Поняття бази даних MS Ехсеl

Фільтрування бази даних Excel.

Поняття баз даних і робота з ними засобами MS Excel

Засоби обробки міжна­родної еконо­мічної інфор­мації в MS Excel.

Лекція № 7

План

1. Поняття бази даних MS Ехсеl. Введення даних в базу даних MS Ехсеl.

3. Автофільтр та розширений фільтр.

В MS Ехсеl база даних (БД) – це спеціальним чином організована таблиця, що розміщається безпосередньо на робочому аркуші та задовольняє таким вимогам:

1. БДвідокремлюється від інших даних робочого аркуша щонайменше одним порожнім стовпцем та одним порожнім рядком.

2. БД не містить порожніх рядків чи стовпців.

3. Заголовки стовпців БД повинні бути розміщені в першому рядку БД та не повинні займати об'єднаних клітинок.

4. У кожному стовпці повинні бути дані одного типу.

Рядки цієї таблиці, починаючи з другого, трактуються як записи БД, а стовпчики – як поля. Перший рядок – рядок заголовків містить назви полів БД.

Обсяг БД в Excel обмежений розмірами одного робочого аркуша. БД може містити не більше 256 полів (стовпців) і не більше 65 535 записів (рядків). Один рядкок електронної таблиці відведено для заголовків полів. Область робочого аркуша, в якій розміщена БД, називають діапазоном БД.

Приклад БД в MS Excel:

БД доповнюється новим записом, якщо заповнити клітинки електронної таблиці безпосередньо під діапазоном БД. Введення нового запису можна здійснювати традиційно, вдруковуючи посимвольно потрібне значення у клітинки. Інколи доцільно використати додаткові засоби Ехсеl для доповнення БД, які суттєво прискорюють введення даних.

Для спрощення введення значення у клітинку, що вже зустрічається у відповідному полі БД Excel, існують два способи – AutoComplete (Автозавершение) та Fick from List (Выбрать из списка). Вони дозволяють уникнути виконання нудної операції введення одноманітних даних.

Якщо значення у клітинках поля є різними, то для зручності їх введення Ехсel пропонує скористатися спеціальним діалоговим вікном – екранною формою. За допомогою форми можна також переглядати вже введені дані, вибірково відображати їх згідно з заданим критерієм, редагувати та знищувати.

При вдруковуванні значення в деяку клітинку діапазону БД Ехсel переглядає значення у відповідному полі і намагається підібрати те, що починається введеними символами. Якщо таке значення Ехсel знаходить, то дозаповнює клітинку автоматично. У випадку, якщо запропоноване значення є вірним, необхідно натиснути на клавішу Enter, якщо ні – продовжити посимвольне введення значення в клітинку.

Цей засіб введення називається автозавершенням. Його можна використовувати, якщо активізувати прапорець Enable AutoComplete for cells values (Автозавершение значений ячеек), що міститься на вкладинці Edit (Правка) діалогового вікна Options (Параметры).

Якщо значення у деякому полі БД повторюються, для їх введення можна використовувати команду Pick From List. Для заповнення клітинки значенням, що вже зустрічається даному полі БД, треба активізувати клітинку, в яку буде здійснюватися ввід, та, натиснувши на праву клавішу миші, викликати контекстне меню. Після вибору команди Pick from List (Выбрать из списка) Ехсel виведе впорядкований перелік значень поля, у якому слід вибрати потрібне значення. Цей засіб є особливо зручним, оскільки, використовуючи його, не потрібно нічого вдруковувати у клітинку.