Страхование и оценка архивных документов

Архивные учреждения Российской Федерации приобрели значительный опыт оказания платных услуг, выполнения договорных работ по использованию документов. Однако, при переходе к коммерческому использованию документов, возникают новые аспекты предоставления подлинных документов и копий. Вопрос о денежной оценке архивного документа рассматривается двояко: как оценка содержащейся в документе информации (текстовой или изобразительной), так и оценка документа в целом с учетом ценности самого носителя. Поскольку информация копии документа полностью или частично заключает в себе информацию оригинала, встает проблема денежной оценки подлинного архивного документа и переноса ее в определенной степени на копию документа, т.е. установление цены копии архивного документа.

Денежная оценка архивных документов может применяться для решения следующих вопросов:

установление страховой оценки подлинных архивных документов;

покупка подлинных документов у частных лиц, на аукционах;

покупка копий документов у частных лиц, организаций, на аукционах;

продажа и обмен микрографических копий уникальных и особо ценных документов;

продажа и обмен комплексов микрографических копий массовых документов, содержащих основную информацию по определенному вопросу;

продажа и покупка информации архивных документов, обработанной по специальным программам и записанной на машинных носителях;

продажа факсимильных форм архивных документов;

предоставление права использования архивных документов на основе лицензионного договора;

продажа вторичной информации, содержащейся в справочниках по архивным документам.

Возникновение этих потребностей вызвано вступлением архивных учреждений в рыночные отношения внутри страны и с зарубежными партнерами. В качестве партнеров выступают частные лица, компании, специализирующиеся на продаже информации, научные центры, университеты, библиотеки, музеи, архивы и др.

Растущая интенсивность использования архивных документов, обусловленная расширением культурных связей и появлением коммерческого использования документов, вызывает необходимость разработки мер, обеспечивающих защиту интересов государства – собственника документов от хищения, пропажи, небрежного обращения, ведущего к повреждению и утрате документов. Одна из таких мер является страхование документов.

Сложившаяся за рубежом практика показывает, что цена информации всегда учитывается при коммерческом использовании архивных документов, прослеживается тенденция к постоянному увеличению цены. Развитие различных форм копирования не ведет к уменьшению цены подлинных документов, а существующий рынок микрографических копий при установлении цены конкретной копии исходит из цены соответствующего подлинного архивного документа.

В отечественном архивоведении опыт денежной оценки документов связан прежде всего с их приобретением в собственность государства. В настоящее время возросло значение исторических источников как предметов коллекционирования. Изменение цен на исторические источники следует рассматривать в тесной связи с изменением цен на объекты коллекционирования, учитывая подверженность цен влиянию общей экономической конъюктуры. На мировом рынке цена на подлинные архивные документы определяется аукционными ценами фирмы Сотби (Лондон). Цены этого аукциона наиболее полно отражают цены мирового рынка на архивные документы как предметы коллекционирования, имеющие историческую или художественную ценность. Цены на подлинные документы устанавливаются в фунтах стерлингов (в 1993 году английский фунт стерлингов равнялся 1,5 доллара США). Исчисление цены документов в фунтах стерлингов удобно для сравнения с ценами прошлых лет. Средний темп инфляции фунта стерлинга 3% в год. На других аукционах цены на предметах коллекционирования ниже, чем на Сотби. Например, аукционные цены Кристи на 20%-30% ниже цен Сотби.

Исторические источники, относимые к категории ценных и очень ценных, являются основными объектами частного коллекционирования, а поэтому спрос на них растет, - в этом случае данные источники покупаются для того, чтобы уберечь деньги от инфляции. За длительный период развития коллекционирования редких книг и рукописей во Франции и Великобритании создалась система категорий коммерческой оценки, используя в практических целях. Существует следующее деление подлинных документов на категории в зависимости от их статистической редкости и научно-исторической ценности. Эти категории коммерческой оценки могут быть представлены в виде шкалы аукционных цен:

Категории оценки         Интервалы аукционных цен фирмы Сотби

уникальные                   от 1 млн. до 10 млн. ф. ст.

исключительно ценные от 100 тыс. до 1 млн. ф. ст.

очень ценные                от 30 тыс. до 100 тыс. ф. ст.

ценные                           от 1 тыс. до 30 тыс. ф. ст.

Таким образом, цена на документы может колебаться в определенном интервале.

Анализ действующей за рубежом системы категорий коммерческой оценки документов показал возможность проведения денежной оценки архивных документов на следующей основе:

группировка документов по категории ценности, действующая в мировой практике;

применение совокупности критериев отнесения документов к конкретным группам.

Определение цены конкретного архивного документа начинается с соотнесения ценности данного документа с приведенной выше шкалой. Тем самым выявляется интервал цен, в пределах которого может находиться базовый уровень возможной цены. Вне конкретного спроса и конкретного предложения денежная оценка документа может быть проведена лишь как условная, предположительная.

