Технология создания БД

Microsoft Access.

Система управления базами данных (СУБД).

СУБД – совокупность средств и методов сбора, регистрации, хранения, упорядочения поиска выборки и предоставления информации.

Основные функции СУБД:

· определение структуры БД,

· инициализация БД, начальная загрузка,

· управление ресурсами среды хранения,

· обеспечение логической и физической зависимости БД,

· предоставление доступа пользователю к БД.

Требования, предъявляемые к БД конечным пользователем, зависит от запросов фирмы, спроса на продукцию, адекватность разработанной информационной модели. Исходя из этого БД должна:

· удовлетворять информационным потребностям, актуальным для организации,

· обеспечивать получение требуемых данных за приемлемое время,

· удовлетворять выявленным и вновь возникающим потребностям и запросов конечных пользователей,

· легко расширяться при изменении,

· бать переносимой при изменении программной или аппаратной среды,

· обеспечивать доступ к данным, хранящимся в базе, только лицам, имеющим соответствующие полномочия.

БД – это совокупность данных и объектов, относящихся к определенной задаче. БД может содержать следующие элементы:

Таблица – представляет собой основную единицу хранения данных в базе.

Запрос – формализованное требование на отбор данных из таблицы или выполнение определенного действия с данными.

Форма – объект БД, который строиться на одной исходной таблице для ввода или запроса, представляет собой экранную заставку с перечнем полей и их значением.

Отчет – объект БД, основное назначение которого – описание и вывод на печать документов, созданных на основе БД.

Макрос – последовательность макрокоманд встроенного языка программирования, автоматизирующая выполнение последовательности действий пользователем.

Модуль – совокупность описания инструкций и процедур на языке ВБА.

В MC Access, прежде чем создать таблицы формы и другие объекты, необходимо задать структуру базы данных. Хорошая структура – основа для разработки адекватной и эффективной БД.

Первый этап. Проектирование БД

1. Определение цели создания (основные функции БД, основные темы таблиц, информация, содержащаяся в полях БД).

2. Определение таблиц, которые должна содержать БД – разработка структуры.

3. Определения полей, необходимых в таблице.

4. Задание индивидуального значения каждому полю.

5. Определение связей между таблицами.

6. Обновление структуры базы данных.

7. Добавление данных и создание других объектов БД.

8. Использование средств анализа MC Access:

· мастер анализа таблиц – исследует таблицы и, при необходимости, предлагает новые структуры и связи, а также выполняет изменения;

· анализатор быстродействия просматривает всю БД, дает рекомендации по её изучению и реализует их.

В MC Access реализуется два способа создания БД:

1. Создается пустая БД, а потом добавляется в неё таблицы и формы, отчеты и другие объекты (не требует определения каждого этапа).

2. С помощью мастера БД можно создать определенный тип со всеми необходимыми таблицами и формами.

Второй этап. Создание таблиц.

1. Режим конструктора – позволяет задать поля, тип данных для каждого (текстовой или числовой, не требующий счета), установить ключевое поле и сохранить макет таблицы.

2. Режим таблицы – сразу вводить данные. MC Access автоматически сообщает размер полей, текстовых и числовых. После закрытия и сохранения таблицы программа предложит либо установить ключевое поле самостоятельно, либо принять предложенный вариант.

3. Режим мастер таблиц – позволяет выбрать поля из предлагаемых образцов таблиц (тип данных и другие свойства уже определены).

4. Импорт таблиц вместе с данными, импортируются все имена полей и типы данных (новой таблице надо присвоить имя, определить ключевое слово или предоставить сделать программе).

5. Связанные данные загружаются из таблицы другой БД.

В зависимости от выборного метода процесс создания таблицы включает одну или несколько нижеследующих операций:

· определение полей таблицы,

· определение типа данных для каждого поля,

· задания размера поля,

· установка ключевого поля,

· присвоение имени таблицы и её сохранении.

Третий этап. Формирование необходимых связей между таблицами.

Четвертый этап. Ввод и импорт информации в таблицу.