Тема 3.Характеристика организации как системы

Понятие системы относится к фундаментальным научным категориям. В различных определениях общим является выделение свойства целостности системы.т.е. система это совокупность взаимодействующих элементов, составляющих целостное образование с новым свойством, которым не обладает в отдельности ни один из ее элементов. Это свойство иногда называют энердментностью (от английского – появление нового).В последнее время в теории управления для характеристики свойств целостности используют термин синергизм, означающий, что свойства целого не являются простой суммой свойств составляющих его частей.

Система управления – это совокупность элементов (подсистем), объединенных информационными связями и процессами, направленными на достижение некоторых целей. А это позволяет считать, что система создается для достижения целей, которые направлены на решение проблем. Проблемы служат фактором, инициирующим менеджмент на повышение эффективности производства и управления. Система управления организацией, как правило. характеризуется сложностью, вероятностным появлением параметров состояния управляемых объектов и неопределенностью принятия решений. Субъект и объект управления исследуется для установления оптимального их взаимодействия в достижении целей. Главные характеристики любых систем – состав, структура и функции элементов и самой системы. Для организационно- экономических систем характерна способность элементов воспринимать, хранить, перерабатывать информацию и использовать ее для управления в условиях взаимодействия с окружающей средой в соответствии с выработанными целями.

Задачи выявления элементов или частей системы, их структуры.т.е. организации связей и отношений между элементами,моделей функционирования элементов – это задача анализа, а определение модели и оптимальных параметров функционирования системы – задачи синтеза. Задачи анализа состоит, например, в установлении производственных функций.т.е. зависимости между результатом производства и затратами ресурсов. Задачи синтеза – формирование экономико –математической модели, решение которой позволит составить производственную программу (очередность процессов, затраты ресурсов и другие.).

Вопросы обоснования принятия решений рассматриваются в научных дисциплинах кибернетического направления: исследование операций, теории оптимального управления, теории принятия решений, системотехника, системный анализ и другие. Понятия «системный подход» и «системный анализ» наиболее часто используются в научной литературе, применительно к исследованию сложных систем и управлению. Системный подход представляет собой одну из форм методологии исследования,проектирования и конструирования объектов как систем. По своей природе системный подход является междисциплинарным, общенаучным и в своем современном виде позволяет органически соединить задачи анализа и синтеза. Главное значение в системном подходе имеют разработки и использование представлений о целостности систем. Познать целое – значить раскрыть:

сущность и специфику, т.е. присущие этому целому системные качества;

состав.количественные и качественные характеристики элементов, их координацию, противоречивость, являющиеся важным источником движения и развития целого;

структуру.т.е. внутреннюю организацию, взаимосвязь элементов, установив при этом причины их определенного сочетания и взаимодействия,отличающиеся от других систем;

функции элементов и их влияние на функции целого;

интеграционные (целостные) факторы, обеспечивающие целостность системы, ее совершенствование и развитие, взаимодействие с внешней средой и с более общим целым, частью которого она является;

историю данного целого, начало и источник возникновения, становления, тенденции и перспективы развития, превращение его в новую целостную систему.

Системный анализ включает формулировку цели функционирования системы и определение границ ее, состава входящих в нее элементов, структурный анализ (декомпозицию) системы, разработку математической модели системы и ее элементов, решение моделей, сравнение альтернатив, выбор оптимального решения,определение чувствительности решения к различным факторам,т.е. определение допустимых пределов изменения состояния системы, при которых ее функционирование будет оставаться оптимальным. Последняя задача тесно связана с определением управляемости объекта или системы. Основа системного анализа – построение моделей, постановка задач оптимизации и решения их.

В зависимости от уровня управления требуются различные математические модели. Наиболее простые представляют собой аналитические зависимости между результатами деятельности объекта и затратами ресурсов. Они получили название производственные функции,описывающих систему как целое без детализации и расчленения ее на подсистемы. Такие модели находятся.как правило, корреляционными методами и используются для общей оценки улучшения тех или иных показателей в зависимости от различных факторов, влияющих на них. Управление в этом случае заключается в поддержании факторов на том уровне, который обеспечивает улучшение производственных показателей.

