АРМ руководителя

АРМ экономиста

Для АРМ экономиста необходимо специальное программное обеспечение, которое используется для решения экономических задач, входящих в состав сложных многофункциональных систем поддержки принятия решений и бизнес-планов. Такие АРМ ориентированы в основном на непрограммирующего пользователя и решение конкретных задач (от сбора и корректировки информации, поступающей в базу данных, до традиционного анализа, в котором используются различные методики).

Автоматизированное рабочее место экономиста позволяет решать такие задачи, как:

- анализ финансового состояния фирмы;

- формирование отчетности и проверка ее полноты, корректности и достоверности;

- анализ устойчивости, рентабельности, показателей ликвидности, деловой активности и др.;

- анализ динамики основных показателей, выявление тенденций и прогнозирование состояния предприятия;

- анализ степени влияния тех или иных факторов на состояние

фирмы;

- выработка рекомендаций по улучшению деятельности фирмы;

- сравнение финансовых показателей фирмы с показателями других аналогичных фирм или со среднеотраслевыми показателями.

К наиболее известным на данный момент на российском рынке бизнес-приложениям, позволяющим вести анализ финансового состояния и результатов деятельности фирмы, относятся: «Экспресс Анализ» (фирма «Телеком-экспресс»), «ФинЭксперт» (фирма «Рос-экспертиза»), «Бэст-Ф» (фирма «Интеллект-Сервис») и др.

В настоящее время многие экономисты в России используют табличный процессор (например, Excel,) для анализа и принятия решений.

Рассмотрим основные подходы к комплектованию АРМ руководителя. Под руководителем будем понимать не только главу организации, но и его заместителей, главного бухгалтера, главного инженера, начальников структурных подразделений предприятия, т. е. управляющих различных уровней. Для этих категорий сотрудников выполняемые ими функции во многом схожи, поэтому состав функционального программного обеспечения АРМ будет примерно одинаков.

Чаще всего руководителю информация необходима в связи с осуществлением процесса управления. Характер потребностей в информации зависит главным образом от двух факторов: личных качеств руководителя (знание информационных систем, стиль управления, представление о потребностях в информации) и организационной структуры управления, в рамках которой принимаются решения.

Чем выше компетентность руководителя в области информационных систем, тем более сложными и точными будут его потребности в информации. Реальные представления о возможностях и требующихся затратах ставят его в гораздо более выгодное положение в отношении оказания помощи в разработке эффективной системы.

Техническая подготовка руководителя, стиль руководства и способность принимать решения — все это оказывает влияние на характер и объем требуемой им информации. Некоторые руководители предпочитают принимать решения на основе детальной информации, другие же — на основе информации более общего характера, используя при этом личные консультации с подчиненными.

Собственные представления руководителя о потребностях в информации также оказывают большое значение на состав программного обеспечения АРМ. Часто руководители колеблются между желанием знать только необходимые данные или же знать всю информацию. Многие руководители не представляют себе, какая информация им необходима. Существует несколько точек зрения руководителей относительно их обязанностей в отношении распространения информации среди своих подчиненных. Руководитель, который не может или не хочет распределять полномочия, обычно стремится задержать информацию.

Проблемы информационного обеспечения управления зависят от масштабов предприятия и сложности его организационной структуры. Более крупные предприятия, имеющие более сложную организационную

структуру, требуют применения более формальных информационных систем, а потребности в информации приобретают более важное значение для осуществления операций.

На каждом уровне управления необходима разного типа информация и, как правило, в разной форме. На уровне планирования требуется одноразовое сообщение, выводы или единичный запрос. На уровне календарно-планового руководства требуется сообщение об отклонениях, выводы и различные сообщения о периодических оценках. На уровне оперативного контроля необходимо формальное сообщение об установленных процедурах, ежедневное сообщение об осуществлении операции для обеспечения оперативного контроля деятельности.

Чем четче структура организации, тем легче определить потребности в информации. Там, где права и обязанности четко определены, взаимосвязи понятны, а сферы принятия решений ограничены, потребности в информации установить легче. В обязанности руководителя входит:

- принятие управленческих решений в пределах своего круга обязанностей;

- анализ и обобщение информации, необходимой для принятия данных решений;

- определение необходимых действий для реализации принятых решений и определение круга лиц, которые должны обеспечить их выполнение;

- формулирование заданий для конкретных сотрудников, участвующих в процессе реализации управленческого решения, и доведение до них этих заданий;

- контроль исполнения заданий.

