Требования к изготовлению документов

Бланки документов.

Форматы бумаги.

В соответствии с ГОСТ 9327-60 " Бумага. Потребительские форматы" стандартные форматы обязательны в нашей стране. Эти форматы приняты и в ИСО.

Для измерения форматов принята метрическая система мер. Площадь основного формата АО(841мм х 1189 мм) приблизительно равна квадратному метру. Каждый последующий формат получается из предыдущего делением большей стороны пополам.

Документы оформляются главным образом на бумаге формата А4 (2010х 297) А5 (148х210)

Отдельные виды документов содержащие таблицы и графики оформляются на формате А3 (297х 420).

Бланк документа – это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа. На бланках изготавливают только первую страницу документа для всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.

Для организации создаются 3 вида бланков:

• Для писем.

• Общий бланк.

• Бланк конкретного вида документа.

Бланк письма – могут быть размещены реквизиты: 01(02 или 03),04,05,06,08,09. При необходимости: 11,12,13,14,15,17,18,19,20.

На бланке для писем наименование вида документа не указывается.

Общий бланк – реквизиты 01(02 или 03),08,11,14. Бланк называется общим, так как содержит одинаковый набор реквизитов для всех видов документов.

Бланк конкретного вида документа – (кроме письма) включает реквизиты: 01(02 ил 03), 08,10,14. При необходимости 11, 12,13,18,19. Эти бланки создают если в организации применяется большое количество документов этих видов.

Гербовые бланки. Могут создаваться только типографским способом, в полиграфических предприятиях, имеющих лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических возможностей. Гербовые бланки подлежат учету, который ведется раздельно по каждому виду бланков. Расположение Реквизитов предусмотрено стандартам в двух вариантах: продольном и угловом.

Все реквизиты документа (кроме текста), которые состоят из нескольких строк печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов отделяют друг от друга полтора - два интервала. Реквизиты отделяют друг от друга 2-3 интервала. Максимальная длина строки каждого отдельного реквизита кроме текста- 28 знаков.

Текст документа на бланках А4 печатают через 1,5 интервала; на бланке А5 через 1 интервал.

• От границы левого поля:

• Заголовок к тексту.

• Текст без абзацев.

• Отметка о наличии приложений.

• Фамилия исполнителя, номер его телефона.

• Отметка в исполнении документа и направлении его в дело.

• Наименование должности в реквизите, подпись.

• Гриф согласования.

• Заверительная надпись " верно".

• Слово "примечания".

• Слова " ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ".