Конспект

«Информационные технологии в профессиональной деятельности»

1.Что такое объект и система управления? Назовите характеристики объекта управления.

Современные информационные системы (ИС) - предназначены для повышения эффективности управления бизнес-систем с помощью информационных технологий подготовки и принятия управленческих решений.

Предприятие¹ как объект компьютеризации имеет ряд характеристик:

- отраслевая принадлежность;

- тип и характер производства;

- технологические процессы производства продукции, работ и услуг;

- организационная структура управления;

- методы управления;

- производственные ресурсы предприятия.

Отрасли народного хозяйства делятся на сферы материального и нематериального производства.

К сфере материального производства относятся:

- промышленность;

- сельское хозяйство;

- лесное хозяйство;

- транспорт,

- связь,

- строительство,

- водное хозяйство (собирательная отрасль),

- геология и разведка недр (собирательная отрасль),

- торговля и общественное питание,

- материально-техническое снабжение и сбыт,

- заготовки,

- информационно-вычислительное обслуживание,

- прочие виды деятельности сферы материального производства

К сфере нематериального производства относятся:

- жилищно-коммунальное хозяйство,

- непроизводственные виды бытового обслуживания населения,

- здравоохранение, физическая культура и социальное обеспечение,

- народное образование,

- культура и искусство,

- наука и научное обслуживание,

- кредитование и государственное страхование,

- управление,

- бытовое обслуживание населения (собирательная отрасль)

Классификация типа производства (табл 1 1)

2.Назовите виды документов, обрабатываемые Microsoft Word, форматы фай­лов для хранения документов.

Формат файла	Примечание
HTML	Преобразует документы в формат HTML (2.0)
Lotus 1-2-3	Версии 2.x, 3.x и 4.0
Lotus Notes	Word 6.0, Word 95 и Word 97/2000 (данный конвертор применяется в версиях Lotus Notes 3.x— 4.x для импорта документов Word; он не применяется в Word).
Microsoft Excel	Версии 2.x, 3.0—5.0, 95 и 97/2000 (можно только открывать документы)
Microsoft Word	Открывает документы Word 97/2000 в приложениях Word 6.0, Word 95, PowerPoint, Works и Publisher
Microsoft Word для Macintosh	Версии 4.x и 5.x (для сохранения файлов; для открытия документа в Word 2000 не требуется программа преобразования)
Microsoft Word для Windows	Версии 2.x
Microsoft Works	Версии 3.0 и 4.0 для Windows
Microsoft Works 4.0 для Windows	Открывает и сохраняет документы в формате версии 4.0 для Windows 95
Word 6.0/95, 97, RTF	Сохраняет файл Word 6.0/95 двоичного формата с расширением.doc. и в формате RTF с расширением.doc.
WordPerfect для MS-DOS	Версии 5.x и 6.0
WordPerfect для Windows	Версии 5.x и 6.0
Текст MS-DOS с сохранением макета	Разбиение на строки сохраняется. Для эмуляции отступов, таблиц, интервалов между абзацами и табуляции используется проблемы. Разрывы страниц и разделов преобразуются в символы конца абзаца.
Текст в формате RTF	Все форматирование сохраняется, преобразуется в команды, которые позволяют открывать и просматривать документ в других программах.
Текст с разбиением на строки, текст MS-DOS с разбиением на строки	Сохранение текста без форматирования Все символы конца строки, разрывы страниц и разделов преобразуются в символы конца абзаца.
Только текст	Сохранение текста без форматирования Все разрывы страниц, разделов и строк преобразуются в символы конца абзаца Текст записывается в кодировке ANSI
Только текст MS-DOS	Текст записывается в кодировке ASCII, которая является стандартной для npoipaMM MS-DOS, возможен обмен текстами между Word и программами, не предназначенными для Windows
Файл автосохранения	Восстанавливает текст поврежденных документов

3.Какие типы данных можно хранить в ячейках электронной таблицы Micro­soft Excel?

