2020-09-24
78
Прием и рассмотрение исходящих документов.
1. Исходящие документы, подготовленные на подпись, должны быть правильно оформлены, иметь необходимые приложения и визы. К ним прикладываются все материалы, на основании которых готовился документ.
2. Подписанный документ регистрируется секретарями. Все создаваемые документы регистрир. в обязательном порядке, вне зависимости от должности работника, подготовившего или подписавшего документ. Регистрация создаваемых документов означает получение документом полной юридической силы. Отправка незарегистрированных исходящих документов категорически запрещается.
3. Регистрация исход. документов состоит из присвоения документу регистрационного номера, проставления его на документе, проставления даты документа. Дата отправляемого документа проставляется в день отправки, издаваемого - в день подписания. Регистрационный номер входящих и исходящих документов состоит из 3-х частей - индекса соответствующего структурного подразделения, порядкового номера заголовка дела по номенклатуре и порядкового номера документа в деле. Например: 13/20-1, где 13 индекс структурного подразделения, 13/20 - индекс дела, порядковый номер документа - 13/20-1.
4. Регистрация исходящих и внутренних документов ведется в журналах регистрации исходящей корреспонденции. В журнале записывают (5): - порядковый номер документа в соответствующем документационном массиве, - дату регистрации, - содержание (заголовок) документа, - фамилию лица, подготовившего документ,
- список лиц и организаций, которых необходимо ознакомить с документом (адресат).
5. Документы сдаются на отправку в открытом виде под расписку в регистрационных формах и отправляются в день получения, а срочные - немедленно. Передача документов на отправку без регистрации не допускается.
6. Обработка и отправка документо в. Документы, предназначенные для отправки, принимаются полностью оформленными, подписанными и зарегистрированными. Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.
7. Машиночитаемые документы (лазерные диски) отправляются в упаковке, обеспечивающей сохранность носителей и записанной на них информации, при наличии сопроводительного письма. Его копия подшивается в дело на общих основаниях.
Оценивание –на 5-все, на любые 6 пунктов, на 3 -5 пунктов. (любых)
