Режимы хранения

Основными разрушителями документов в архивохранилищах являются грибки плесени. Известно свыше 200 видов грибков, обитающих в книго- и архивохранилищах, их споры переносятся воздушным путем и в запыленных помещениях легко могут зара­зить документы. Как правило, грибки развиваются наиболее ак­тивно на влажных документах или в хранилищах с повышенной влажностью воздуха при температуре 25 — 27 "С, в тесно загро­можденных углах и непроветриваемых шкафах. Поэтому в архи­вохранилищах должен соблюдаться оптимальный температурно-влажностный режим. В России он установлен максимально в 18 — 20 °С с относительной влажностью воздуха 50—55 %.

Пленочные носители требуют еще более жестких условий хра­нения и низких температур, поэтому все архивохранилища комп­лектуются приборами для измерения температуры и влажности в разных углах архивохранилищ. Наиболее дешев и удобен бытовой жидкостный психрометр, в котором влажность определяется по прилагаемой к нему таблице исходя из разницы температур сухо­го и влажного термометров.

Для архивохранилищ обязательны регулярные влажные убор­ки и профилактическая дезинфекция помещений.

Все дела, поступающие в архив со сроками хранения более 10 лет, должны отвечать следующим требованиям:

быть освобождены от металлических (ржавеющих!) скрепок, скобок;

быть переплетены или подшиты крепкой нитью на четыре от­верстия, можно с нижней обложкой из тонкой картонной папки;

листы документов должны быть пронумерованы в верхнем пра­вом углу карандашом;

впереди документов должны быть вшиты листы с внутренней описью всех документов данного дела;

последним листом должен быть вшит лист-заверитель, на ко­тором указано, сколько листов подшито в деле и сколько допол­нительных листов внутренней описи.

Аналог внутренней описи изготавливается и как вкладыш в коробку с оптическим диском или дискетами (рис. 6.3).

В хранилищах носители информации дополнительно упаковы­ваются в картонные коробки, связки и другие контейнеры, изго­товленные из безвредных для документов материалов. К коробкам приклеиваются, а к связкам дел прикрепляются к шпагату ярлы­ки с указанием номера описи (номенклатуры дел), года (лет) и крайних номеров дел, включенных в данную коробку (связку).

В зависимости от твердости материала обложек дел, частоты использования документов выбирается способ хранения — верти­кальный или горизонтальный.

Не реже одного раза в 10 лет, а для дел постоянного хране­ния — раз в 5 лет, для конфиденциальных документов — ежегод­но следует проводить проверки наличия и состояния дел. Такие проверки проводят также при смене заведующих архивами, при массовой порче или гибели дел, после перемещения дел в другое архивохранилище.

Итоги проверок оформляются актами, утверждаемыми руко­водителем организации. При проверке контролируется не только практическое наличие дел, но и возможные ошибки в учетных документах, а дела для контроля за их сохранностью проверяются полистно. По результатам проверок, утвержденных руководством организации, вносятся при необходимости изменения и уточне­ния в учетные документы со ссылкой на номер и дату акта, в котором зафиксированы итоги проверки.

Формы документов, которыми оформляются все виды работ в архиве, унифицированы и включены в Основные правила работы ведомственных архивов как приложения.