Все числовые файлы: числа, картинки, аудио и т.д.

Внешнее представление данных в ячейках определяется их форматами. Размер ячеек по горизонтали и вертикали электронной таблицы задается с помощью команд меню Формат > Строка > Высота и Формат > Столбец > Ширина. Команды меню Формат > Столбец > Автоподбор ширины и Формат > Строка > Автоподбор высоты автоматически изменяют размеры ячеек с учетом их содержимого.

По умолчанию для ячеек электронной таблицы действует формат Общий, который распознает тип вводимых данных:

- Формула — ввод начинается со знака = (равно).

- Дата/Время — используются стандартные разделители даты/времени или допустимые форматы этих типов.

- Число — первый вводимый символ цифра, запятая или знак (±), а последую­щие символы только цифры, запятая.

- Текст — вводимое значение содержит буквы или специальные символы.

Для ячеек можно выбрать формат представления, размер и цветовое оформле­ние шрифта, рамки, закраску фона, содержимое ячеек защитить от внесения из­менений и просмотра формул.

Форматирование ячеек выполняется с помощью команды меню Формат > Ячей­ки. Выводится диалоговое окно Формат ячеек, содержащее ряд вкладок: для за­дания составляющих формата ячеек.

4.Что такое организационная структура управления? Назовите типы организа­ционных структур.

Организационная структура управления предприятия определяет состав и функ­ции управления структурных подразделений. Организационная структура рег­ламентирует схему информационных потоков системы управления, уровни принятия управленческих решений.

Типовыми организационными структурами управления являются:

- линейно-функциональная структура, закрепляющая за подразделением огра­ниченные функции управления;

- дивизиональная структура на основе бизнес-единиц, закрепляющая за под­разделением функции полного управленческого цикла;

- матричная структура, сочетающая функции линейно-функциональной и дивизиональной структур.

Дивизиональные структуры — резуль­тат развития предприятий и появления самостоятельных подразделений, распо­ложенных в различных географических регионах, как следствие диверсифика­ции бизнеса.

На предприятиях с линейно-функциональной организационной структурой применяются административно-централизованные методы управ­ления.

Управленческий персонал использует функционально-ориентированные информационные системы сбора и обработки информации

Матричная организационная структура управления является симбиозом двух организационных структур и может быть эффективной лишь в условиях хоро­шо функционирующих организационных единиц и использования современных информационных технологий.

Наряду с организационной существует и «финансовая структура» предприятия, образованная центрами финансового учета и ответственности. Эта структура является основой финансового планирования предприятия.

В составе финансо­вой структуры выделяют:

- центр финансового учета — подразделение, функции которого оказывают не­посредственное воздействие на прибыльность определенного вида деятельности;

- центр финансовой ответственности — подразделение, конечная цель деятель­ности которого — максимизация прибыли; такое подразделение наделяется определенными ресурсами и несет ответственность за их расходование;

- профит-центр — подразделение, деятельность которого направлена на реали­зацию бизнес-проекта и получение прибыли;

- венчур-центр — подразделение, организующее новый бизнес-проект, прибыль от которого ожидается в будущем;

- центр-затрат — подразделение, обеспечивающее поддержку и обслуживание венчур-центров и профит-центров (хотя само подразделение и не приносит прибыли).

5.Дайте определение шаблона документа. Как создаются и модифицируются шаблоны и их компоненты?

Шаблон – это своего рода готовый «костяк» типового документа, на который вам остается только нарастить подходящую для данного случая «словесную плоть».

Шаблон как основа создания текстовых документов объединяет в себе стили, макросы, панели инструментов, элементы автотекста. Наличие шаблонов эконо­мит время на подготовку текстовых документов и их обработку, обеспечивает стандартизацию работы с документами. В комплект поставки Microsoft Word входят готовые шаблоны, которые обеспечивают создание стилизованных доку­ментов различного назначения.

