При помощи авансового отчета подотчетные лица подтверждают израсходованные суммы, выданные им ранее авансом.
Выдача авансовых сумм может осуществляться только на основании
приказа руководителя о подотчетных лицах,
Организации имеют право выдавать наличные деньги подотчет на расходы:
- хозяйственно-операционные, в том числе на приобретение ГСМ, и представительские;
- командировочные;
- экспедиций, геолого-разведочных партий;
- уполномоченных предприятий и организаций;
- отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций.
Образец приказа о
назначении подотчетных
лиц
В организации необходимо издать приказ руководителя, в котором должны быть определены:
- перечень лиц, которым могут выдаваться под отчет денежные средства;
- сроки, на которые выдаются денежные средства;
- целевое назначение денежных средств;
- размер денежных средств.
Денежные средства, выданные по отчет, запрещается передавать третьим лицам.
|
|
Слово " подотчетное " по определению предполагает, что лицо должно отчитаться по расходованию полученных денег.
Сделать это подотчетное лицо должно не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы.
В случае с командированными работниками - со дня возвращения из командировки.
Следует помнить, что подотчетному лицу наличность может выдаваться только в том случае, если он полностью отчитался по ранее выданному авансу.
Приказ о направлении работника в командировку - это первичный документ, фиксирующий факт командирования работника. В общем случае приказ издается руководителем организации, а распоряжение - другими уполномоченными должностными лицами.
Образец оформления
приказа о направлении
работника в командировку
Напомним, что под командировкой следует понимать выполнение работником служебного задания (поручения) в другой организации (обычно в другой местности) продолжительностью более одних суток. Порядок направления в командировку определяется в соответствии с гл. 24 ТК РФ, а также положениями других нормативно-правовых актов, локальных актов организации и трудовых договоров, заключенных с соответствующими работниками. К числу документов, сопровождающих издание приказа (распоряжения), относятся:
- служебное задание;
- командировочное удостоверение;
Документ, отражающий все основные сведения, связанные со служебной командировкой именуется командировочным удостоверением. Его функциональное назначение заключается в подтверждении переданных работнику на время командировки полномочий, а также в подтверждении факта пребывания работника в местах командирования (посредством простановки соответствующих отметок на оборотной стороне бланка).
|
|
Образец заполнения
командировочного
удостоверения
Оформляется командировочное удостоверение работником кадрового отдела (в соответствии с приказом о направлении в командировку), подписывается руководителем организации и передается командируемому лицу.
На предприятии также должен вестись специальный журнал (на основании Методических рекомендаций ВНИИДАД 2002 г.), в котором фиксируются сведения о работниках, убывающих в командировки, с указанием времени отъезда и прибытия.
В качестве бланка командировочного удостоверения рекомендуется использовать унифицированную форму № Т-10.
Заполнение формы может осуществляться от руки или на компьютере. Исправление допущенных в командировочном удостоверении ошибок происходит путем зачеркивания неправильных записей и проставления над ними правильных. Сделанные исправления обязательно должны быть подтверждены подписями соответствующих должностных лиц.
Оборотная сторона бланка заполняется работником непосредственно в процессе командировки, путем проставления в организациях, куда направляется командируемый, отметок о времени прибытия и выбытия. Данные отметки должны быть обязательно заверены печатью и подписью ответственного должностного лица принимающей стороны, так как в дальнейшем на их основании и будет подтверждаться факт нахождения работника в командировке.
По возращении из командировки, работник передает заполненное командировочное удостоверение в бухгалтерию(вместе с заполненным авансовым отчетом и другими оправдательными документами), для дальнейшего учета понесенных организацией расходов.
- отчет о командировке;
- авансовый отчет;
- журналы регистрации работников, прибывающих и выбывающих в командировку.
Кроме того, командирование работников организации обычно производится в соответствии с утвержденным планом командировок (за исключением срочных и внеплановых).
Приказ на командировку оформляется отделом кадров (или иным аналогичным подразделением), подписывается руководителем организации и доводится до сведения работника под роспись.
Бланк приказа имеет две формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 06.04.01 № 26: унифицированная форма № Т-9 - применяется для документирования факта направления в командировку одного работника, и форма № Т-9а - для направления двух и более работников. В данных формах необходимо указать фамилию(и) и инициалы, структурное подразделение, профессию (должность) командируемого(ых), а также цель, время и место(а) командировки. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов.
Также, проект приказа о командировке может оформляться на общем бланке организации.
Бланк авансового отчета представляет из себя двухстороннюю унифицированную форму № АО-1 и подлежит заполнению в одном экземпляре как подотчетным лицом, так и работником бухгалтерии.