Бухгалтерский учет на крупном предприятии

ПРИМЕР 3

Круг обязанностей бухгалтерии большого предприятия огромен. Работа рас­пределена между многими сотрудниками, каждый из которых отвечает за определенную ее часть. Ежедневное количество хозяйственных операций исчисляется сотнями, а иногда даже тысячами.

Бухгалтерский учет должен также служить источником разнородной, часто взаимозависимой финансовой информации. Система, от которой требуют так много, должна быть как можно более совершенной и опираться на ло­гичный и профессионально разработанный план бухгалтерских счетов. За ос­нову принимают единый План счетов, утвержденный приказом Министерства финансов РФ, и на его основе разрабатывают рабочий План счетов. О при­мерах решения этого вопроса речь шла в уроке 8.

Из-за большого количества и разнородности функций большой бухгалтерии очень важно равномерно и правильно распределить обязанности между конкретными работниками. При этом следует принимать во внимание необходимость избежать дублирования конкретных действий, а также уста­новить конкретную ответственность каждого из сотрудников за доверенный ему участок финансового учета.

Общая ответственность за ход финансовых дел больших предприятий лежит обычно на финансовом директоре. Его непосредственным подчиненным является главный бухгалтер, который отвечает за правильность регистрации все} первичных бухгалтерских документов (финансовых документов), записей на счетах и составление баланса. Он не выполняет непосредственно учетных операций на счетах, а поручает эту работу ответственным работникам с по­мощью Мемориальной книги или бухгалтерских декретов на документах.

Часто в практике бухгалтерии крупного предприятия создают отделы анали­тического учета и назначают дополнительных работников, ответственных за работу этих отделов. Такие отделы ведут соответствующие участки учета, а именно:

• учета дебиторов (причитающихся сумм от покупателей);

• учета кредиторов (обязательств перед поставщиками);

• учета заработной платы;

• учета запасов.

Когда речь идет об отношениях с покупателями, то часто возникают следующие вопросы:

• Поступила ли оплата по тому или иному счету на продажу?

• Не следует ли выслать напоминание господину X за уже полугодовую задержку оплаты счета?

• Какую сумму должна нам фирма Y?

Для того чтобы можно было ответить на такие конкретные вопросы, необхо­димо иметь отдел учета дебиторов, который будет пользоваться вспомога­тельной книгой дебиторов или их именной картотекой. Аналитический учет причитающихся сумм будет рассмотрен в уроке 10.

И по отношению к поставщикам важно иметь возможность получения кон­кретной информации, касающейся состояния отношений с ними с разбив­кой по конкретным кредиторам. Учет кредиторской задолженности в чем-то похож на учет дебиторской задолженности. Также обсудим его в уроке 10.

Каждый работник регулярно в определенные дни получает заработную плату за выполняемые им обязанности. Сумму, которую он получает на руки, назовем зарплатой нетто. Но затраты, связанные с оплатой персонала, намного выше.

Разница между зарплатой брутто (часто называемой в разговорах работников размером предлагаемого жалования) и зарплатой нетто (той суммой, которую работник фактически получает на руки) возникает за счет налогов, которые поступают в бюджет государства, в частности за счет подоходного налога с физических лиц.

Ведение учета заработной платы требует от ответственного за этот участок сотрудника особенной скрупулезности. Он должен знать все законодательные акты в этой области и правильно ими пользоваться. Он отвечает также за раз­меры выплачиваемых каждому из работников зарплат нетто.

Эту часть аналитического учета тоже обсудим более подробно в уроке 10.

Руководство предприятия должно в ходе своих контактов с покупателями отлично ориентироваться в состоянии запасов своих изделий или продаваемых товаров. В момент, когда поступает заказ от клиента, работник, ответственный за его реализацию, просит в отделе учета запасов информацию о том, есть ли данный продукт на складе или каково реальное время его получения. Состояние запасов по разным причинам может отличаться от предполагаемого.

• Количество изделий, высланное поставщиком, может отличаться от того, которое указано в отдельно высланном счете-фактуре. Одна из задач учета запасов — проверка соответствия реальных поставок и счетов за эти поставки.

• Складированные в магазине товары могут по разным причинам подвер­гаться порче или уничтожению, следует также считаться с возможными повреждениями при транспортировке. Замеченные повреждения и убытки учитываются сотрудниками отдела аналитического учета запасов и регистрируются в бухгалтерском учете (согласно актам).

Количественная реализация заказов, которые поступают от клиентов предприятия, может также по различным причинам не совпадать с указанной в документах.

Систематический контроль за состоянием запасов и правильно разработанная процедура учета изменений этого состояния очень важны для предприятия. Учет запасов ведется двумя способами одновременно: в карточках количественного учета в магазине и в количественно-стоимостных карточках в бухгалтерии. На счет "Товары" в Главной книге попадают позиции, относящиеся к стоимости запасов.

Источником данных для каждой бухгалтерской записи является финансовый документ (кассовый ордер, банковская выписка, счет закупки, счет на продажу, протокол, акт и прочие финансовые документы). В разветвленных бухгалтериях больших предприятий документы должны попадать в разные места для их обработки разными отделами финансового учета. Результаты этой деятельности попадают на счета Главной книги.

Перед передачей документов для дальнейшей обработки их, как правило, регистрируют в журналах. Аналитические отделы не передают отдельные суммы обработанных документов для учета в Главной книге. Эти суммы суммируются и в таком виде периодически (обычно раз в неделю или раз в месяц) передаются в бухгалтерию. В Главной книге учитываются эти обоб­щенные суммы.

Если на счетах Главной книги записывается каждая отдельная сумма, которая опирается на первичные финансовые документы, то говорят об учете "позиция за позицией". Если бухгалтерия предприятия содержит аналитические отделы, которые передают в отдел учета вторичные документы с указанными на них обобщенными суммами, появляющимися в результате обработки первичных документов, то речь идет об учете так называемых обобщенных позиций.

Способы реализации учета, который организован таким образом, рассмотрены во второй части урока 10.

Рост количества хозяйственных операций на предприятии требует исполь­зования все более сложной системы бухгалтерского учета. Перед конкретны­ми отделами финансового учета ставятся новые задачи, касающиеся разделения обязанностей и взаимодействия отделов.

Данный урок закончим примером бухгалтерского учета конкретной хозяйствен­ной операции.

Финансовый отдел определенного предприятия имеет следующие аналити­ческие подразделения:

• учета дебиторской задолженности от покупателей;

• учета кредиторской задолженности перед поставщиками;

• учета заработной платы;

• учета запасов.

Необходимо обработать следующий первичный документ:

1 марта Копия счета-фактуры, высланного ООО "Янус" (г. Курск), на сумму 2 345,00 руб. за проданные предприятием товары. Счет № 111.

Проследим путь этого документа через конкретные подразделения финансово-учетной службы предприятия.

Если за аналитические подразделения отвечают конкретные сотрудники, то обычно используются журналы. Путь этого документа начинается с регистрации в Книге учета хозяйственных операций, затем делаются копии документа, которые отправляются к соответствующим сотрудникам аналитических отделов (причитающихся сумм от дебиторов и запасов). Исходный первичный документ помещается в папку "Продажи", которая заводится вместе с открытием Книги учета хозяйственных операций (а именно, что касается продаж). Запись на счетах Главной книги выполняется по истечении согласованного между аналитическими отделами и учетным отделом периода.