Можно создавать новые пользовательские шаблоны, вносить изменения в стан­дартные шаблоны. Наиболее просто создавать шаблоны путем сохранения гото­вых текстовых документов. При выполнении команды меню Файл > Сохранить как указывается Шаблон документа, создается файл с расширением.dot. Создан­ный таким образом шаблон будет содержать, кроме стилей, макросов, панелей инструментов, элементов автотекста, текст и графику исходного документа, ко­торые будут воспроизводиться в новых документах.

Другой способ создания нового «нулевого» шаблона — команда меню Файл > Создать с указанием типа создаваемого документа — Шаблон.

Работа с шаблонами осуществляется с помощью команды меню Сервис > Шаблоны и надстройки, которая позволяет:

- присоединить к активному документу любые шаблоны — кнопка Присоеди­нить, флажок Автоматически обновлять стили документа;

- добавить шаблоны для использования в течение сеанса работы всеми доку­ментами — кнопка Добавить;

- реорганизовать базовый шаблон — кнопка Организатор. Можно копировать, переименовывать или удалять элементы шаблона.

6.Укажите предельные размеры листа электронных таблиц Micro­soft Excel.

Предельный размер листа электронной таблицы: 256 столбцов и 65 536 строк, максимальное число ячеек на одном листе — 16777 216 (65536 строк х 256 столб­цов). Максимальная ширина столбца — 255 символов, максимальная высота строки — 409 точек. Максимальная длина записи ячейки (текст, формула) — 32 767 символов, при этом отображаются только первые 1024 символа для тек­ста и все символы для формулы в строке формулы.

7.Какие методологии управления предприятием существуют в мире? В чем отличие ме­тодологии ERP от MRP?

В мировой практике самыми популярными методологиями управления являют­ся: MRP, JIT, SCM, ERP.

MRP (Manufacturing Resource Planning), «Планирование производственных ре­сурсов» — методы управления промышленным предприятием в условиях кон­курентной рыночной экономики. Метод MRP (MRPI и MRPII) обеспечива­ет формирование производственных планов на основании портфеля заказов и прогнозирования сбыта готовой продукции по периодам. Выполняется предва­рительная оценка плана производсва по потребностям в ключевых производ­ственных ресурсах предприятия (оборудование, трудовые ресурсы, материалы, электроэнергия и т. п.) на производственную программу.

Для реалистичности выполнения производственной программы осуществляется:

- балансировка графика использования ресурсов («планирование мощности»);

- корректировка планов производства;

- переход на новые технологии производства, работ и услуг;

- изменение нормативов расхода ресурсов;

- пополнение дефицитных/реализация избыточных ресурсов и т. п.

JIT (Just in time) — управление, основанное на высочайшей организации безде­фектного производства, синхронизации производственных процессов, включая операции с поставками комплектующих и материалов, выполнением субподряд­ных работ. Применяется в основном на предприятиях с массовым характером производства.

SCM (Supply Chain Management) — управление расширенной производствен­ной цепочкой. Метод SCM основан на стандарте CSRP (Customer Synchronized Resource Planning). При данном подходе осуществляется поддержка полного управленческого цикла выпуска продукции — от проектирования до гарантий­ного и сервисного обслуживания после продажи. Стандарт CSRP ориентирован на управление внешними по отношению к предприятию элементами производ­ственной цепочки.

ERP (Enterprise Resource Planning) — управление ресурсами (материальными, финансовыми, трудовыми) в рамках единой корпорации. Эта методология пол­ностью базируется на MRPII и отличается еще большим масштабом предпри­ятий, которые становятся корпорациями.