Очевидно, что большинство современных АРМ не может принять на себя функцию принятия управленческих решений, но они могут существенно облегчить и ускорить выполнение руководителем этой функции. В состав функционального программного обеспечения АРМ руководителя целесообразно включить как минимум следующие программные средства:

- текстовый процессор;

- табличный процессор;

- личная информационная система (органайзер);

- СУБД (для работы с базами данных по всем аспектам деятельности организации, для получения необходимой архивной и оперативной информации);

- прикладная экспертная система (в случае необходимости);

- Web-броузер;

- программа электронной почты.

В настоящее время организация автоматизированных рабочих мест руководителя и бухгалтера являются наиболее разработанными направлениями развития и внедрения компьютерных технологий в процесс управления предприятием.

8.4. Основные принципы построения и использования автоматизированных информационных экономических систем: бухгалтерского учета, анализа и аудита

При проектировании автоматизированных систем бухгалтерского учета, анализа и аудита необходимо учитывать, что они имеют как общие черты, свойственные всем системам автоматизированной обработки экономической информации, так и специфические. К общим принципам построения и функционирования автоматизированных систем бухгалтерского учета, анализа и аудита относят принципы первого лица, системного подхода, надежности, непрерывного развития, экономичности, совместимости, стандартизации и унификации.

Принцип первого лица определяет право принятия окончательного решения и порядок ответственности на различных уровнях управления.

Принцип системного подхода предполагает в процессе проектирования автоматизированных систем бухгалтерского учета, анализа и аудита проведение анализа объекта управления в целом и системы управления им, а также выработку общих целей и критериев функционирования объекта в условиях его автоматизации. Данный принцип предусматривает однократный ввод информации в систему и многократное ее использование, единство информационной базы, комплексное программное обеспечение.

Принцип надежности характеризует надежность работы автоматизированных систем, которая обеспечивается с помощью различных способов, например дублирования структурных элементов системы или их избыточности.

Принцип непрерывного развития системы требует возможности ее расширения без существенных организационных изменений. Предусматривается, что автоматизированные системы должны наращивать свои вычислительные мощности, оснащаться новыми техническими и программными средствами, быть способной постоянно расширять и обновлять круг задач и информационный фонд, создаваемый в виде системы баз данных.

Принцип экономичности заключается в том, что выгоды от новых автоматизированных систем бухгалтерского учета, анализа и аудита не должны превышать расходы на их создание.

Принцип совместимости предполагает, что проектируемые информационные системы будут учитывать организационную структуру предприятия, а также интересы и квалификацию людей, осуществляющих бухгалтерский учет, анализ и аудит при условии подготовленности их к работе в этой системе. Реализация принципа совместимости позволяет обеспечить нормальное функционирование экономических объектов, повысить эффективность управления народным хозяйством и его звеньями.

Принцип стандартизации и унификации заключается в необходимости применения типовых, унифицированных и стандартизированных элементов функционирования автоматизированных информационных систем. Внедрение в практику создания и развития автоматизированных систем бухгалтерского учета, анализа и аудита позволяет сократить временные, трудовые и стоимостные затраты на их создание при максимально возможном использовании накопленного опыта в формировании проектных решений и внедрении автоматизации проектировочных работ.

Для автоматизированных систем бухгалтерского учета, анализа и аудита свойственны и специфические черты. Так, в рассматриваемых информационных системах осуществляется интеграция различных видов учета (оперативного, бухгалтерского и статистического) на основе единой первичной информации. При этом слияния этих видов учета не происходит, так как каждый из них выполняет свои функции и решает свои задачи.

Принцип обратной связи является одним из основных принципов любой системы управления. Однако только решив задачи бухгалтерского учета, анализа и аудита, можно осуществить обратную связь. Автоматизированные системы бухгалтерского учета, анализа и аудита – единственные источники достоверной информации для обработки связи. Именно эту информацию руководители предприятия используют для принятия решений.

Кроме того, для рассматриваемых АИС характерным принципом является принцип автоматизации информационных потоков и документооборота, который предусматривает комплексное использование технических средств на всех стадиях прохождения информации от момента ее регистрации до получения результативных показателей и формирования управленческих решений.

Соблюдение приведенных принципов необходимо при выполнении работ на всех стадиях создания и использования АИС в течение всего их жизненного цикла.