Предметная область информационной системы склада

Реально исходную информацию о предметной области будущей информационной системы разработчики получают при проведении предпроектного обследования предприятия. Предпроектное обследование является определяющим этапом проектирования информационной системы. Сбор информации для построения формализованной модели организации часто сводится к изучению документооборота и функций подразделений, а также производится путем интервьюирования и анкетирования. К началу работ по обследованию предприятие обычно предоставляется комплект документов, в состав которого обычно входят:

· сводная информация о деятельности предприятия (в основном информация об управленческой, финансово-экономической и  производственной деятельности предприятия);

· регулярный документооборот предприятия (реестр входящей информации, реестр внутренней информации, реестр исходящей информации).

Отчет о предпроектном обследовании предприятия имеет следующую структуру:

· краткое схематическое описание процессов управления закупками, запасами, производством, продажами, финансовыми ресурсами);

· основные требования и приоритеты автоматизации;

· оценка необходимых для обеспечения проекта ресурсов заказчика;

· оценка возможности автоматизации и предложения по созданию информационной системы с оценкой примерных сроков и стоимости.

Для студентов при выполнении курсового проекта можно рекомендовать, например, такой вполне приемлемый в учебном процессе вариант, в котором предпроектное обследование предприятия (организации) сводится к получению информации о документообороте и функциях подразделений у родственников и знакомых, работавших на выбранном предприятии (организации) в то время, когда на предприятии (организации) еще не использовалась информационная система, поддерживающая выбранную деятельность предприятия (организации).

С учетом вышеизложенных пояснений и рекомендаций  приведем описание предметной области информационной системы склада, выделяя для наглядности жирным шрифтом слова, которые в дальнейшем с большой вероятностью можно будет рассматривать в качестве понятий (сущностей, объектов, классов) предметной области, т.е. склада.

 В рассматриваемом иллюстративном (учебном) примере склад является сбытовым складом – местом хранения массы материальных ценностей, которая служит источником формирования партии товаров по заказам потребителей. Хранение на сбытовом складе осуществляется в специально оборудованной части склада на стеллажах или в блоках с учётом характеристик товаров.

Склад такого типа может принадлежать отдельной компании, которая занимается оптовой торговлей, а именно, закупает партии книг у поставщиков, хранит товар и продаёт клиентам. Поставщиками могут быть как другие подобные компании, так и издательства, не имеющие собственных складских помещений для хранения своей продукции. Клиентами являются книжные магазины, заключающие с компанией договор о приобретении необходимой литературы.

Более подробно процесс функционирования такой компании можно описать следующим образом. Отдел снабжения осуществляет поиск поставщиков. С поставщиками заключается договор. После оплаты поставки партия товара поступает на склад, где происходит оформление прихода на основании платёжных и других документов.

При приёме товара заведующий складом или кладовщик должны проверить соответствие количества, качества и ассортимента поступивших товаров документам поставщика. Если не обнаружено расхождений, материально ответственное лицо в день поступления товара оформляет однострочную или многострочную приходную накладную.

Если обнаружены расхождения в качестве и количестве прибывших на склад товаров с данными счетов поставщиков, то их приемку осуществляет комиссия, а полученные данные отражаются в акте приемки материалов. В данном случае при принятии товаров приходная накладная не составляется, а заполненный акт является одновременно приходным документом и основанием для уточнения расчётов с поставщиком. Акт составляется на все наименования товаров, поступивших от одного поставщика. Он оформляется в двух экземплярах членами приемной комиссии (назначенной приказом руководителя организации) с обязательным участием материально ответственного лица, представителя поставщика или незаинтересованной организации. После приемки ценностей один экземпляр акта передают в бухгалтерию организации как основание для бухгалтерских записей на счетах и расчёта сумм излишков или недостач, второй – отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику [2].

На каждый вид хранящегося товара на складе заводится карточка товара, в которую вносятся все данные о товаре. Для книг этими данными будут являться артикул, ISBN, название, фамилии авторов, название издательства, год выпуска и другие библиографические сведения. Следует отметить, что при наличии ISBN книги назначение артикула может показаться необязательным. Но ISBN может отсутствовать, если книга издана до 1996 года, если книга издана за границей, где законодательство отличается от Российского, или если это малотиражное издание на правах рукописи. В карточке товара также указывается цена закупки, количество и место хранения на складе (номера стеллажей и ячеек).