Согласно концепциям ассоциации APICS (Американское общество управления производством и запасами), современная система управления предприятием ERP должна включать:

- управление цепочкой поставок (Supply Chain Management — SCM);

- усовершенствованное планирование и составление расписаний (Advanced Plan­ning and Scheduling — APS);

- модуль автоматизации продаж (Sales Force Automation — SFA);

- модуль конфигурирования системы (Stand Alone Configuration Engine — SCE);

- окончательное планирование ресурсов (Finite Resource Planning — FRP);

- интеллект бизнеса, OLAP-технологии (Business Intelligence — BI);

Отличие между MRP и ERP заключается в том что:

Метод MRP использует развитый управленческий учёт и систему бухгалтерского учёта международного класса (GAAP, IAS), а ERP-системы – согласованное функционирование всех компонентов системы, оптимизация по времени выполнения и потребляемым ресурсам.

8.Какие виды документов оформляются с использованием «тем»? В чем отли­чие темы от шаблона?

Тема — набор унифицированных стилей и дополнительных элементов оформле­ния документа (рисунки, цветовые схемы, маркеры, линии, графические объек­ты и т. п.). Подготовленные тематические оформления можно просматривать как в Microsoft Word, так и в программах электронной почты, редакторах Web-страниц.

Диалоговое окно для выбора темы вызывается командой Формат > Тема.

Темы связаны с библиотеками стилей, которые вызываются при нажатии кноп­ки Библиотека стилей в диалоговом окне Тема. На экран выводится список шаблонов, стили которых можно просмотреть и применить к активному доку­менту.

Команда меню Формат > Фон используется для оформления Web-документов и сообщений электронной почты. Можно красочно оформить фон документа, вы­брав соответствующий цвет. Для фона электронного документа используются одноцветные, текстурные и градиентные заливки — формат JPEG, узорные за­ливки — формат GIF.

Для оформления документов, выводимых на печать, обеспечения идентифика­ции и защиты документов от подделок создается подложка документа. Подлож­ка представляет собой текст, рисунок, цветовое оформление, она может раз­мещаться под основным текстом документа или над текстом документа. Под­ложки отображаются на экране в режиме разметки и в напечатанном доку­менте.

Отличие тем от шаблонов состоит в следующим:

-тема – это яркий и красивый текст, уместен в поздравительной открытке, объявлении, презентации, но никак не в деловом документе, а с помощью шаблона создать деловой документ (резюме, записку, отчет и т.д.), а письмо с помощью шаблонов не создашь.

9.Что такое формат, стиль, автоформат ячеек электронной таблицы Micro­soft Excel?

Стиль — именованный формат шрифтов (символов) или абзацев. Стили сохра­няются на уровне шаблонов, тем или отдельных документов. В оформлении до­кумента может использоваться множество различных стилей, которые заимст­вуются из шаблона, темы или специально создаются для документа. Принято различать используемые в документеи специальные стили, созданные только для текущего документа.

Команда меню Формат > Стиль предназначена для создания, изменения и уда­ления стилей, реорганизации стиля, приписывания стиля выделенному фрагменту документа.

Кнопка Формат по образцу панели инструментов Стандартная позволяет переносить форматы од­них фрагментов документа на другие фрагменты. Выделяется фрагмент — «ис­точник стиля», нажимается кнопка Формат по образцу, выделяется фрагмент — «приемник стиля», которому приписывается формат по образцу.

Для выполнения сохранения рабочей книги как файла определенного формата, который выбирается в диалоговом окне Сохра­нение документа при выполнении команды меню Файл > Сохранить. Выбор фор­мата, в свою очередь, зависит от типа листа рабочей книги, и, как правило, пре­образование листов рабочей книги Microsoft Excel в форматы хранимых файлов выполняется для каждого листа отдельно.

Команда меню Файл > Открыть обеспечивает преобразование в формат рабочей книги различных файлов. Команда меню Файл > Сохранить как позволяет сохра­нять данные листов рабочей книги во внешних форматах.

Для ускорения форматирования диапазона ячеек служит команда меню Формат > Автоформат, которая позволяет дополнительно настроить выбранный стандарт­ный формат таблицы

Автоформат не применяется к отдельной ячейке таблицы.

Дополнительная настройка выбранного автоформата выполняется путем нажа­тия кнопки Параметры и изменения составляющих автоформата (число, рамка, шрифт, узор и т. п.).

