Требования к первичной документации

Первичная документация – это бумаги, которые подтверждают факт совершения действия. К ней предъявляются следующие требования, которые выполняются Обществом:

• Бумаги оформляются по форме, приведенной в специальном альбоме. Последние утверждаются Госкомитетом страны. Если формы нужного документа нет, фирма может разработать ее самостоятельно.
• Каждый документ содержит реквизиты. Это название бумаги, дата ее оформления, название компании, содержание произведенной операции, перечень ответственных лиц.
• Первичная документация оформляется в дату исполнения операции. Крайне редко документы заполняются после того, как операция произведена.
• В бумаге содержатся сведения, на основании которых можно определить содержание действия.
• В первичную документацию могут вноситься исправления, однако корректировка производится в соответствии с законным порядком. В частности, исправления подтверждаются подписью ответственного лица. Проставляется дата внесения корректировки.
• Общество ответственно за сохранение документов на протяжении установленного срока.

Если правила по заполнению первичной документации не соблюдены, документ не признается законным. Из него нельзя извлекать информацию для целей бухучета.

Правильно оформленный документ на предприятии ОАО «Одежда» имеет следующие реквизиты:

- наименование документа;

- код формы; название и адрес организации, составляющей документ;

- дата и место составления документа;

- содержание хозяйственной операции;

- подписи лиц, оформляющих документ;

- печати.

Правильно оформленные документы принимает бухгалтерия, где их обрабатывают, проверяют и используют для записей в регистрах аналитического и синтетического учета по корреспондирующим счетам.

Проверка в бухгалтерии полученных документов проводится в соответствии с законами о бухгалтерском учете и другими нормативными документами.

Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организации.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает Бирагов Юрий Григорьевич по согласованию с Дзансоховой Мадиной Анатольевной.

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

ОАО «Одежда» в своей деятельности используют наличные и безналичные расчеты.

Наличные расчеты - оплата наличностью за проданные (купленные) товары, выполненные работы или оказанные услуги, или сразу после их передачи (продажи) или в момент подписания товарной накладной или акта о выполненных работах, оказанных услугах.

Совершение расчетов наличностью заключается в передаче наличных средств от плательщика к получателю, в качестве расчета за купленную продукцию или приобретенный товар, или за полученную работу или услугу.

Благодаря использованию наличных расчетов обеспечивается высокая безопасность платежей.

Виды наличных расчетов

На практике выделяют следующие виды наличных расчетов:

• наличные расчеты с физическими лицами;
• расчеты с предпринимателями и организациями.

Внутренние и внешние наличные расчеты

В процессе осуществления производственно-хозяйственной деятельности организация сталкивается с необходимостью производить денежные расчеты как внутри самой фирмы, так и вне ее.

Внутренние расчеты связаны с выплатой заработной платы и подотчетных сумм работникам фирмы, дивидендов акционерам и т.п.

Внешние расчеты фирмы обусловлены финансовыми взаимоотношениями по поводу поставок продукции, выполнения работ, оказания услуг, закупки сырья и материалов, уплаты налогов, получения и возврата кредита.

Таким образом, все расчеты, осуществляемые организацией, можно разделить на две группы:

- платежи по товарным операциям — операциям, связанным с товарами, работами, услугами (например, это расчеты с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками);

- расчеты по не товарным операциям — операциям, не обусловленным движением товара, и не связанным с работами, услугами и связанным лишь с движением денежных средств (расчеты с бюджетом и внебюджетными фондами, учредителями, акционерами, кредитными организациями).

Для приема, хранения и расходования наличных денег ОАО «Одежда» имеет кассу.

Операции, связанные с принятием, хранением, выдачей наличности, относятся к кассовым операциям. Для ведения кассовых операций в штате организации предусматривается должность кассира.

После того как издан приказ о назначении кассира на работу, его под расписку знакомят с «Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации» и заключают договор о полной материальной ответственности за вверяемые ценности.

В обязанности кассира входят: прием и выдача наличных средств из кассы фирмы, ведение кассовой книги и составление отчета по итогам операций за день