Разновидности служебных писем

В письмах-просьбах адресат требует совершить какое-то определенное действие или прекратить его, но не предполагает ответного письма.

В претензионных письмах адресат обоснованно требует возместить убытки, нанесенные нарушением договорных обязательств.

В письмах-напоминаниях адресат побуждается к действию, которое он должен был выполнить, но еще не выполнил.

Циркуляры — письма, рассылаемые во все подведомственные учреждения. Они чаще всего носят распорядительный характер.

Информационно-разъяснительными называются письма, в которых разъясняются, уточняются поставленные ранее вопросы или сообщаются какие-то данные, факты.

Запрещения — письма, в которых дается отрицательный ответ на запрос.

Разрешения — письма, в которых дается положительный ответ на запрос.

Сопроводительные — письма, сопровождающие другие документы, сами по себе они беспредметны.

Гарантийные письма — содержат условия гарантии оплаты, сроков поставки или погашения кредита.

Рекламные письма — содержат информацию о предлагаемых товарах и их ценах.

Коммерческие письма ~ предшествуют заключению и выполнению контрактов.
К категории срочных телеграмм относятся служебные телеграммы с пометкой «срочная».

Телеграммы печатают или пишут четко и разборчиво на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге листа стандартного формата, а на телеграфе его наклеивают на телеграфные бланки-заголовки.

По форме, установленной Министерством связи РФ, любая организация может изготовить собственные бланки для исходящих телеграмм.

Исправления, подчистки, вычеркивания и вставки, внесенные в подаваемую телеграмму отправителем или по его просьбе оператором связи, должны быть заверены подписью отправителя.

Документы передаваемые по каналам электросвязи: факсограмма, телефонограмма

Факсограмма

Факсограмма (телефакс, факс) - получаемая на бумажном носите­ле копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимиль­ной аппаратуры).

По скорости передачи информации факсимильная связь стоит на одном уровне с телексной связью, но обладает очевидным пре­имуществом: она позволяет отправлять и получать графическую ин­формацию на бумажном носителе, что невозможно телеграфом или телексной связью.

Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе - приказ, распоряжение, договор, протокол и др., но чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений.

Факсограмма при соблюдении установленных процедур облада­ет юридической силой, в этом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении.

Не существует каких-либо специальных требований оформле­ния документов, передаваемых по факсу; они должны оформлять­ся в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответст­вующему виду документа: печататься четким, контрастным шриф­том.

Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинни­ка не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне.

Телефонограмма

Телефонограмма – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи.

Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем.

Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.).

В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

Для записи телефонограмм целесообразно использовать специальные бланки, если специальные бланки отсутствуют, телефонограмма записывается в журнал по следующей форме: ⁶

Должность, фамилия сотрудника, предавшего телефонограмму, и номер его телефона

Должность, фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, и номер его телефона

Дата, номер телефонограммы

Время передачи

Текст телефонограммы

Должность и фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма

Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, с помощью звукозаписывающей аппаратуры или застенографирована, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.

Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

• исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;
• должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;
• должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму, в журнале регистрации;
• входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

Дополнительная информация: информационно-справочные документы.

Назначение личных документов. Кадровая документация – трудовые контракты, приказы по личному составу, трудовые книжки.

Назначение личных документов

• Справки;
• Аттестаты;
• Дипломы;
• Паспорта;
• Военные билеты;
• Трудовые книжки;
• Пенсионные удостоверения;
• Зачетные книжки;
• Водительские права;
• Свидетельство о браке;
• Свидетельство о рождении;
• Свидетельство о разводе;
• Свидетельство о смерти;
• Разрешения (на усыновление ребенка, на выезд ребенка за границу) и т. д.

Кадровая документация - трудовые контракты, приказы по личному составу, трудовые книжки.