double arrow

Типичные ошибки


В деловой коммуникации, предполагающей прием и передачу сообщений в устной или письменной форме, переработку информации, реактивные действия партнеров по коммуникации, трудно избежать ошибок. Однако ограничить их число возможно. Для этого еще до начала переговорного процесса стоит отметить в программах или планах деятельности те пункты, которые нужно уточнить, чтобы не допустить отдельных ошибок.

Анализ наиболее часто встречающихся ошибок в деловой коммуникации позволяет сделать вывод, что большинство отрицательных результатов, несоответствие намеченным параметрам взаимодействия, непонимание между участниками общения возникает из-за отсутствия или недостаточной развитости речевых навыков и умений в устном и письменном деловом общении. В связи с этим всегда остается актуальным вопрос о необходимости овладения стилистикой официально-делового общения, лексическими и грамматическими навыками построения текстов сообщений, обращений, протоколов, договоров, выступлений.

Анализируя информационные материалы, подготовленные для использования в процессе коммуникации, необходимо обратить внимание на следующие показатели их совершенства:




• Соблюдение грамматических и стилистических правил.

• Подбор слов, точно соответствующих замыслу контактов.

• Простота и краткость изложения содержания.

• Интересность и убедительность: отсутствие лишних слов, конкретность, использование экспрессивной лексики и выражений позитивного плана, выраженная адресность текстов.

• Достоверность и точность.

Приведем пример. Обсуждая необходимость переговоров и договариваясь о дате их проведения, стороны обмениваются деловыми письмами и знакомят друг друга с новой информацией, актуальной для подготовки переговоров. Проанализируем следующее письмо.

Уважаемые коллеги!

Ваше предложение о проведении переговоров с целью более детального обсуждения возможностей и форм сотрудничества вызвало горячее одобрение всего нашего коллектива.

Мы рады будем как можно скорее сесть с вами за стол переговоров.

Надеемся, что вы согласитесь с необходимостью проанализировать последние информационные материалы и публикации, которые дают представление отех или иных факторах в сегодняшнем положении фирм.

Ждем вашего ответа и предложения о дате переговоров.

С уважением

Директор фирмы «Н» Иванов С.Б.

Отметим показатели совершенства (или несовершенства) текста в этом деловом письме.

Во-первых, письмо проникнуто желанием авторов поставить себя в зависимое положение по отношению к адресату, польстить, подстроиться... В деловой переписке это недопустимый просчет.

Во-вторых, растянуто изложение четырех простых и конкретных положений: получили ваше письмо; готовы к переговорам) предлагаем обменяться дополнительной (новой) информацией; рассмотрим ваш вариант даты переговоров. Не призывая к «телеграфному» варианту подачи информации, отметим все-таки, что деловые письма должны отличаться краткостью, четкостью, простотой слога.



В третьих, у авторов письма смутные понятия о стилистических правилах составления деловых текстов. Так, выражение ...вызвало горячее одобрение всего нашего колелктива явно заимствовано из выступления на профсоюзном собрании, а фраза Мы рады будем как можно скорее сесть с вами за стол переговоров – из бытового разговора на эту тему.

Слова информационные материалы и публикации вызывают вопрос: разве публикации не относятся к информационным материалам?

В-четвертых, использование слов, не соответствующих замыслу обращения. Как следует понимать …представление о тех или иным факторах в сегодняшнем положении фирм? Фактор в смысле каких-либо существенных обстоятельств в процессе, явлении (например, фактор времени) или сами события, явления (т.е. факты), изложение которых дает нужную информацию? К сожалению, понятия фактор и факт путают очень часто.

В-пятых, никакой конкретностью и точностью не дополняет письмо просьба о предоставлении «тех или иных» факторов.

В - шестых, в заключительной части делового письма подобного типа не обязательно обозначать должность отправителя, а его инициалы должны предварять фамилию. Конечно все эти «тонкости» оформления деловых текстов можно считать второстепенными по сравнению с предметным содержанием. Однако попытайтесь сравнить приведенное выше письмо и со следующий его вариант:



Уважаемые коллеги!

Благодарим вас за предложение провести переговоры по обсуждению форм сотрудничества наших фирм.

Предлагаем вам до начала переговоров обменяться актуальной в данный момент информацией о деятельности фирм.

Готовы рассмотреть ваши предложения по проведению переговоров, месту, времени, составу делегаций.

Высылаем вам наши новые рекламные проспекты с самой свежей информацией о характере деятельности подразделений нашей фирмы.

Надеемся на плодотворное сотрудничество.

С уважением.

С.Б. Иванов

* * *

Таковы наши рекомендации по составлению» простых и контрактных документов, которые чаще всего используются на предприятиях и в учреждениях Российской Федерации и знать которые вам необходимо по роду вашей будущей профессиональной деятельности. В то же время существует понимание того, что необходима дальнейшая унификация служебной документации на основе рекомендаций «Типовой инструкции по делопроизводству в Министерствах, ведомствах Российской Федерации», сборника «Государственная система документального обеспечения управления. Основные положения» и других документов, подготовленных архивными службами государственных органов. В принципе существуют три уровня стандартов: государственные (ГОСТ), отраслевые (ОСТ) и республиканские (РСТ), цель которых – сократить количество используемых документов, типизировать их формы, повысить качество, но снизить трудоемкость их обработки, особенно с применением персональных компьютеров.

Вам необходимо внимательно следить за дальнейшей унификацией и стандартизацией управленческой и деловой документации с тем, чтобы она была на уровне современных требований. Помните, что документы всегда должны составляться на правовой основе, иначе они не будут обладать юридической силой и в случае конфликтных ситуаций могут не быть принятыми судами к рассмотрению.







Сейчас читают про: