Лекция № 7 Документооборот фирмы и формы его организации

1. Формы организации документооборота.

2. Работа с входящей и исходящей документацией.

3. Работа с конфиденциальными документами.

1.

В практике предприятий сложились три основные фор­мы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Централизованная форма применяется на предприяти­ях с большим документооборотом. Она предполагает вы­полнение всех операций с документами в одном структурном подразделении, например канцелярии (в общем отде­ле). Централизованная форма типична и для предприятий с очень малым документооборотом, в которых все работы с документами выполняют секретари. Эта форма докумен­тального «обслуживания» наиболее перспективна, хотя и требует комплексной автоматизации всех операций.

При децентрализованной форме работы с документами все операции выполняются в структурных подразделениях предприятия, как правило, разобщенных территориально.

Смешанная форма (частично централизованная) рабо­ты с документами зачастую используется на крупных пред­приятиях со сложной структурой и большим объемом до­кументооборота. При такой форме часть операций по рабо­те с документами (прием, отправка, контроль исполнения) берет на себя канцелярия, а остальные операции (регистра­цию, формирование дел, текущее хранение и др.) выпол­няют структурные подразделения.

2.

Движение входящих документов включает: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение, ис­полнение, контроль за исполнением, списание исполнен­ного документа в дело. Делопроизводственная служба или служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации как самостоятельным структурным подразделением (управление делами, канце­лярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотруд­ником (секретарь, секретарь-референт), должна принимать к обработке только правильно оформленные документы: полученные в полном комплекте (при наличии приложе­ний). В противном случае документы возвращаются авто­ру с соответствующим сопроводительным письмом, где ука­зываются причины возврата. Конверты с пометкой «лично» и в ад­рес общественных организаций не принято вскрывать, их передают по назначению без обработки. В остальных слу­чаях конверты вскрываются и, как правило, конверты це­лесообразно сохранять в исключительных случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документа.

Предварительное рассмотрение документа проводит­ся секретарем с целью распределения поступивших доку­ментов на два потока: направляемые на рассмотрение ру­ководителю организации; направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполни­телям. Без рассмотрения руководителем передаются по назна­чению документы, содержащие текущую оперативную ин­формацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя организации от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по кото­рым могут принимать ответственные исполнители, и зна­чительно ускорить движение входящих документов, а зна­чит, ускорить их исполнение.

На рассмотрение руководства передаются документы, ад­ресованные руководителю организации, и документы, со­держащие информацию по наиболее важным вопросам дея­тельности организации (жалоба покупателя, письмо с коммерческими предложениями). В структурные подразделения целесообразно передавать без рассмотрения руководителем организации следующие доку­менты: письмо-запрос; рекламный проспект; письмо-напо­минание. Все подлежащие исполнению документы регист­рируются и затем передаются в соответствии с предваритель­ным распределением либо руководителю, либо в структур­ные подразделения (ответственным исполнителям). Рассмотренные руководителем документы возвращают­ся секретарю, который переносит резолюция руководителя в регистрационную форму. После заполнения регистрацион­ной формы документы передаются на исполнение в струк­турные подразделения. Документы обрабатываются и передаются ис­полнителям в день их поступления в организацию. Испол­ненные документы подшиваются в дела вместе с копиями ответов.

Работа с исходящими документами начинается с подготовки проекта текста документа, который согла­совывается с должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа подписывается руководителем, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия документа подшивается в дело. Исходящие документы должны обрабатываться и от­правляться в день регистрации. Внутренние документы орга­низации создаются по той же схеме, что и исходящие. Пос­ле регистрации документ размножается в нужном количе­стве экземпляров, копии докумен­та заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения, оригинал подшивается в дело.

3.

К служебным документам конфиденциального характера относятся документы, содержащие информацию закрытого характера. Перечень сведений конфиденциального характера опре­делен Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188. Указ к числу сведений конфиденциального характера относит, в частности, сведения, составляющие служебную и коммер­ческую тайну.

Под служебной (коммерческой) тайной, согласно Граж­данскому кодексу РФ (ст. 139), следует понимать органи­зационную, финансово-экономическую, научно-техниче­скую и иную используемую в организации информацию, обладающую реальной или потенциальной ценностью для сторонних лиц, заинтересованных в ее получении по эко­номическим и иным соображениям, но не имеющих за­конных оснований для свободного ознакомления с нею.

Для нормальной работы сотрудников с конфиденциаль­ными документами необходимо обеспечить следующие три условия:

1. Работа с конфиденциальными документами должна производиться в отдельном, специально для этого обо­рудованном помещении. Доступ в такие помещения пре­доставляется ограниченному числу сотрудников;

2. Выдача конфиденциальных документов во временное пользование (на срок свыше одного рабочего дня) про­изводится под роспись сотрудника;

3. Передача документов с грифом «конфиденциально» в другое учреждение, из подразделе­ния в подразделение производится только с разрешения соответствующего руководителя.

Документы конфиденциального характера учитывают­ся в специальном журнале и хранятся отдельно от других документов — в особых помещениях или в запираемых металлических шкафах. Наиболее важные документы над­лежит хранить в запертых и опечатанных несгораемых шкафах или сейфах (в отдельных случаях — под охраной и с соответствующей сигнализацией). По окончании рабочего дня документы закрытого ха­рактера проверяются и сдаются на хранение. Об утрате та­ких документов немедленно сообщается ответственному руководителю. Руководители подразделений должны обучать своих под­чиненных правилам обращения с конфиденциальными доку­ментами. Вновь принятые на работу сотрудники подписыва­ют «Обязательство о неразглашении служебной тайны» по принятой в организации форме. Все сотрудники предупреж­даются о возможной уголовной, административной и иной ответственности в соответствии с законодательством.