Реорганизация структуры

1 2 3

Лабораторная работа № 3

Работа с большимИ документАМИ

Цель работы: изучение способов структурирования больших документов, создание оглавлений и сносок.

Содержание работы:

1. Создание структурированного документа.

2. Создание оглавления документа.

3. Изменение структуры документа и обновление оглавления.

4. Создание сносок

Порядок выполнения работы:

1. Изучить методические указания.

2. Выполнить задания.

3. Ответить на контрольные вопросы.

4. Оформить отчет.

Методические указания:

Word предоставляет пользователю специальные средства для работы с большими документами. Большим называется документ не столько большой по объему, сколько сложный по своей структуре. Под структурой документа обычно понимают схему, определяющую взаиморасположение и связь его составных частей. Так, например, в структуре дипломной или курсовой работы на самом высоком уровне иерархии находится название работы, далее следуют названия глав, разделов, подразделов и т.д. на самом низшем уровне располагается текст (включая таблицы, иллюстрации, формулы и др.).

Прежде чем создавать многостраничный документ, следует определить его структуру (план) — разбивку на разделы, графы и параграфы. При определении структуры заголовкам и подзаголовкам назначаются стили разных уровней. Это удобно выполнять в режиме просмотра структуры. В ходе работы структура документа (порядок глав) может изменяться.

Создание структурированного документа

Данная процедура может включать следующие этапы:

1. Перейти в режим просмотра структуры документа (кнопка слева от нижней горизонтальной линейки прокрутки или команда Вид >• Структура).

2. Создать список всех заголовков. Поочередно всем строкам заголовков назначить соответствующие уровни иерархии с помощью кнопок Повысить уровень и Понизить уровень панели инструментов Структура.

3. Для ввода обычного текста перейти на новую строку, нажать кнопку Понизить до обычного текста и вводить текст.

Реорганизация структуры

В режиме Структура можно изменять структуру документа: расположение разделов, граф и параграфов, перемещая отдельные элементы верх или вниз (рис. 1).

Рисунок 1. Вид панели инструментов Структура

Назначение кнопок панели структура:

- повышает выделенный абзац на самый верхний уровень;

- повышает уровень выделенного абзаца на единицу;

- понижает уровень выделенного абзаца на единицу;

- преобразует выделенный заголовок в обычный текст;

– перемещают выделенные абзацы выше предыдущего (ниже следующего) элемента в структуре документа;

– кнопка Развернуть отображает следующий, более низкий по отношению к выделенному фрагменту, уровень структуры;

– кнопка Свернуть прячет самый низкий уровень в выделенном фрагменте;

– отображает заголовки всех уровней и текст; при выборе из списка - отображают заголовки соответствующего уровня;

– кнопка Показать первую строку включает и выключает режим отображения только первой строки текста;

– кнопка Показать формат включает отображение символов оформления документа;

- кнопка для создания оглавления документа;

- кнопка позволяет обновить оглавление;

– кнопка Главный документ.

Для того чтобы переместить заголовок вместе с содержащимся текстом в новую позицию необходимо:

§ Установить курсор на соответствующий заголовок и нажимать кнопки Передвинуть вверх или Передвинуть вниз.

§ Можно для этого же установить мышь на первый символ заголовка (знак «плюс» или «минус») и переместить в новое положение.

Можно отменить показ всех подзаголовков, расположенных по иерархии ниже данного заголовка: установить курсор на строку с данным заголовком и нажать кнопку Свернуть. Для выполнения обратной операции — отображения всех подзаголовков, расположенных на более низких уровнях, чем данный, нажать кнопку Развернуть.

Нажатие кнопки приводит к отображению всех заголовков и текста.

Для нумерации заголовков задать команду Формат >• Список, выбрать многоуровневый способ нумерации списка заголовков и нажать ОК (рис 2).

Рисунок 2.Создание нумерованного списка.

Создание оглавлений

Для создания оглавления входящие в него пункты должны быть отформатированы с использованием стилей Заголовок 1, Заголовок 2 и т.д.

Установить курсор в позицию расположения оглавления (обычно — начало или конец текста) и задать команду Ссылка>•Оглавление и указатели (рис.3). Включить вкладку Оглавление, в поле Вид выбрать подходящий вид и нажать ОК. Нажав кнопку Параметры, можно в окне Параметры оглавления указать те стили, которые должны войти в оглавление.

Чтобы изменения в тексте документа или заголовков отразились в оглавлении, нужно выделить область оглавления, щелчком правойкнопки мыши вызвать контекстное меню и задать команду Обновить поле или нажать клавишу F9.