Прием, выдача наличных денег. Оформление кассовых документов

Бухгалтерский учет кассовых операций

Учет кассовых операций ведется на счете 50 «Касса». Счет 50 «Касса» является активным, то есть увеличивается по дебету. Его структура выглядит следующим образом:

Счет 50 «Касса»
Дт	Кт
Снач
Поступление денег в кассу	Выдача денег из кассы
Скон

К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:

- 50.01 – «Касса организации»;

- 50.02 – «Операционная касса»;

- 50.03 – «Денежные документы».

На субсчете 50.01 непосредственно учитываются остатки и движение наличных денежных средств в организации. В случае, если в кассе есть наличная валюта, необходимо открыть еще один субсчет для обособленного ведения валютной и рублевой касс. На субсчете 50.02 учитываются наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктах и т.п. Счет 50.3 предназначен для учета имеющихся в организации почтовых марок, марок государственной пошлины, вексельных марок, оплаченных авиабилетов и т.п. Денежные документы учитываются на счете в сумме фактических затрат на приобретение.

Основные проводки, отражающие кассовые операции и операции с денежными документами приведены в таблице ниже:

Дт	Кт	Пояснение
		Поступление арендной платы
	62,76	Получена выручка за реализованную продукцию
	51, 52	Получены денежные средства с расчетного или валютного счета
		Возвращен выданный ранее аванс
		Сдан в кассу неиспользованный подотчетным лицом остаток денежных средств
		Погашена наличными задолженность по товарам в кредит, по займам и недостачам, растратам и хищениям от сотрудника
		Возврат в кассу излишне уплаченных сумм заработной платы
		Поступление наличных денежных средств от филиалов и обособленных подразделений
		Оплачены долгосрочные ценные бумаги, внесены вклады в уставный капитал, выдан займ
51, 52		Сданы денежные средства на расчетный или валютный счет
		Выдана заработная плата
		Выдана сумма подотчетному лицу
		Выявлена недостача в кассе Недостача взыскана в счет заработной платы кассира
		Списана отрицательная курсовая разница
		Учтена положительная курсовая разница

Наличные деньги поступают в кассу организации:

- с банковских счетов организации

- от покупателей (выручка от продаж)

- от подотчетных лиц (возврат неиспользованных сумм)

- в оплату за денежные документы

- от сотрудников организации (возврат займов, возмещение ущерба)

- от учредителей (внесение уставного капитала) и т.д.

Операции по поступлению денежных средств в кассу оформляются унифицированным первичным документом - Приходным кассовым ордером (форма КО-1). Бухгалтер выписывает (оформляет на компьютере) 1 экземпляр приходного кассового ордера. Отрывную часть (квитанцию) необходимо заверить печатью и выдать лицу, внесшему деньги в кассу.

Деньги, которые поступают в кассу как выручка за товары, работы, услуги нужно оформлять с применением кассового аппарата, т.е. помимо квитанции к приходному ордеру покупателю должен быть выдан кассовый чек. Если в течение дня таких операций совершается несколько (например, работа магазина), то покупатель получает только чек, а в конце дня на сумму общей выручки оформляется один приходный ордер.

Выписанный приходный ордер регистрируется в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3), и подшивается к отчету кассира (отрывной лист Кассовой книги).

Операции по выдаче денежных средств из кассы оформляются унифицированным первичным документом - Расходным кассовым ордером (форма КО-2). Расходный кассовый ордер может быть составлен на одну операцию или на группу однотипных операций (например: на выплату зарплаты оформляется Платежная ведомость и на общую сумму по ведомости выписывается один расходный кассовый ордер).

Выписанный расходный ордер регистрируется в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3), и подшивается к отчету кассира (отрывной лист Кассовой книги).

Выдача наличных денег из кассы происходит в следующих случаях:

- выплата заработной платы и приравненных к ней платежей (премии, отпускные, пособия)

- выдача денег под отчет сотрудникам организации

- сдача наличных денег в банк

- выплаты поставщикам

- выплаты учредителям

Выплата зарплаты и приравненных к ней платежей производится по Платежной ведомости (форма Т-53) в течение предназначенных для этого 3х дней. По истечении срока выплаты подсчитывается сумма, подлежащая депонированию и сумма, фактически выплаченная.

На выплаченную сумму составляется расходный кассовый ордер (КО-2). Депонированная сумма передается в банк и на нее также составляется отдельный расходный кассовый ордер. В дальнейшем депонированные суммы могут быть выплачены сотрудникам в любое время по их письменному заявлению.

Под отчет могут быть выданы небольшие суммы денег для оплаты расходов на командировки, операционно-хозяйственные расходы, приобретение мелких партий товара. Приказом руководителя организации определяется круг подотчетных лиц, которые могут получать деньги из кассы.

Выдача денег под отчет по письменному осуществляется заявлению сотрудника с визой руководителя, которое является приложением к расходному кассовому ордеру. На каждую полученную сумму подотчетное лицо составляет Авансовый отчет (по форме АО-1) не позднее 3х дней по истечении срока, на который была выдана сумма. При этом перерасход подотчетных сумм компенсируется сотруднику, а остаток - вносится сотрудником в кассу.