Периодически на складе проводится инвентаризация товаров. При этом подсчитываются имеющиеся в наличии товары. Результаты подсчёта сравниваются с данными документов о наличии товаров. При обнаружении излишков производится их оприходование. При обнаружении недостач производится их списание. Также производится анализ сроков хранения товаров. При превышении текущего срока хранения какого-либо определённого периода производится переоценка хранящихся товаров.

Отдел продаж рассматриваемой компании осуществляет поиск клиентов (книжных магазинов), регистрирует их, даёт консультации о наличии товаров на складе. При заключении договора о приобретении клиентом товара создаётся заявка на резервирование партии товара на складе, товары переводятся на специальный склад и отмечаются как находящиеся в резерве. После оплаты зарезервированной партии товара осуществляется отпуск товара со склада и доставка клиенту. При отмене договора на продажу зарезервированные под данный договор товары возвращаются на обычный склад.

При оформлении отпуска товара заполняется расходная накладная. В первую очередь её заполняет отдел снабжения или сбыта. Затем работник бухгалтерии на основании учётных данных записывает в накладной цену и общую сумму материальных ценностей, которые должны быть отпущены, отражается также НДС, относящийся к отпущенным товарам [2].

В соответствии с условиями договора клиент сам забирает товар со склада, или отдел доставки компании занимается доставкой товара клиенту.

Итак, среди складских операций можно выделить внешние и внутренние. Внешние операции: обработка уведомлений о приходе и отгрузке; прием товара; отгрузка товара; возврат поставщику; возврат от получателя (покупателя); списание и выбраковка товара. Как правило, эти операции не связаны между собой. Внутренние или обеспечивающие операции: входной и выходной контроль; подбор товаров; размещение в месте хранения; инвентаризация. Существуют и другие внутренние операции, но они зависят от особенностей хранения материалов и продукции и не могут быть применены на книжном складе.

На российских предприятиях учёт материалов на складах осуществляется в основном оперативно-бухгалтерским (сальдовым) методом, который является наиболее прогрессивным и рациональным, или количественно-суммовым методом. При количественно-суммовом методе в конце отчётного месяца заведующий складом составляет отчёт о движении товаров на основании записей в карточках учёта материалов. В отчёте отражается остаток на начало месяца, приход и расход за месяц, и остаток товаров на конец месяца. В отчёте отражаются только те товары, по которым было движение в отчётном месяце. Все показатели указываются в отчёте в количественном выражении. К отчёту о движении товаров прилагаются документы, на основании которых проводится оприходование и списание.

В условиях ручной обработки информации количественно-суммовой метод учёта товаров трудоёмок, менее оперативен, чем оперативно-бухгалтерский (сальдовый) метод учёта, который организуется на складах предприятия по местам хранения материальных ценностей. Учёт осуществляется ежедневно материально ответственными лицами под контролем бухгалтерии.

В оперативном учёте формируются показатели состояния (начального и конечного остатка) и движения (прихода и расхода) по каждому наименованию товаров в натуральных измерителях. Эти показатели необходимы для планирования маркетинговой деятельности организации, контроля над соблюдением норм запасов товаров в местах их хранения, установления степени обеспеченности производства определёнными видами товаров, разработанных организацией лимитов отпуска, контроля над сохранностью материальных ценностей.

При использовании сальдового метода учёта устраняется дублирование записей на складе и в бухгалтерии. Для таксировки применяются твёрдые учётные цены, что позволяет ликвидировать трудоёмкую работу по ежемесячному определению фактической себестоимости товаров. Кроме того, можно получить оперативные сведения об остатках запасов [2].

Применение оперативно-бухгалтерского метода даёт возможность для широкого использования и внедрения вычислительной техники по составлению учётных журналов. Использование технических средств для компьютеризации начальной стадии бухгалтерского учёта в значительной степени упрощает первичный учёт, поэтому целесообразно его применение для организации АРМ кладовщиков складов как материалов, так и готовой продукции. Это позволяет передавать первичную информацию без бумажных носителей для обработки и получения выходных данных, что ведёт к улучшению качества учёта и повышает его оперативность [1].

Создание баз данных и автоматизированных систем для контроля над складскими бизнес-процессами позволяет не только повышать оперативность учёта, но и получать самую разнообразную отчётную и аналитическую информацию о движении товаров. Например, анализ состояния склада и результатов операций по отпуску товаров позволяет оценить потребность клиентов в определённом виде продукции статистическим или предсказательным методом. А это, в свою очередь, ведёт к оптимизации закупок у поставщиков и повышению результатов экономической деятельности предприятия.

Ниже приведен вариант глоссария, который составлен на основании приведенного выше описания предметной области.