Следующие по сложности – балансовые модели, связывающие количественно ресурсы и продукцию,производственные мощности предприятия и общую их загрузку. Балансовые модели используются для оценки загрузки мощностей, вариантов организационно –технических мероприятий, подбора производственных мощностей и главное,оценки выполнения программы всеми подразделениями, входящими в данную модель. Введение некоторого критерия и условий (ограничений) превращает балансовую модель в линейную, которую оптимизируют методами линейного программирования. Задачи последнего сложнее балансовых.так как включают модели ограничений также различной сложности. Для сложных нелинейных задач большой размерности разработаны методы динамического программирования, методы теории игр и другие.

Однако математический аппарат бессилен в выявлении проблем.формулировании целей и не дает ощутимых результатов в решении слобоструктурированных проблем. Выявление проблемных ситуаций, постановка и решения задач в той или иной ситуации невозможны без осознанного или интуитивного использования общенаучных методологических приемов. При этом целесообразно выделять типовые ситуации и соответственно основываться на выработанных универсальных методах решения задач.Вместе с тем часто возникают нетипичные ситуации и должен реализовываться ситуационный подход, т.е. необходимо исходить из конкретного состояния объекта управления.

В экономике организация является хозяйствующим субъектом, реализующим собственные интересы посредством производства (путем соединения факторов производства и управления ими) и реализации товаров (услуг) на рынке. Поскольку каждая организация имеет, как правило, несколько целей, для достижения которых требуются достижения промежуточных целей, то в организации можно выделить множество систем.

Любая система характеризуется по крайней мере тремя элементами:

Входом в систему (поступающие ресурсы);

Процессом преобразования ресурсов в продукт (услугу);

Выходом из системы (продукт).

Соединение этих элементов определенными материально –вещественными и информационными связями, порядком их взаимодействия образуют структуру и целостность системы. Последняя характеризуется определенными для данной системы ресурсами и продуктом, свойства которого как уже с казано выше не сводятся к сумме свойств составляющих элементов. Удаление любого из элементов или изменение их свойств разрушает данную систему или преобразует ее в другую. В системе управления обязательно присутствует субъект (орган) управления, соединенный с элементами объекта управления информационными (прямыми и обратными) связями.Особая роль отводится

информационной модели системы управления организацией.

Практически любые системы управления являются сложными и их характеризуют следующие свойства:

большое число элементов;

между элементами циркулирует не только вещество и энергия. но и сигналы (информация);

наличие нескольких, в том числе противоречивых целей;

несколько уровней и способов достижения;

несовпадение интересов групп субъектов;

наличие элементов, функционирующих в условиях неопределенности;

невозможность одному наблюдателю одновременно охватить и описать количественно взаимосвязи между элементами.

Сложность объектов управления и среды,воздействующей на них.обуславливает вероятностный характер систем управления. Причем бесконечно малые начальные изменения некоторых элементов объекта управления могут привести к существенным изменениям системы в целом. Взаимосвязь с внешней средой и зависимость от нее – важнейшие свойства организации. Они определяют открытость организации как системы.

Для исследования сложных систем применяют декомпозицию – разделение системы на части (подсистемы), которые рассматривают как самостоятельные объекты. Декомпозиция – это анализ систем по различным целям, функциям, способам достижения целей и другим факторам. В производственной организации можно выделить подсистемы маркетинга, собственного производства, НИОКР, финансов, менеджмента (управление персоналом).Каждую из этих подсистем можно рассматривать как систему управления.

В производстве можно выделить подсистемы технологической подготовки производства, основного и вспомогательного производства, материально –технического снабжения, контроля качества и другие. В системе управления можно выделить целевые подсистемы: управление ресурсами, управление качеством, управление охраны окружающей среды, управление развитием производства (инновациями). управление развитием комплекса и некоторые другие. В каждой из этих подсистем реализуется ряд целей.Например, в управлении развитием коллектива или человеческими ресурсами целями являются отбор кадров, оценка их профессиональных качеств, обучение и повышение квалификации, материальное и моральное стимулирование и т.д.

Функциональные подсистемы включают сущность и содержание управленческой деятельности, состав решаемых задач управления и как правило, соответствуют организационной структуре управления.

Типичные функциональные подсистемы – маркетинг. финансы, бухгалтерский учет, которые обособлены в специальных подразделениях организации. Целевые подсистемы, как правило, не имеют соответствующих подразделений в аппарате управления, однако их функции закрепляются за линейными и функциональными подразделениями. При программно-целевом управлении создаются специальные органы,обеспечивающие достижение главных целей координацией всех функций во всех подразделениях организации,имеющих отношение к достижению целей.

Важнейшие характеристики систем управления – ее структура.Поскольку процесс управления информационный. то объект управления представлен в системе управления информационными связями с органом управления и окружающей средой. Можно предложить следующее определение: организационная структура системы управления – это целостная совокупность соединенных между собой информационными связями элементов объекта и органа управления. Организационная структура управления отражает строение системы управления, содержанием которой являются функции управления.

Оргструктура управления базируется в первую очередь на структуре производства. Средством построения и рационализации организационных структур служат моделирование информационных процессов и построение рациональных информационных структур управления. Понятия организационной и информационной структур управления тесно взаимосвязаны, поскольку управление – информационный процесс между объектом и органом управления, образующими организационную структуру. Организационная структура в большой степени имеет отношение к разделению труда в сфере управления, проявляющемуся в обособлении отдельных звеньев или подразделениями органа управления и устойчивости связей как между собой, так и объектами управления. Информационная структура управления призвана отражать развитие производства и возникающие в связи с этим новые функции и задачи управления, которые уже в силу сложившихся связей, закрепленных соответствующими нормами могут вступать в противоречие с действующей организационной структурой. Информационная структура управления.таким образом, характеризует внутреннее строение и взаимосвязь функций и задач управления с производственными процессами. Количественная формализация этих взаимосвязей определяет в значительной степени управляемость производственных процессов. Совершенствование оргструктур осуществляется посредством совершенствования информационных структур управления.

Исследование взаимосвязи структур производства и управления в организации Информационный характер управленческой деятельности придает актуальность значению и роли совершенствования информационных процессов для эффективного управления. Это связано с использованием информационных технологий, выводящих организацию на новый уровень управления. что обеспечивается устранением промежуточных звеньев обработки информации,доступом к огромному количеству разнообразной информации вообще и практически мгновенным доступом к необходимой информации внутри фирмы.

Работа организации опирается на три функциональные области управления: планирование деятельности организации, техническое проектирование и производственные планирование и контроль. Сама организация выполняет четвертую функцию: физическое производство. Эти четыре функции перекрываются и обеспечение их интеграции путем адекватного обмена информационным продуктом может рассматриваться как пятая функция.

Современные информационные технологии для управления организацией позволяют автоматизировать важнейшие управленческие процессы в организации – от финансов. производства и сбыта продукцией до управления персоналом и объединить их в единую сеть.При этом система управления способна четко реагировать на изменение внутренней и внешней среды организации.

Логическая структура организации, интегрированная на базе информационных технологий.

Остановимся кратко на внутренней и внешней среде организации. Целостность организации и ее открытость как системы обуславливают четкое разделение внутренней и внешней среды, зависимость организации от внешних факторов, взаимодействие внутренней и внешней среды, различную степень воздействия параметров внутренней и внешней среды и управления ими. Внутреннюю среду организации представляют все рассмотренные выше ее составляющие элементы, связи и отношения между ними по поводу производства продукции (услуг) и управления.

Поскольку организации создаются людьми, то все его элементы и связи в той или иной мере имеют переменный характер. К переменным внутренней среды организации относятся структуры (производства, управления), цели и задачи управления, технологии, люди. Структуры организации определяются логическим и количественным соотношением элементов системы и уровней управления. Управляемость организации определяется соотношением числа руководителей и подчиненных, числом людей которые подчиняются одному руководителю, а также взаимоотношением времени принятия решений с временем перехода объектов управления в различные состояния, в том числе и прогнозируемые.

Управляемость кроме того зависит и от технологии. Технология есть любое средство (регламент,алгоритм,механизм). с помощью которого входящие в производство или орган управления элементы преобразуются в выходящие.

Цели, относя к переменным факторам внутренней среды, характеризуют конкретные конечные состояния организации. Доведение до исполнителей целей, средств их достижения и причин, затрудняющих достижение. Представляют собой важное средство координации работ и элементов организации. Это тоже элемент управленческого принципа повышения информированности работников и привлечение их к управлению.

Важнейшая часть и внутренней и внешней среды организации,инфраструктура.т.е. комплекс элементов и связей, обеспечивающих условия жизнедеятельности коллектива организации и обслуживающих основные процессы производства и управления. К инфраструктуре можно отнести коммуникации и организационную культуру, в составе которых огромная роль отводится людям, их знаниям, способностям и искусству взаимодействия.

Коммуникации как связующие звенья в информационных процессах управления являются необходимым условием самого управления. Коммуникации – это и пути сообщения (воздушный, водный) и формы передачи сообщений (устные. письменные) и каналы связи (телефон.радио и другие).Но главное в коммуникационном процессе не просто обмен информацией между двумя и более людьми, а обмен смыслом, содержанием информации. Препятствий и помех для правильной передачи смысла сообщений достаточно много и в каналах и в среде. Даже при личном общении существуют барьеры для ясной коммуникации (различие в восприятии. внимании и другие факторы).Поэтому очень значительна роль человека в коммуникационных процессах управления.Качество коммуникационных процессов и в целом производственных и управленческих процессов сво многом зависит от организационной культуры организации.

Организационная культура представляет собой систему норм и ценностей. которыми отличаются работники и в целом данная организация. Система норм и ценностей отдельного человека находится в сложной зависимости от его индивидуальности и личности (характер. взгляды, способности,образованиеи другие) и от установок и ценностей в организации, зависящих также от многих факторов. включая в первую очередь руководителей организации. Все эти элементы в комплексе определяют поведение работников и успешность деятельности организации(рис.4.4.)

Важный элемент культуры – это ценности. то есть общие убеждения по поводу того.что хорошо, что плохо или безразлично в жизни. Ценности приобретаются при воспитании,образовании, социальных контактах. и т.п.

Факторы,влияющие на индивидуальное поведение и успешность деятельности.

Организационная культура помогает решать задачи:

Координации, осуществляемой с помощью установленных процедур и правил поведения;

Мотивации, реализуемой путем разъяснения сотрудникам смысла выполняемой работы;

Профилирования. позволяющего обрести характерное отличие организации от других организаций;

Привлечение кадров путем пропаганды в среде претендентов на рабочие вакансии преимуществ своей организации.

Любая организация обладает сильными и слабыми сторонами, в том числе и в организационной культуре. Слабые стороны необходимо преодолевать, используя имеющиеся сильные стороны. В любом случае нужны коллективные мероприятия культурной направленности в ходе которых с определенной осторожностью выясняется соответствие основных рычагов принятия решений собственной культуре, осуществляется их взаимная притирка и критически решается вопрос о стратегической адекватности внутрифирменной культуры.

Успех организации в значительной степени зависит от учета внешних факторов.Как было отмечено выше. объектом и предметом исследования маркетинга и как функции управления и как части органа управления служат факторы внешней рыночной среды. С возникновением и развитием маркетинга руководители постоянно расширяют спектр требующих учета воздействия внешней среды. На рис.2.5.приведены элементы среды прямого и косвенного воздействия. В среде прямого воздействия главное – это рынок и законы его регулирующие. Важно учитывать.что организация и рынок представляют собой две различные по своей природе формы координации экономической деятельности. Внутри организации отсутствуют рыночные отношения.их можно лишь имитировать для повышения эффективности производства.

Элементы среды прямого и косвенного воздействия.

При рассмотрении внешней среды и ее влияния на организацию и экономику в целом в последнее время все больше учитывают влияние внеэкономических факторов (социокультурные факторы и другие) на экономические процессы.

Таким образом:

1.Системы управления являются сложными, характеризуются вероятностным проявлением состояния управляемых обхектов и неопределенностью принятия решений.

2.Для исследования систем управления применяются системный и ситуационные подходы, для разработки оптимальных условий функционирования – теория принятия решений.

3.Организация как система управления включает комплекс взаимосвязанных целевых и функциональных подсистем, реализующих средства достижения целей, стоящих перед организацией.

4.Организация – открытая система,успешное существование которой зависит от эффективного взаимодействия с внешней средой.

5.Внутренняя среда организации обеспечивает достижение поставленных целей и охватывает производство продукта (услуг) и управление им.

6.Внешняя среда прямого действия включает рынки. представляющие интерес для предприятия, государственные законы, регулирующие рыночные отношения и профсоюзы.

7.Внешняя среда косвенного воздействия включает политические, социально-экономические факторы.развитие технологии и науки, учитываемые организацией при разработке стратегии развития.