Технология организации работы с документами

Организация работы с документами — это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государ­ственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельно­сти учреждения»*.

* ГОСТ Р 51141—98 Делопроизводство и архивное дело, термины и определения. — М.: Госстандарт России, 1998, с.З.

Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления*. В технологию работы с документа­ми входит:

* ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. –М.: Госстандарт России, 1998, с. 3.

Составная часть организации работы с документами:

• прием и первичная обработка документов;

• их предварительное рассмотрение и распределение;

• регистрация документов;

• контроль исполнения документов;

• информационно-справочная работа;

• исполнение документов;

• их отправка;

• систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

Раскроем некоторые из перечисленных понятий. Так, реги­страция означает запись учетных данных о документе по установ­ленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения; контроль исполнения документов — совокупность дей­ствий, обеспечивающих их своевременное исполнение, формирова­ние дела — группирование исполненных документов в дело в соот­ветствии с номенклатурой дел (систематизированным перечнем наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке) и систематиза­ция документов внутри дела.*

Любое управленческое решение всегда базируется на инфор­мации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятиям: «данные», «сведения», «показатели». Законодательно закреплен следующий термин:

«Информация — сведения о лицах, предметах, фактах, событи­ях, явлениях и процессах независимо от формы их представления»*.

* Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ, ст.2.

В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику и поэтому она соответственно подразде­ляется на медицинскую, научную, техническую, технологиче­скую и др. В федеральных органах власти и управления, в учре­ждениях, организациях и на предприятиях (независимо от на­правления деятельности и формы собственности) обязательно возникает управленческая информация, которая используется для целей управления каким-либо объектом или структурами. К управленческой информации предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, дос­тупность для восприятия человеком.

Наиболее существенны два требования к управленческой информации: во-первых, она должна быть своевременной и, во-вторых, достаточной для принятия наилучшего решения. Если информация приходит с опозданием, она может дать неверные сведения о проблеме, так как за время, ушедшее на передачу и обработку информации, состояние проблемы может измениться, и управленцы уже не смогут принять участие в ее решении.

Полнота информации выражается ее объемом, который дол­жен быть достаточным для управления и отражать все стороны вопроса. Недостаточная информация, в которой отсутствует ряд фактов, приводит к малообоснованным, неверным или ошибоч­ным управленческим решениям.

В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Общество переживает информационный бум. Любая организация, так же как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. В нынешних экономических условиях, когда очень быстро меняются и ситуа­ция, и законодательство, предприятия могут выжить только в том случае, если они вовремя узнают, что, где, когда и почем. Други­ми словами, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией. Носителем информации выступает документ.

Организации работы с информацией и документами в эко­номически развитых странах уделяется большое внимание. На­пример, в США принят и действует Закон о документе. В нашей стране принят закон «Об информации, информатизации и за­щите информации», которым установлены правовые нормы соз­дания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, рас­пространения и представления информации.

Создание законодательной основы использования информа­ции является фактом существенного изменения отношения об­щества к организации информационных ресурсов, осознания того, что информация и документ как ее носитель, пронизывая все аспекты управления, влияют на функционирование различ­ных структур и в конечном итоге приводят к достижению эко­номических результатов.

Документы используются в различных областях деятельно­сти, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой от­расли и для каких целей он используется. Так, для юристов до­кумент является прежде всего способом доказательства или сви­детельства чего-либо, для историка — историческим источни­ком, кибернетика-документалиста — носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фик­сации и передачи управленческих решений.