Диаграмма процесса обработки и организации

Пять фаз мастерского управления рабочим процессом

Это руководство предназначено для установления «горизонтального» контроля — он подразумевает сбор, идентификацию и управление полным списком ваших обязательств. Стадии 2 и 3 поясняются далее на диаграмме рабочего процесса, которую рекомендуется держать на виду до тех пор, пока у вас не выработается стойкая привычка следовать её рекомендациям.

Сбор

 Соберите всё, что занимает ваше внимание и разместите в надёжных внешних хранилищах (в своей корзинке "входящих" материалов, в ящике с электронной почтой, в портативном компьютере, голосовой почте и т.д.), чтобы уже не держать всё это в своей голове, надеясь только на свою память.

 Убедитесь, что у вас таких хранилищ не больше, чем вам действительно необходимо.

 Регулярно их опустошайте, обрабатывая и организуя их содержимое.

Обработка

 Займитесь всем собранным в хранилищах материалом (примите решение относительно каждого из них).

 Если относительно какого-то материала никаких действий выполнять не требуется

 выбросьте его или поместите в «корзину»,

 или, если позднее какое-либо действие всё-таки может понадобиться, отложите;

 также он может оказаться полезен просто в качестве справочной информации.

 Если относительно чего-то требуется что-то выполнить - решите, какое будет следующее конкретное физическое действие, затем  ...

 или сделайте его (если это отнимет у вас не более двух минут),

 или делегируйте (контролируя его статус с помощью списка ожидаемых делегированных действий),

 или отложите (разместив его в списке напоминаний о необходимых действиях).

 если одного действия, чтобы закрыть вопрос, будет недостаточно, определите новый проект и поместите его в список напоминаний о проектах.

Организация

 Сгруппируйте результаты обработки входящих материалов в подходящим образом организованные и постоянно просматриваемые категории. Вот четыре ключевых категории для отслеживания действий:

 Проекты (проекты, которые вы обязались завершить);

 Повестка дня (действия, которые должны быть выполнены в определённый день или время);

 Конкретные следующие действия (действия, которые необходимо сделать как можно скорее);

 В ожидании (проекты и действия, которые были поручены другим людям, и в исполнении которых вы заинтересованы).

  Назначьте подкатегории, если это облегчит вам работу (Телефонные звонки, Поручения, Дóма, За компьютером и т.д.).

  Актуализируйте списки долгосрочных целей и ценностей, которые имеют для вас значение.

  Актуализируйте контрольные списки, которые смогут быть вам полезны позже (должностную инструкцию, список напоминаний о событиях, организационные диаграммы и т.д.).

  Актуализируйте систему справочной информации с помощью материалов, по которым не требуется никаких действий, но которые могут пригодиться позже.

  Актуализируйте систему напоминаний о действиях, которые возможно потребуется выполнить в будущем.

  Актуализируйте систему хранения вспомогательной информации по проектам.

Обзор

  Ежедневный Обзор - каждый день, как только почувствуете в этом необходимость, просматривайте ежедневник и список следующих конкретных действий.

   Еженедельный Обзор, чтобы всё прояснить, актуализировать и поддержать все свои системы.

  Просматривайте списки долгосрочных целей, ценностей и намерений настолько часто, насколько потребуется для поддержания актуальности и полноты вашего списка проектов.

Выполнение

  Примите решение относительно следующего конкретного действия, основываясь на том, что вы можете сейчас сделать (контексте), сколько у вас имеется времени и сил, а затем уже на своих приоритетах.

  Оставайтесь гибким — поддерживайте систему напоминаний об абсолютно всех необходимых действиях в вашей жизни, список которых должен быть всегда у вас под рукой. Тогда при принятии решений вы сможете довериться собственной интуиции.

 Для интуитивного принятия наилучших решений регулярно концентрируйтесь на своих приоритетах («Какое для меня будет иметь значение, если сделать X вместо Y?»). Регулярно осуществляйте переоценку обязательств на различных уровнях своей жизни и работы:

 Оперативный уровень - текущие действия (ежедневно);

 Тактический уровень - текущие проекты (еженедельно);

 Тактический уровень - текущий круг обязанностей (ежемесячно);

 Стратегический уровень -  одно-двухлетние цели (ежеквартально);

 Стратегический уровень -  трёх-пятилетние цели (ежегодно);

 Концептуальный (глобальный) уровень - карьера, цель и стиль жизни (ежегодно или реже).

Диаграмма процесса обработки и организации