Выработка критериев ценности архивных документов является результатом синтеза архивоведческого и информационного подходов. К важнейшим критериям относят: научно-историческую ценность; многосторонность (освещение возможно большего числа направлений деятельности общества); актуальность и практическую ценность; степень сохранности. При этом первые два параметра зависят от роли, места и значимости фондообразователя в сфере общественной и государственной деятельности, исторического периода, экономического, географического аспектов. Многосторонность документной информации (т.е. принадлежность ее к возможно большему числу направлений деятельности общества) и разнообразие видового состава информации архивного фонда считается мерой его информативности. На основании известных и принятых в архивоведении критериях ценности архивных документов, было сформулировано шесть основных общих критериев: значимость фондообразователя; время создания документа; ценность содержащейся в документе информации; авторство документа; юридическая сила документа; подлинность документа; наличие художественных и палеографических особенностей, т.е. три известные группы критериев: происхождения, содержания и внешних особенностей.

Каждый из шести общих критериев состоит из ряда частных, раскрывающих и уточняющих содержание общего критерия и дающих конкретный исходный материал для формулирования всего круга факторов, влияющих на определение ценности; следовательно, и на оценку архивного документа.

Разработанные архивоведением общие и частные критерии ценности документов, опыт их практического применения в оценке документов, опыт их практического применения в оценке документов при коммерческой деятельности архивов, существующие теоретические и методические подходы к определению информационной ценности документов позволяют сформулировать три блока факторов, существенно влияющих на оценку архивных документов. Это информационная ценность (характеристика объективно присущих документу свойств и отраженной в них информации, значимых независимо от целей и задач потребителя), потребительская ценность (характеристика документа и заключенной в нем ретроспективной документной информации, ориентированная на интересы конкретного потребителя) и сохранность документа (характеристика физического состояния и условий хранения документа, позволяющая решать вопрос о возможности пользования им, допустимые и необходимые ограничения в пользовании документом). В эти три блока включено 16 факторов, систематизированных по логически взаимосвязанным группам, а внутри групп ранжированных по значимости с точки зрения присущей им «информационной нагрузки», дополнительным факторам. Фактически в классификационную схему факторов, определяющих категорию ценности документов, включены возможные основные варианты применения критериев архивоведческой оценки документов.

К критериям информационной ценности отнесены:

номинал документа – тип, вид, разновидность документа, отражающие правовой уровень документа, общий характер запечатленной им информации, тесно связанные с его содержанием;

автор/адресат – название организации или имя лица, характеризующее их (его) значение и функциональную принадлежность, масштаб и характер деятельности, которые также тесно связаны с содержанием документа;

содержание документа (информационная насыщенность) – комплексный критерий, в составе которого значимость (важность) отраженных событий, фактов, явлений в жизни общества, группы лиц или лица; время события; уровень сложности документа, связанный с разнообразием затронутой информации; наличие маргиналий.

Дополнительным критерием, повышающим или, наоборот, понижающим возможную оценку документа, является масштаб события, факта, явления (в отношении содержания документа) или деятельности, известности организации, органа или лица, группы лиц (по отношению к автору, адресату, объекту информации).

К критериям потребительской ценности отнесены:

подлинность – принадлежность документа непосредственно данному автору с атрибутами его удостоверения или «отдаленная» от него копия;

хронологическая принадлежность документа, время его создания -характеризует первичность, непосредственность восприятия события, явления, факта или ретроспективность документа, осмысление или анализ события на временном расстоянии;

внешние особенности документа – наличие или отсутствие повышающих его ценность материалов и реквизитов;

новизна сообщаемой информации – степень объективной известности данного документа, выражаемая чаще всего через его опубликованность (неопубликованность);

уровень (интенсивность) спроса на РДИ, заключенную в документе.

К критериям сохранности документов отнесены:

сохранность текста – состояние бумаги, пергамента, пленки, стекла, любого другого носителя, возможность устранения имеющихся повреждений;

режим хранения – нужны ли для создания оптимальных условий хранения документа какие-либо специальные средства и, следовательно, дополнительные расходы;

степень риска – предполагаемое перемещение, транспортировка документа, копирование или иное резкое изменение режима хранения, могущее нанести ущерб состоянию документа.

Изложенные критерии составляют практически исчерпывающую характеристику документа и могут служить инструментом в работе эксперта по их оценке.

Потребность разработки принципов страхования документов в России вызвана необходимостью предоставления подлинных архивных документов для экспонирования, пересылки копий за рубеж. Страхование исторических документов, предоставляемых для экспонирования, призвано предотвратить их кражи, утраты или повреждение или обеспечить возмещение ущерба.

Опыт страхования архивных документов при предоставлении их на выставки в стране и за рубеж в федеральных архивах очень незначителен. Устанавливаемые величины страховой оценки документов, представляемых для экспонирования, весьма различны. Проследить четкую закономерность при определении этих величин практически невозможно. При установлении размера страховой суммы учитывалось лишь количество листов и делалась попытка из всего массива страхуемых документов выделить несколько групп по категории их ценности.

В мировой практике при экспонировании архивных документов страхование проводится на основе закона о страховании той страны, куда предоставляются документы для экспонирования.

Страховое законодательство ведущих стран (Великобритания, Франция, Германия, Австрия, США) в области коллекционирования закрепляет фундаментальный принцип страхования произведений искусства, архивных документов, рукописных и старопечатных книг и т.д. – страхование на основе «цены по договоренности сторон», т.е. той произвольной суммы, которую страхователь записывает в страховой полис, а страховая компания соглашается страховать на эту сумму. Это вызвано тем, что аукционные цены на эти предметы носят вероятностный характер.

Из этого обстоятельства вытекает второй важный практический принцип страхования архивных документов: страховая сумма оцениваемого документа должна превышать верхнюю границу его вероятной аукционной цены.

Эти принципы должны быть положены в основу практической деятельности отечественных архивов по страхованию документов, экспонируемых на выставках как за рубежом, так и внутри страны.

На территории России страхование производится в соответствии с законом Российской Федерации «Об организации страхового дела в Российской Федерации» от 27 ноября 1992 г. № 4015-1, с изменениями от 31 декабря 1997 г., 20 ноября 1999 г., 21 марта, 25 апреля 2002 г., 8, 10 декабря 2003 г.

Наиболее сложный вопрос – определение величины страховой суммы за каждый страхуемый документ. При этом учитывается, что зарубежное законодательство позволяет определить страховую сумму коллекционных предметов на основе «цены по договоренности». Величина страховой суммы должна побуждать организацию, получающую документы для экспонирования, принимать все меры к тому, чтобы не допустить их утраты или повреждения. Установленная страховая сумма должна способствовать предотвращению хищений документов, делая экономически невыгодной для принимающей стороны преднамеренную организацию пропажи ценных памятников истории и культуры. По этой же причине при определении страховой суммы следует ориентироваться на цены международных аукционов, в первую очередь, на цены аукциона Сотби (Лондон). Сбыт краденых исторических документов выше цен Сотби маловероятен, поскольку цены на архивные материалы этого аукциона самые высокие в мире.

Практика страхования перевозок и выставок предметов коллекционирования в США и Западной Европе показывает, что страховая сумма определяется значительно выше вероятной аукционной цены. Это делается для того, чтобы исключить возможные кражи исторических документов с целью их перепродажи. Величина превышения зависит от категории ценности документа. В целом страховая сумма должна приблизительно соответствовать ожидаемой возможной верхней границе аукционных цен через 10 лет.  

Как правило, подлинные уникальные документы почти никогда не экспонируются. Для уникальных документов, аукционная цена которых достигает 7 млн. ф. ст., страховая оценка – около 10 млн. ф. ст. Страховая сумма для исключительно ценных документов должна составлять 3 млн. ф. ст., что в 3 раза превышает верхнюю границу аукционной цены для документов данной категории ценности. Сумма в 3 млн. ф. ст. представляет надежный заслон от хищения, т.к. невозможно перепродать документы этой категории за 3 млн. ф. ст.

Страховая сумма для категории очень ценных документов может быть определена в 160 тыс. ф. ст. Страховая сумма для категории ценных документов может быть определена в 50 тыс. ф. ст.

Архив, подготовивший документы для экспонирования, после проведения их страховой оценки, составляет заявление в страховую организацию, указывая риски, от которых производится страхование, адрес получателя документов, период страхования, вид транспорта. К заявлению прилагается список документов с их страховой оценкой. Аналогичное заявление составляет организация-получатель документов в соответствии с договором о предоставлении документов для экспонирования.

Факт заключения договора страхования и его условия фиксируются в специальном документе – страховом полисе. Страховой полис включает следующие элементы:

дата заключения договора;

банковские реквизиты страховщика;

наименования и юридические адреса договаривающихся сторон;

объект страхования;

перечисление страховых рисков, от которых производится страхование, и при наступлении которых страховщик обязан платить страховое возмещение;

длительность периода страхования (даты начала и прекращения действия договора). При экспонировании документов страхование осуществляется на весь период выдачи их из архива;

размер страховой суммы, на которую страхуется документ;

размер страхового платежа;

порядок изменения и прекращения договора.

Страхование документов, представляемых на внутрироссийских выставках, осуществляется на основании договоров с Правлением и органами Госстраха РФ, Ингосстраха РФ (страхование в валюте) или некоторыми другими компаниями.

Вышеизложенное позволяет сформулировать следующие принципы страхования:

страховая сумма всегда превышает верхнюю границу аукционной цены соответствующей категории ценности архивного документа и устанавливается по договоренности сторон;

архивные документы страхуются на основе «страхования от всех рисков» стороной, получающей документы для экспонирования;

величина страхового тарифа на архивные документы устанавливается в промилле.

Предлагаемые принципы должны быть положены в основу практической деятельности отечественных архивов по страхованию документов, экспонируемых на выставках в пределах Российской Федерации и за рубежом.