Порядок заключения договора в организации при наличии договорного отдела

Эти функции в принципе может выполнять ЮС.

Все предложения контрагентов о заключении договоров, проектов договоров регистрируется службой документооборота и передаются руководителю организации (если крупная компания – то определенному из руководящих). Вначале обязательно рассматривает руководство (пишет визу: в коммерческий отдел), потом передается по нужным подразделениями. Служебные записки руководителей структурных подразделений с обоснованием заключения договора также предварительно направляют руководителю организации или его заместителю по соответствующей сфере деятельности.

Проект договора - подписанный контрагентом договор с визой начальника соответствующего структурного подразделения поступает в договорный отдел. К проекту договора прилагается контрагентами: внесение о внесении в ЕГР ЮЛ, выписка оттуда, учредительные документы (например, устав: не обязан предоставлять, но можно попросить т.к крупная сделка, финансовая отчетность, протокол собрания об избрании/решении о назначении/ выписка из реестра –для подтверждения исполнительного органа; доверенность на заключение договора; решение высших органов управления о крупной сделке (протокол общего собрания), лицензия/ разрешения на соответствующую деятельность; предварительный договор/ соглашение о намеревании, справка о движении денежных средств – если организация нормальная, то предоставит документы).

При отсутствии готового проекта договора руководитель соответствующего структурного подразделения подает в договорный отдел о необходимости подготовить проект договора. Подготовленный проект договора или проект контрагента должны пройти согласованиии с:

1. Планово - экономический отдел.

- источник финансирования, себестоимость, прибыль, методы индексирования цен по договору, а также основные планово – экономические показатели.

2. Бухгалтерия.

- Анализирует в части бухгалтерского и налогового учета, определяет счета, определяет возможные налоговые последствия.

3. Служба финансового планирования (может быть бухгалтерия).

- Возможность финансирования договора, уточняет объем и сроки платежей, планирует их по бюджету расходов.

4. Юридическая служба.

- определяет правоспособность контрагента и его представителя, условия для заключения договора – с точки зрения обязательства: прошел ли договор визирование у других служб.

- рассматривает меры ответственности.

При наличии замечаний по проекту договора возможны варианты: а) проект возвращается подразделению ведущему договор для устранений замечаний и разногласий с контрагентами; б) договорный отдел на основании этих замечаний совместно со службой ведущей договор подготавливает протокол разногласий или дополнительное соглашение, которое также подлежат визированию всеми причастными службами.

После всех завизированных документов, отправляется руководителю организации.