Построение диаграмм в табличном процессоре Excel

Форматирование таблиц в Excel.

При вводе числовой информации содержимому ячейки присваивается один из поддерживаемых Excel числовых форматов. Если формат введенных данных «незнакомый» (например, 2.5 км/ч), то вводимое числовое значение интерпретируется программой как текст.

Общий формат используется для отображения как текстовых, так и числовых значений произвольного типа. Этот формат обычно используется по умолчанию.

Числовой формат является наиболее общим способом представления чисел. Для вывода денежных значений используются форматы Денежный и Финансовый. Для этих форматов можно выбрать число десятичных знаков после запятой.

Форматы дат служат для отображения дат, например 12.07.2004, 14 Июль, 2004. Для отображения времени удобно использовать формат Время, например 1:30:55 PM.

В процентном формате значение ячеек умножается на 100 и выводится на экран с символом процента. Дополнительные форматы предназначены для работы с базами данных и списками адресов.

В программе Excel предусмотрены разнообразные средства, с помощью которых вы можете по своему вкусу оформить таблицу, – так, чтобы при распечатке она выглядела красиво.

Форматирование текста. Как уже говорилось, вся информация, вводимая вами в таблицу, воспроизводится либо стандартным шрифтом, установленным на вкладке Основные диалогового окнаСервис-Параметры..., либо текущим шрифтом, установленным с помощью командыФормат-Стиль.... Однако вам предоставляется возможность изменить шрифт, размер шрифта и начертание текста в любом участке таблицы (от части ячейки до всей таблицы) с помощью кнопок панели Форматирование.

Кроме того, вы можете изменить расположение текста в группе выделенных ячеек с помощью кнопок выравнивания (влево, вправо, по центру).

Если вы хотите выровнять текст, набранный в какой-то ячейке, по центру выделенной группы столбцов, нажмите на панели Форматирование кнопку .

Если выделить ячейку или группу ячеек и выбрать команду Формат-Ячейки..., на экране появится окно, показанное на рисунке 5.1.

Рисунок 5.1 – Вид диалогового окна форматирования ячеек

Вкладка Выравнивание позволяет изменить ориентацию текста (по горизонтали, по вертикали), сместить текст (вниз, вверх и т. п.), разбить текст на несколько строк (свертка текста, переключатель "переносить по словам"). Вкладка Шрифт позволяет изменять свойства шрифта в ячейках таблицы. На вкладке Граница можно выбрать множество макетов обрамления ячейки или группы ячеек и т. д. Вкладка Вид предназначена для цветового оформления ячеек. На вкладке Защита устанавливается защита ячеек от изменений и скрытие формул.

Автоформатирование. Чтобы воспользоваться этой функцией, необходимо:

1) выделить блок ячеек, который необходимо оформить по тому или иному шаблону;

2) выбрать командуФормат-Автоформат...;

3) в появившемся диалоговом окне из раскрывающегося списка Список форматов выбрать шаблон и нажать кнопку ОК.

Список шаблонов, предлагаемых в диалоговом окне автоформатирования, сравнительно невелик, однако Excel позволяетвам"вручную" оформлять различные участки таблицы с помощью множества комбинаций линий и рамок различной формы (двойная линия, пунктир и т. п.). Во-первых, вы можете:

1) выделить блок ячеек, который надо оформить;

2) щелкнуть на кнопке раскрывающегося списка рамок;

3) найти в этом списке пиктограмму с подходящим шаблоном обрамления (например, со сплошным контуром или с линиями сверху и снизу) и щелкнуть на ней.

Во-вторых, можно выбрать командуФормат-Ячейки..., а затем вкладку Граница. На этой вкладке вы сможете выбрать форму линии (стиль), образующей рамку, а также расположение рамки относительно выделенного блока ячеек (замкнутый контур, слева, сверху и т. п.).

Разумеется, "ручное" оформление таблицы можно сочетать с автоформатированием.

Цвет фона и символов. Если у вас цветной принтер, вы можете "раскрасить" выделенные участки таблицы различными цветами (на черно-белой распечатке цветные области будут иметь какие-либо оттенки серого). Для этого на панели инструментов "Форматирование" предусмотрены два раскрывающихся списка: в центре – список для цвета фона, а справа – список для цвета символов. Выбор цветов из этих списков – стандартный (не забывайте только выделить ячейки, которые вы собираетесь "раскрасить").

Диаграмма - это визуальное представление числовых значений. Чтобы создать диаграмму, нужно иметь, как минимум, некоторый набор чисел, называемых данными. Диаграмма - это объект, который Excel создает по запросу. Объект диаграммы состоит из одного или большего количества рядов данных выводимых графически. Внешний вид рядов данных зависит от выбранного пользователем типа диаграммы. Данные каждого ряда хранятся в отдельной строке или в отдельном столбце.

Ключевая особенность диаграмм в Excel - их динамический характер. Это означает, что ряды данных диаграммы связаны с данными, находящимися на рабочих листах. Если данные в листах изменяются, диаграмма автоматически обновляется, отображая изменения в листах.

После создания диаграммы всегда возможно изменит ее тип или формат, можно добавлять новые ряды данных или изменять текущие, отображая другой диапазон.

Диаграмму можно создавать на отдельном листе (листе диаграмм) или на том же листе, где находятся данные, тогда она называется внедренной.

Внедренная диаграмма. Внедренная диаграмма свободно перемещается по рабочему листу. Как и у любого другого графического объекта можно изменять ее размеры или пропорции, настраивать границы и выполнять над ней другие операции. Ее можно распечатывать вместе с таблицами числовых данных.

Чтобы выполнить любое изменение в объекте внедренной диаграммы, необходимо ее активизировать (выделить) щелчком мыши на ней. При этом главное меню программы Excel изменяется: вместо меню данных появляется меню диаграмм.

Листы диаграмм. При создании диаграммы на отдельном листе, она занимает его полностью. Это очень хорошо подходит для ее распечатки на отдельном листе и будет она выглядеть точно так же, как и в листе диаграмм.

Диаграмму с листа диаграмм легко можно преобразовать во внедренную, это делается командой меню Диаграмма ® Размещение.