Microsoft Excel позволяет применять именованные форматы — стили к выде­ленным диапазонам ячеек.

10.Дайте определение ИС предприятия, назовите ее составные части, виды ор­ганизационных единиц. Что такое АРМ?

Информационная система(ИС) представляет собой коммуникационную систему по сбору, передаче, переработке информации об объекте, снабжающую работника любой профессии информацией для реализации функции управления. Другими словами ИС – это упорядоченная совокупность документированной информации и информационных технологий.

Можно выделить базовые компоненты компьютерной информационной систе­мы (ИС) (рис. 1.1):

- информация;

- информационные технологии;

- организационные единицы управления;

- функциональные компоненты.

Организационные единицы управления — это структурные подразделения, управ­ленческий персонал (пользователи), выполняющие функции управления с ис­пользованием средств информационных технологий ИС. На рис. 1.3 приведены организационные структуры управления:

- иерархического типа, соответствуют линейно-функциональной организацион­ной структуре, охватывающей функциональные подразделения («службы» — С) и структурные подразделения (П);

- сетевого типа, соответствуют дивизиональной структуре, построенной на ос­нове бизнес-единиц (БЕ), за которыми закрепляются функции полного управ­ленческого цикла.

Раз­личают ИС следующих видов:

- локальный АРМ (автоматизированное рабочее место) — программно-техни­ческий комплекс, предназначен для реализации управленческих функций на отдельном рабочем месте, информационно и функционально не связан с дру­гими ИС (АРМ);

- комплекс информационно и функционально связанных АРМ, реализующих в полном объеме функции управления;

- компьютерная сеть АРМ на единой информационной базе, обеспечивающая интеграцию функций управления в масштабе предприятия или группы биз­нес - единиц;

- корпоративная ИС (КИС), обеспечивающая полнофункциональное распре­деленное управление крупномасштабным предприятием (понятие КИС тож­дественно определению ERP-системы).

Отличительной особенностью этого класса ИС является:

- создание хранилищ данных большой емкости путем интеграции разнородных источников, находящихся в OLTP-системах;

- использование методов и средств аналитической обработки данных (On* Line Analytical Processing — OLAP-технологий),

- интеллектуальный анализ данных, обеспечивающий формирование новых знаний (Data Mining — DM технологий)

11.Что является объектом поиска или замены в текстовом документе?

Для поиска и замены текста, форматов и спецсимволов в текстовых документах используется команда меню Правка > Найти.

Объектом поиска является:

- строка символов — задается образец текста для поиска;

- форматные характеристики элементов текста (шрифт, абзац, табуляция, язык, рамка, стиль и т. п.);

- специальные символы (разделители абзацев, страниц, разделов, колонок и т. п.).

Настройка команды выполняется в диалоговом окне Найти и заменить

- Направление поиска указывается от текущей позиции курсора в тексте доку­мента (вперед, назад, везде);

- Учитывать регистр — различие строчных и прописных букв в поисковом об­разце;

- Только слова целиком,

- Подстановочные знаки — для сложных условий поиска;

- Произносится как — поиск слов, одинаково произносимых с указанной стро­кой символов, но имеющих другое написание,

- Все словоформы — для замены всех форм слова в поле Найти, соответствую­щими формами слова в поле Заменить на, при этом оба слова относятся к од­ной и той же части речи.

Если вы часто создаете в Word однотипные тексты, содержащие большое число повторяющихся фраз, названий и формулировок, вам стоит прибегнуть к помощи – Автозамены.

Автозамена позволит вам присвоить словам, сочетанием слов и даже целым фразам буквенные индексы. Наткнувшись на такой индекс, Word автоматически заменит его на нужное вам словосочетание.

Разумеется все слова и фразы, подлежащие автозамене, необходимо внести в ее базу данных. Для этого зайдем в меню «Сервис» (Tools) и выберите пункт «Параметры Автозамены» (AutoCorrect).

