Сортировка списков

Итоги сессии

Создание списков

Работа со списками (базами данных) в Excel

При организации косвенного канала сбыта возникает потребность в определении его длины и ширины.

Список – это прямоугольная область ячеек, в которой все строки имеют фиксированную структуру заполнения. Excel позволяет искать, упорядочивать, преобразовывать информацию в списках. Работа со списками выполняется с помощью команд меню Данные. Пример списка:

Факультет	Группа	Фамилия	Год рождения	Средний балл	Стипендия
ФАИС	ПЭ-42	Котин		7,3
ЭФ	Э-11	Короткевич		6,2
ГЭФ	ОП-52	Ласица		9,3
ГЭФ	УП-11	Курачёва		9,1
ФАИС	ПЭ-52	Зайцев		4,9
ФАИС	ПЭ-42	Кондраченко		6,4
………..	……….	………………..	……..	……..	……….

Каждая запись списка содержит информацию об одном объекте и располагается в одной строке таблицы. Запись делится на поля, каждое из которых предназначено для данных одного типа. Для каждого поля отводится один столбец.

Столбцам присваиваются уникальные имена, которые заносятся в первую строку списка, называемую строкой заголовков. Заголовки используются при поиске и сортировке данных.

Правила формирования списка:

· рекомендуется создавать на одном рабочем листе один список или отделять его от других данных пустой строкой и пустым столбцом;

· нельзя отделять строку заголовков от записей пустой строкой, разделять столбцы с заголовками пустыми столбцами, вставлять перед данными в полях пробелы;

· рекомендуется отформатировать строку заголовков так, чтобы она отличалась от строк записей;

· имя поля (заголовок столбца) может состоять из нескольких слов, но обязательно размещенных в одной ячейке;

Создание списка.

Первый способ: ввод данных в ячейки таблицы.

Создать строку заголовков и ввести данные в список в соответствии с правилами его формирования; таблица может иметь заголовок, но в качестве имен полей будет использоваться только одна строка, расположенная непосредственно над данными.

Второй способ: Использование формы данных.

- создать строку заголовков;

- выделить любую ячейку строки заголовков;

- выполнить команду Данные – Форма. Появится ДО.

- заполнить соответствующие поля и щелкнуть по кнопке Добавить для перехода к следующей записи или по кнопке Готово для окончания ввода.

С помощью кнопок ДО Формы можно добавлять и удалять записи, перемещаться к следующей и предыдущей записи, выполнить поиск данных по заданным критериям (перемещаться только по записям, соответствующим заданному критерию).

Сортировка – это упорядочение списка по значениям одного или нескольких полей.

При сортировке текст упорядочивается по алфавиту от А до Я (по возрастанию) или от Я до А (по убыванию). Числовые поля сортируются в порядке возрастания или убывания значений, даты в хронологическом порядке (от ранних к более поздним) или наоборот.

Поля, данные из которых определяют порядок сортировки, называются ключами сортировки. Одновременно, при использовании команды Сортировка можно задать до трех ключей сортировки. Если ключей больше трех, то сначала нужно сортировать по младшим ключам, а потом по старшим.

Пример: при сортировке по полям Факультет – Группа – Ср. балл – Фамилия: сначала Ср.балл – Фамилия, затем Факультет – Группа.

Выполнение сортировки:

· выделить любую ячейку списка;

· выполнить команду Данные – Сортировка;

· указать ключи и порядок сортировки в ДО;

· нажать ОК.

Кнопка Параметры дает возможность различать прописные и строчные буквы; выполнять сортировку столбцов; сортировать данные в соответствии с некоторыми данными (Пон – Вт – Ср …).

При выполнении сортировки по одному ключу можно использовать кнопки на ПИ . Для этого нужно выделить любую ячейку столбца с ключевым полем (не весь столбец!) и щелкнуть по соответствующей кнопке.