Документы в деле систематизируются по следующим принципам или их совокупности: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный и др.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и систематизируются в порядке возрастания номеров.
Приказы и распоряжения по основной деятельности и по личному составу группируются в отдельные дела.
Приказы и распоряжения по личному составу группируются в отдельные дела в зависимости от сроков их хранения:
о приеме, переводе, увольнении, поощрении, премировании, установлении надбавок, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, длительных (более месяца) и зарубежных командировках, заключении и продлении трудовых договоров (контрактов);
о предоставлении отпусков, наложении взысканий, назначении дежурных, командировках.
Распорядительные документы определенной разновидности, регистрируемые отдельно в соответствии с требованиями подпунктов 142.3 и 142.4 настоящей Инструкции, группируются в отдельные дела.
|
|
Протоколы в делах систематизируются по хронологии в порядке возрастания номеров.
Планы, отчеты, сметы, титульные списки группируются отдельно от расчетов к ним.
Планы и отчеты группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. Например, план на 2006 год, составленный в 2005 году, или отчет за 2006 год, составленный в 2007 году, должны быть отнесены к 2006 году. Планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в дела по начальному году их действия; отчеты о выполнении таких планов формируются в дела по последнему году действия плана.
Дела с перепиской, поручениями и документами об их выполнении формируются по вопросно-логическому принципу, предусматривающему расположение документов в логической последовательности решения вопроса: первым помещается инициативный документ (запрос или поручение), за ним – документ-ответ.
Документы личного дела систематизируются в порядке, установленном актами законодательства Республики Беларусь.
Обращения граждан и документы по их рассмотрению группируются в самостоятельные дела и систематизируются в хронологическом или алфавитном порядке. Обращения граждан, содержащие предложения по улучшению деятельности государственных органов, иных организаций (должностных лиц), совершенствованию правового регулирования отношений в государственной и общественной жизни, решению вопросов экономической, политической, социальной и других сфер деятельности государства и общества, группируются отдельно от обращений граждан по личным вопросам. Каждое обращение и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу. Повторные обращения и документы по их рассмотрению систематизируются в деле вместе с предыдущими.
|
|
Лицевые счета группируются в самостоятельные дела в пределах года и систематизируются по алфавиту фамилий.
В зависимости от чего производится полное или частичное оформление дел
Частичному оформлению подлежат все дела при их заведении в делопроизводстве. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после их завершения делопроизводством.
Что предусматривает частичное оформление дела при заведении в делопроизводстве
Частичное оформление дела при заведении в делопроизводстве предусматривает оформление реквизитов обложки дела в соответствии с номенклатурой дел. На обложке дела указываются:
наименование вышестоящей организации;
наименование организации;
наименование структурного подразделения или функции (направления деятельности) организации в соответствии с номенклатурой дел;
индекс дела по номенклатуре дел;
заголовок дела;
год, в котором заводится дело;
срок хранения дела.
Что предусматривает полное оформление дела при заведении в делопроизводстве
Полное оформление дела предусматривает:
подшивку или переплет дела;
нумерацию листов в деле;
составление внутренней описи документов дела (в случаях, определенных пунктом 186 настоящей Инструкции);
составление листа-заверителя дела;
оформление и уточнение реквизитов обложки дела;
систематизацию документов дела в соответствии с требованиями главы 11 настоящей Инструкции.
Какие реквизиты указываются на электронном документе
Ответ на вопрос №4