные дела, а так же деловые бумаги выборных органов. Деловые бумаги постоянного и временного срока хранения распределяется по разным делам. Если бумаги относятся к одному вопросу и имеют разный срок хранения, то они могут быть временно объединены в одно дело.

Порядок передачи дел в архив, их уничтожение осуществляется в соответствии с правилами, установленными для всех категорий документов: на дела, передаваемые в архив организации, составляется опись, на дела, подлежащее уничтожению, акт на выделение к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

 

 

_______________________________________________________________________________________________________________________

(наименование государственного (муниципального) архива)

АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО ООО «ТиДиСи»

(ООО «ТиДиСи»)

(наименование организации)

БУХГАЛТЕРИЯ

(наименование структурного подразделения)

ДЕЛО N 01-08 ТОМ № 1

Документы (заявления, решение, справки) об оплате учебных отпусков

(заголовок дела) за 2020 год

(крайние даты)

На _______________ листах

 

Хранить постоянно ст. 19а.

 

Ф. N __________  Оп. N _________  Д.N___________

 

__________________________________________________________________________________________________________________________________

(наименование государственного (муниципального) архива)

АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО ООО «ТиДиСи»

(ООО «ТиДиСи»)

(наименование организации)

РУКОВОДСТВО

(наименование структурного подразделения)

ДЕЛО N 01-08 ТОМ № 2

ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

(заголовок дела) 10.10. 2020

(крайние даты)

На 50 листах

 

Хранить постоянно ст. 19а.

 

 

 

Ф. N __________  Оп. N_________  Д.N___________

Заключение

В процессе работы над исследованием была использована учебная литература таких авторов: Т.В. Кузнецова, Т.А. Быкова, Л.В. Санкина, Е.А.Новикова, а также закон от 22 октября 2004 года  г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с дополнениями и изменениями).  Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, Правила организации хранения, комплектование, учёта и использование документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах, ГОСТ Р 7.0.97-2016 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД).

Сдача документов в архив является одним из ключевых этапов делопроизводства. Речь идет о внутреннем архиве организации. Самыми сложными вопросами являются временной промежуток и правила хранения архивных документов, поскольку требования и положение разбросаны по разным нормативно-правовым актам. В любой организации есть документация (управленческая, кадровая, бухгалтерская), которая ежегодно подшивается в единое дело и подлежит хранению.

Изучив тему: «Подготовка дел постоянного срока хранения для передачи в архив организации» были оформлены обложки дел постоянного срока хранения.

Таким образом, цель исследования изучить особенности дел постоянного срока хранения в архиве организации. Цель исследования – достигнута, задачи выполнены.

 

Список литературы

1. Быкова Т.А. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): учебное пособие / Т.А. Быкова, Т.В. Кузнецова, М.В. Санкина. – М.: ИНФРА-М, 2017 – 304 с.

2. ГОСТ Р.7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

3.ГОСТ 17914-72 Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия (с изменениями №1,2) Федеральный закон от 22 октября 2004 г. №125.

4.Федеральный закон от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской федерации»

5. Попова Е.Н. Для чего нужен архив организации // Делопроизводство. 2017. № 2. С. 84-89. Попова Е.Н. Номенклатура дел организации. Подготовка и ведение // Делопроизводство. 2018. № 2. С. 106-111.

6. Доронина Л.А. Оформление дел при передаче на архивное хранение // Делопроизводство. 2017. № 2. С. 91-99.

7. Басаков М.И. Документационное обеспечение управления: учебник / М.И. Басаков. – 2-е изд., доп. – Ростов н/Д: Феникс, 2017. – 350 с.

8. Основные правила работы архивов организаций: [Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002] // КонсультантПлюс. http://www.consultant.ru.

9. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации [Утверждены приказом Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526] // ГАРАНТ. http://base.garant.ru.