Создание базы данных

Список рекомендуемой литературы

1. Курс экономики: Учебник. – 3-е изд., доп. / Под ред. Райзберга Б.А. – М.: ИНФРА-М, 2000.
2. Курс экономической теории: Общие основы экономической теории. Микроэкономика. Макроэкономика. Основы национальной экономики: Учебное пособие / Под ред. д.э.н., проф. А.В. Сидоровича; МГУ им. М.В. Ломоносова. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Издательство «Дело и Сервис», 2001.
3. Макконнелл, К., Брю, С. Экономикс. Принципы, проблемы и практика. 14-е изд. М.: Инфра-М, 2005.
4. Райзберг, Б.А., Лозовский Л.Ш. Словарь современных экономических терминов. М: Айрис-Пресс, 2006.
5. Центральная база статистических данных. Федеральная служба государственной статистики. [Электрон. ресурс] – Режим доступа: https://www.gks.ru.
6. Кейнс, Дж.М. Общая теория занятости, процента и денег / Дж.М. Кейнс; Пер. с англ. – М.: Прогресс, 1978.

Процесс создания базы данных рассмотрим на примере модели базы данных информационной системы "Контингент студентов университета".

В системе Microsoft Access процесс создания базы данных выполняется следующим образом. При запуске системы появляется диалоговое окно для выбора режима работы (см. рисунок 1), в котором следует выбрать пункт Новая база данных.

Рисунок 1 — Создание файла

После выбора первого пункта появляется окно для задания пути сохранения и имени новой базы.

Выберем папку на диске для сохранения файла базы данных и зададим имя базы — STUDENTS, нажмем на кнопку Создать, после чего откроется окно базы данных.

Далее необходимо задать структуру таблиц в соответствии с описанной ранее концептуальной моделью в режиме создания таблиц с помощью Конструктора. Умение использовать этот режим необходимо каждому пользователю для создания новых таблиц и модификации структуры уже существующих.

Выберем пункт Создание таблицы в режиме конструктора (см. рисунок 2) и опишем структуру главной таблицы базы данных, т.е. зададим имя, тип, размер каждого поля таблицы, а также первичный ключ (если необходимо), индексированные поля и подпись. Имена полей лучше писать латинскими буквами, в одно короткое слово - для удобства использования их в запросах и программах, работающих с базой данных; задание подписей для полей облегчает разработку экранных форм и отчетов.

Структура таблицы SPISOK приведена в таблице 3.

Рисунок 2 — Окно базы данных

Рисунок 3 — Описание структуры таблицы в конструкторе

Для поля NZ следует задать свойство "Ключевое поле", т.к. номер зачетки - уникальный для каждого студента и однозначно его идентифицирует в таблице базы. По окончании описания структуры таблицы даем команду Сохранить (на стандартной панели инструментов, в меню - раздел Файл, или при закрытии окна конструктора) и задаем название таблицы - SPISOK.

Таблица 3 — Структура таблицы SPISOK

Имя поля	Тип данных	Размер поля	Индексированное поле	Подпись
NZ	Текстовый		Да (Совпадения не допускаются)	№ зачетки
FIO	Текстовый			Фамилия, имя, отчество
DATA_P	Дата/время	Краткий формат даты		Дата поступления
N_FCLT	Числовой	Байт	Да (Совпадения допускаются)	Факультет
N_SPECT	Текстовый		Да (Совпадения допускаются)	Специальность
KURS	Числовой	Байт		Курс
N_GRUP	Текстовый			Группа
N_PASP	Текстовый			Номер паспорта

Аналогичным образом создаем в базе данных справочник факультетов с именем файла FCLT (структура приведена в таблице 4), результаты сдач экзаменов OCENKI (структура приведена в таблице 5), справочник учебных дисциплин PREDMETS (структура приведена в таблице 6).

