2020-08-05
102
Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства. Обработка входящих документов начинается с момента поступления документа в вашу организацию.
Процесс работы с входящими документами, как и любой другой процесс, помимо составляющих его элементов обязательно описывает или регламентирует производственную деятельность его участников. Для каждого участника процесса характерна определенная роль. В данном случае роли могут быть распределены так:
Руководитель – это руководитель учреждения или структурного подразделения. Рассматривает поступившие на его имя документы, принимает по ним управленческое решение, оценивает результат исполнения.
Ответственный исполнитель – сотрудник учреждения, указанный в резолюции Руководителя как «Ответственный исполнитель». Получает в соответствии с резолюцией Руководителя документ для его дальнейшего исполнения, организует работу соисполнителей, докладывает Контролеру о ходе исполнения документа.
|
|
|
Исполнитель – сотрудник учреждения, указанный в резолюции Руководителя как «Исполнитель». Получает в соответствии с резолюцией Руководителя документ для его дальнейшего исполнения, отчитывается перед Руководителем или Контролером о ходе исполнения поручений по документу. При наличии Ответственного исполнителя является соисполнителем.
Контролер – сотрудник учреждения, указанный в резолюции Руководителя как «Контролер» либо являющийся таковым на основании внутренних нормативных документов организации. Получает от Ответственного исполнителя и соисполнителей отчеты о ходе исполнения документа. Принимает решение о завершении работ по документу и снятии его с контроля.
Секретарь – секретарь руководителя. Получает документы на бумажном носителе для дальнейшего их доклада Руководителю, вносит в регистрационные материалы отметки о движении документов.
Делопроизводитель – сотрудник службы ДОУ. Отвечает за получение, сортировку, регистрацию, занесение сведений о документе в регистрационные материалы, отправку документа на резолюцию, направление документа на исполнение, ведение контроля за ходом исполнения документа. Получает от исполнителей отчеты о завершении работ по исполнению документа, направляет отчеты Контролеру. По поручению Контролера возвращает документы на доработку или снимает их с контроля.
Основными задачами обработки входящих документов являются:
- проверка правильности доставки документов;
|
|
|
- проверка целостности вложений и физического состояния полученных документов;
- фиксация факта получения документов;
- подготовка их к исполнению;
- передача документов исполнителям.
Первый важный этап – регистрация входящих документов.
Зарегистрировать поступивший документ – значит подтвердить факт его получения организацией, для чего каждому полученному документу присваивают свой номер и вносят основные данные о нем в специальную форму например, в журнал регистрации.
Оригиналы зарегистрированных входящих документов на бумажном носителе передаются секретарю для их дальнейшего доклада руководителю.
Момент передачи документов от делопроизводителя секретарю руководителя очень важен, так как довольно часто приходится объявлять «розыск пропавших документов», в то время как они спокойно лежат в кабинете руководителя. Поэтому факт передачи документов от делопроизводителя секретарю и обратно требует ведения строжайшего учета. Для этого еще необходимо оставить только один маршрут движения документов от руководителя к исполнителю: руководитель – секретарь – делопроизводитель – исполнитель. Иначе руководитель, передающий документы непосредственно исполнителям «из рук в руки», сам создает предпосылки для бесконтрольного движения документов, что ведет не только к несвоевременному исполнению, но и к утрате документов. Если вы ведете только «бумажное» делопроизводство, то единственным вариантом фиксации факта передачи документов руководителю или его секретарю будет перечень, то есть список номеров передаваемых документов. Секретарь, получив документы на бумажном носителе и сверив их с данными системы, может присвоить им новый статус: «На рассмотрение». Руководитель, получивший документ, принятое по нему управленческое решение оформляет в виде резолюции, которая пишется на самом документе.
Текст резолюции должен четко указывать, кому, что и когда нужно сделать, а также содержать дату ее наложения и подпись руководителя.
Документы с резолюцией руководителя передаются секретарем в отдел ДОУ для дальнейшего исполнения, о чем делается соответствующая запись в учетных документах, или факт возврата документов фиксируется с помощью изменения стадии цикла документа, которым присваивается следующий статус – «На исполнение».
Далее для сотрудников службы ДОУ стоят две задачи: во-первых, перенести в регистрационные материалы резолюцию руководителя то есть поручение руководителя, а также фамилии должностных лиц, которым будет направлен документ на исполнение и для осуществления контрольной функции; во-вторых, передать документы в структурные подразделения на исполнение или ознакомление. Если в резолюции руководителя указан срок исполнения документа или проставлена отметка «На контроль», «Контроль», то службе ДОУ необходимо осуществлять контроль исполнения этого документа. В регистрационном журнале контроль может проставляться в графе «Регистрационный номер», или в графе «Резолюция», или в специально отведенной для этого графе.
Ответственность за исполнение документов возлагается на сотрудников организации, назначенных исполнителями в соответствии с: резолюцией руководителя; должностными обязанностями. Задача делопроизводителя на этапе исполнения состоит в том, чтобы принимать от исполнителей отчеты о проделанной работе и при необходимости переносить их в регистрационные формы. Основанием для внесения записей о ходе исполнения документа является письменный или устный отчет ответственного исполнителя о проделанной работе.
Номер дела по номенклатуре, в которое после исполнения будет подшит документ, может входить в состав его регистрационного номера. Это в равной мере касается как номера, присваиваемого автором документа, так и входящего номера, присваиваемого получателем письма. Делопроизводителем на документе делается соответствующая надпись: «В дело № 01-15», и эти же сведения переносятся в регистрационные материалы.
|
|
|
Таким образом, основными задачами обработки входящих документов являются:
- проверка правильности доставки документов;
- проверка целостности вложений и физического состояния полученных документов;
- фиксация факта получения документов;
- подготовка их к исполнению;
- передача документов исполнителям.
Образец оформления входящих документов
Маршрут входящего письма
| Процесс | Исполнители | ||||||
| Служба ДОУ | Секретарь, делопроизводитель | Руководитель организации | Руководитель структурного подразделения | Испол-нитель |
| ||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | |
| 1 | Прием документов | ||||||
| 2 | Первоначальная обработка | ||||||
| 3 | Предварительное рассмотрение документа | ||||||
| 4 | Регистрация документа | ||||||
| 5 | Рассмотрение документа | ||||||
| 6 | Исполнение резолюции | ||||||
| 7 | Согласование | ||||||
| 8 | Оформление | ||||||
| 9 | Подписание | ||||||
| 10 | Регистрация | ||||||
| 11 | Направление в дело | ||||||
| 12 | Отправка документа | ||||||
Оформление входящего письма
__ 08.04.2020 __ №__ 01-32/152 ____ На № 01-18-04 от 14.04.2020
ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО
Просим прощения за задержку оплаты за предоставленные услуги по договору № 87 от 25.03.2020 и гарантируем, что переведем вам всю сумму в полном объеме в срок до 10 мая 2020 года. Задержка произошла по независящим от нас обстоятельствам (проблемы с банком), поэтому просим не принимать никаких мер по принудительному взысканию данных средств, а также не обращаться в судебную инстанцию.
С уважением, Директор Макеев О.М. Макеев
Корягина Юлия Петровна специалист В дело № 01-18 за 2020 г. 14.04.2020 89800123654 Делопроизводитель Вх. № 01-18-04 Магафурова 14.04.2020 |
Журнал регистрации поступающих документов
| ПУБЛИЧНОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ИНФОРМСВЯЗЬ» (ПАО «ИНФОРМСВЯЗЬ») 01-19 ЖУРНАЛ регистрации поступающих документов за 2020 г. Начат_________ Окончен_______ |
Заключение
В ходе работы над курсовой работой были изучены работы таких авторов как Кузнецова Т.В., Кудряева В.А., Интернет-ресурсы и нормативно-методические документы: ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов, ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
В документационном обеспечении деятельности организации входящие документы направлены на совершенствование организационной структуры организации, ведения основной деятельности. Организация работы с входящими документами включает следующие этапы: прием и первичную обработку документов; предварительное рассмотрение и распределение документов; регистрацию; рассмотрение документов руководством; передачу на исполнение.
Изучив организацию работы с входящими документами в организации, было оформлено: маршрут входящего письма, входящее письмо, журнал регистрации поступающих документов.
Список литературы
1. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов / КонсультантПлюс.
2. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения / КонсультантПлюс.
3. Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» / КонсультантПлюс.
4. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях 2018 г. / КонсультантПлюс.
5. Басаков М. И. Документационное обеспечение управления: учебник / М. И. Басаков. – 3-изд. – Ростов н/Д: Феникс, 2019. – 250 с.
6. Басовская Е.Н. Делопроизводство учебное пособие / Е.Н. Басовская. – М.: Форум, 2017. – 256 с.
7. Быкова Т.А. Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.В. Санкина, Л.М. Вялова. – М.: ИНФРА – М, 2018. – 183 с.
8. Кугушева Т.В. Делопроизводство: учебное пособие / Т.В. Кугушева. – Ростов-н/Д: Феникс, 2018. – 196 с.
9. Кудряев В.А. Организация работы с документами / В.А. Кудрев. – 2-е изд. – М.: ИНФРА-М, 2017. – 592 с.
10. Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: Учебник для бакалавров / И.Н. Кузнецов. – М.: Юрайт, 2016. – 576 с.
11. Новиков Е.А. Делопроизводство в службе персонала / Е.А. Новиков. – М.: Омега-Л, 2018. – 79 с.
12. Панасенко Ю.А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления учеб. пособие / Ю.А. Панасенко. – М.: Риор, 2016. – 232 с.
13. Печникова Т.В. Практика работы с документами в организации учеб. пособие / Т.В. Печникова – М.: ЭКСМОС, 2017. – 319 с.
14. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство) учебное пособие / А.В. Пшенко. – М.: Форум, 2017. – 256 с.
15. Сологуб О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов учеб. пособие. / О.П. Сологуб. – М.: Омега-Л, 2017. – 264 с.
16. Стенюков М.В. Делопроизводство / М.В. Стенюков. 8-е изд. – М.: Москва, 2016.-159 с.
17. Топчиева И.В. Особенности организации работы с документами в русской православной церкви / И.В. Топчиева, И.Г. Нефедова // Делопроизводство. – 2016. - № 2. – С. 63-69.
18. Смирнова Е.П. Делопроизводство для секретаря [Электронный ресурс]: PLAM.RU онлайн-библиотека. – URL: // http://www.plam.ru/bislit /deloproizvodstvo_dlja_sekretarja/p3.php (дата обращения 20.04.2020).
