13.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в администрации МО «Котлас» используются печать с логотипом МО «Котлас» и другие печати.
Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы.
Оттиск печати должен затрагивать часть личной подписи должностного лица.
13.2. Печать Главы МО «Котлас», администрации МО «Котлас» с изображением логотипа и факсимиле Главы МО «Котлас» хранятся у руководителя Аппарата Главы МО «Котлас».
13.3. В администрации МО «Котлас» печать с изображением логотипа МО «Котлас» и со своим наименованием имеют органы и структурные подразделения администрации МО «Котлас».
13.4. На копиях постановлений и распоряжений Главы МО «Котлас», рассылаемых по спискам рассылки, проставляется круглая печать Аппарата Главы МО «Котлас».
13.5. Печати и штампы учитываются специалистом по кадрам Аппарата Главы МО «Котлас» в специальном журнале, выдаются работникам под расписку, хранятся в металлических шкафах или сейфах.
|
|
13.6. Печати и штампы, вышедшие из употребления и утратившие свое практическое значение, сдаются на уничтожение специалисту по кадрам Аппарата Главы МО «Котлас», который уничтожает печать в присутствии членов комиссии и составляет акт по уничтожению печати. Состав комиссии по уничтожению печати утверждается распоряжением Главы МО «Котлас»
13.7. Ответственность за порядок использования и хранения печатей и штампов в органах и структурных подразделениях администрации МО «Котлас» несут руководители указанных органов.
Порядок обращения со служебной информацией
Ограниченного распространения
14.1. На документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования». Необходимость проставления пометок на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Указанная пометка и номер экземпляра проставляется в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.
14.2. Прием и учет документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется специалистом по ОКР. Эти документы учитываются в специальном журнале.
14.3. Документы с пометкой «Дляслужебного пользования»:
|
|
11. печатаются работником канцелярии Аппарата Главы МО «Котлас». На обороте последнего листа каждого экземпляра документа должно быть указано:
а) учетный номер документа;
б) количество отпечатанных экземпляров;
в) фамилия исполнителя документа;
г) фамилия сотрудника, отпечатавшего документ;
д) дата печатания документа.
Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации специалисту, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в учетных формах;
12. учитываются отдельно отдругих документов;
13. передаются сотрудникам администрации МО «Котлас» под расписку;
14. пересылаются иным органам и организациям специальной связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями; размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения Главы МО «Котлас»;
15. хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах).
14.4. Исполненные документы с пометкой «Для служебного пользования» группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. При этом на обложке дела, в котором помещены такие документы, также проставляется пометка «Для служебного пользования».
14.5. Уничтожение дел с пометкой «Для служебного пользования», утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту, в учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.
14.6. При смене работника, ответственного за учет документов с пометкой «Для служебного пользования», составляется отдельный акт приема-сдачи этих документов, который утверждается руководителем Аппарата Главы МО «Котлас».
14.7. О фактах утраты документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации ставится в известность Глава МО «Котлас», который назначает комиссию для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования оформляются актом служебного расследования и докладываются Главе МО «Котлас».
На утраченные документы, дела и издания с пометкой «Для служебного пользования» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах; акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в муниципальный архив.
14.8. При снятии пометки «Для служебного пользования» на документах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.
14.9. Служебная информация ограниченного распространения не подлежит разглашению.
За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, работник может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.
Приложение № 1 к Инструкции по делопроизводству и организации документооборота в администрации МО «Котлас», утвержденной распоряжением Главы МО «Котлас» от «___»________ 2006 г. № ___ |
Оформление отдельных реквизитов документа
9.1.1. Оформление грифа утверждения:
а) УТВЕРЖДАЮ
Глава МО «Котлас»
Иванов И.О. Иванов
12 апреля 2006 г.
б) УТВЕРЖДЕН
Распоряжением Главы МО «Котлас»
От 22 января 2006 г. № 2
9.1.2. Оформление грифа согласования:
а) СОГЛАСОВАНО
Глава МО «Котлас»
Иванов И.О. Фамилия
12 апреля 2006 г.
б) СОГЛАСОВАНО
протокол заседания комиссии
от 22 января 2006 г. № 2