Таблица 4 — Структура таблицы FCLT

Имя поля	Тип данных	Размер поля	Индексированное поле	Подпись
N_FCLT	Числовой	Байт	Да (Совпадения не допускаются)	Номер факультета
NAME_F	Текстовый			Название факультета

Таблица 5 — Структура таблицы OCENKI

Имя поля	Тип данных	Размер поля	Индексированное поле	Подпись
NZ	Текстовый		Да (Совпадения допускаются)	Номер зачетки
SEMESTR	Числовой	Байт		Семестр
N_PREDM	Числовой	Целое	Да (Совпадения допускаются)	Предмет
BALL	Текстовый			Оценка
DATA_B	Дата/время	Краткий формат		Дата
PREPOD	Текстовый			Преподаватель

Таблица 6 — Структура таблицы PREDMETS

Имя поля	Тип данных	Размер поля	Индексированное поле	Подпись
N_PREDM	Числовой	Целое	Да (Совпадения не допускаются)	Номер предмета
NAME_P	Текстовый			Название предмета

Далее задаем связи «1:M» между таблицами в базе, открыв окно Схема данных (выбрав эту команду в контекстном меню для окна базы данных) и перетаскивая название поля первичного ключа к аналогичному полю другой таблицы (см. рисунок 4.). При этом задаем в окне Изменение связей (см. рисунок 5.) условия соблюдения ссылочной целостности данных: каскадное обновление связанных полей и каскадное удаление связанных записей.

Рисунок 4 — Схема базы данных

Рисунок 5 — Задание условий соблюдения ссылочной целостности данных

Стандартный режим работы с таблицами

Заполнение базы данных информацией следует начинать со справочников - иначе при заполнении главных таблиц возникнут конфликты сохранения ссылочной целостности базы. Например, если в справочнике факультетов не будет номера факультета, указанного для студента, появится сообщение "Введенное значение не подходит для данного поля" и Вы не сможете сохранить данные, пока не укажете правильное значение.

Для работы с информацией таблицы базы данных (добавление, редактирование и удаление записей) следует выбрать ее в разделе объектов базы данных "Таблицы" (см. рисунок 6.) и двойным щелчком мыши открыть.

Рисунок 6 — База данных

Таблица откроется в стандартном режиме работы с информацией, как показано на рисунке 7.

Рисунок 7 — Стандартный режим работы с таблицей базы данных

В таком режиме каждая запись таблицы базы данных представлена как строка, состоящая из столбцов - полей, над которыми показаны подписи полей или, при их отсутствии, имена полей. В нижней части таблицы присутствует пустая запись с символом * в левой колонке - это несуществующая запись, которая добавляется в таблицу, как только в ней появляется какая-либо информация. На нижней рамке окна находятся кнопки для перемещения по таблице, номер текущей записи и информация об общем количестве записей в таблице. Колонка слева с символом + имеется в наличии, если у таблицы есть связь от одной записи данной таблицы ко многим записям связанной с ней таблицы. В данном случае при щелчке мышью на плюсе откроется как подтаблица - список студентов для соответствующего факультета. Настройка подтаблицы присутствует в главном меню в разделе Вставка.

В системе Microsoft Access существуют также дополнительные возможности использования в таблицах режима "Подстановка" для показа и выбора данных из раскрывающихся списков ("тип источника строк" - таблица или запрос, список значений или список полей). Этот режим можно создать с помощью Мастера, если выбрать тип поля "Мастер подстановок" или описать самому на странице "Подстановка". В примере этот режим задан для поля N_FCLT таблицы Spisok (см. рисунок 8.). В дальнейшем для поля с описанными свойствами раздела "Подстановка" на экранной форме будет автоматически создаваться объект типа "Поле со списком".

Рисунок 8 — Параметры страницы "Подстановка" в Конструкторе

Вид таблицы Spisok с использованием поля со списком для поля N_FCLT показан на рисунке 9.

Рисунок 9 — Таблица с использованием режима "Подстановка"

При работе с таблицей можно задать сортировку записей по одному из полей и фильтр для показа данных, соответствующих заданному условию (см. раздел меню Записи).

После окончания добавления, редактирования или удаления данных следует дать команду Сохранить, или при закрытии окна таблицы выбрать в появившемся окне команду, сохранять или нет изменения.