2020-09-26
66
Регистрационные формы для исходящих документов во многом аналогичны регистрационным формам на входящие документы, но заполняются другими данными. Указываются:
▪ название подразделения, подготовившего документ,
▪ исходящий номер документа;
▪ дата документа;
▪ адресат, т.е. название организации, куда отправляется документ;
▪ краткое содержание документа;
▪ фамилия исполнителя, подготовившего документ;
▪ контрольная дата ожидаемого ответа;
▪ ссылка на входящий документ, если документ является ответом;
▪ номер дела, куда подшивается копия отправленного документа (или подлинник, если документ отправляется по факсу).
Могут быть добавлены и другие сведения о документе, например количество листов» наличие приложений» номер бланка, порядок отправки и т.д.
Исходящие документы обычно регистрируются централизованно на участке отправки корреспонденции.
Внутренние документы часто регистрируются децентрализованно по группам в тех отделах, где создаются и оформляются: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии и т.д.
Регистрироваться внутренние документы должны в день подписания или утверждения.
При регистрации внутреннего документа заполняются следующие данные о нем:
▪ порядковый регистрационный номер, присваиваемый документу;
▪ дата документа (регистрации);
▪ краткое содержание;
▪ подразделение, подготовившее документ;
▪ исполнитель;
▪ срок исполнения;
▪ отметка об исполнении (ход исполнения);
▪ номер дела, куда подшит документ.
Как и в предшествующие формы входящих и исходящих документов, в форму регистрации могут быть добавлены другие данные: количество листов, наличие приложений и т.д.
Каждый вид документа (приказы, распоряжения, договоры, докладные записки) регистрируется и нумеруется самостоятельно. Порядковый номер, присваиваемый документу в момент регистрации, переносится на документ. К номеру могут быть добавлены буквы. Например, к приказу по личному составу — «лс», т. е. личный состав, или «к» — кадры, к номеру распоряжения-буква «р»-распоряжение и т.д.
Постановка рациональной системы регистрации документов позволяет службе делопроизводства владеть информацией о всех документах организации и выполнять квалифицированно такие важные задачи, как информационно-справочная работа и контроль за исполнением документов.
Регистрационный номер документа.
Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно с самостоятельными регистрационными номерами. Регистрационный номер документа (регистрационный индекс документа) - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.[12]
Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации.[13]
Регистрационный номер проставляется на документе при его регистрации, обязательно включает номер документа по журналу регистрации данного вида документов и может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел и дополнительными буквенными индексами, облегчающими идентификацию документов. Вопрос о том, какие разделительные знаки будут использоваться в регистрационных индексах, решается делопроизводственной службой организации. [14]
Примеры регистрационных номеров документов:
Регистрационный номер письма 49/2-5,
где 49 – порядковый номер документа по журналу регистрации;
2-5 – индекс дела по номенклатуре дел, состоящий из кода подразделения (2) и номера дела (5), в котором будет храниться подлинник входящего письма или копия исходящего письма.
Регистрационный номер трудового договора 35/12,
где 35 – порядковый номер договора по журналу регистрации;
12 – указание на год, в котором заключен трудовой договор.
Регистрационный номер дополнительного соглашения к трудовому договору 3-35/12,
где 3 – порядковый номер дополнительного соглашения к определенному трудовому договору;
35/12 – номер трудового договора, к которому заключено данное дополнительное соглашение.
Регистрационные номера многих внутренних документов могут включать только порядковый номер по журналу регистрации данного вида документов, например протоколы, акты, справки и др.
Регистрационный номер (индекс) приказов по личному составу кроме номера содержит дополнительное литерное обозначение, выделяющее его из ряда других приказов: 15-к, 02-л.
Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями – авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей последовательности указания наименований организаций в заголовочной части документа.
Например:
Приказ ФСТЭК России, ФСБ России, Мининформсвязи России
13.02.2008 № 55/86/20[15]
Регистрационный номер документа проставляется одновременно с датой документа на подлиннике документа в специально отведенном месте на бланке и на копии, остающейся в деле организации.