12.Как задать условный формат ячеек Micro­soft Excel?

Внешнее представление данных в ячейках определяется их форматами. Размер ячеек по горизонтали и вертикали электронной таблицы задается с помощью команд меню Формат > Строка > Высота и Формат > Столбец > Ширина. Коман­ды меню Формат > Столбец > Автоподбор ширины и Формат > Строка > Автоподбор высоты автоматически изменяют размеры ячеек с учетом их содержимого.

13.Дайте определение «информации» и ее потребительских свойств. Каковы формы представления информации в ИС? Что такое «документ» и БД? В чем специфика электронных документов?

Информация — это сведения, представленные в документах и массивах инфор­мации на машинных носителях. Как предмет труда информа­ция является объектом сбора, регистрации, обработки, хранения, передачи. Как средство труда управляющая информация воздействует на объект управления. Информация может рассматриваться на синтаксическом, семантическом и праг­матическом уровнях представления.

Синтаксический уровень информации связан с внешней формой и структурой информационных сообщений. Это касается формата бланков документов, фор­матов значений реквизитов, структуры хранения данных на машинном носите­ле, протоколов обмена данными и т. п. Семантический уровень информации определяет смысловое содержание информации. Этот уровень связан с построе­нием технико-экономических показателей, проектированием реквизитного со­става документов, разработкой логической структуры базы данных, созданием системы классификации и кодирования. Прагматический уровень отражает цен­ность информации для системы управления, ее полезность для выработки управ­ленческих решений. Информация как продукт ИС обладает набором потреби­тельских свойств, которые превращают ее в средство труда и товар.

В современном индустриальном информационном обществе информация — это важнейший стратегический ресурс системы управления. ИС должна разрабаты­ваться с учетом заданных потребительских свойств информации:

Полнота информации определяется применительно к управленческим функци­ям. Информация может быть неполной как по составу, так и по объему сведений. В любом случае дефицит информации приводит к невозможности выполнения функций управления в нужное время, в указанном месте, в соответствующем виде.

Потребительские свойства информации:

- полнота информации для реализации управляющего воздействия;

- точность и достоверность информации;

- актуальность, своевременность и оперативность получения информации.

Точность информации — это заданная степень приближения информации к истинному значению показателя. В практике управления определены необходи­мые уровни точности информации для различных функций управления, отдель­ных технико-экономических показателей.

Достоверность является вероятностной оценкой точности (безошибочности) информации, зависящей от используемых информационных технологий.

Актуальность информации — это степень соответствия отражения реального состояния системы и объекта управления.

Докумен т является основным носителем информации в ИС, состоит из логиче­ски связанных реквизитов. Форма документа определяет расположение и формат значений реквизитов. Типовая форма документа содержит части:

- заголовочную;

- содержательную;

- оформляющую.

Заголовочная часть формы документа включает постоянные реквизиты, иденти­фицирующие форму и отдельный экземпляр документа. К ним относятся: на­именование ИС, название документа, код формы, код документа или другой идентификатор экземпляра документа.

Содержательная часть формы документа может иметь различное представление:

- сплошной текст;

- таблица простой или сложной структуры данных, содержит детальные и ито­говые строки;

- комбинированная форма.

Оформляющая часть формы документа содержит реквизиты, придающие ему правовую силу: дата составления документа, подписи лиц, удостоверяющих до­кумент.

Наиболее традиционным в ИС является деление документов на документы руч­ного заполнения и документы машинного заполнения с помощью средств вы­числительной техники и программ.

Жизненный цикл документа — это интервал времени от момента создания (руч­ным или машинным способом) до момента сдачи документа в архив или уничтожения.

Между этими моментами осуществляется движение документа — до­кументооборот, происходит обработка и использование документа для целей управления. Согласно длительности жизненного цикла различают:

- документы длительного срока пользования;

- документы короткого срока пользования;

Основной формой организации информации на машинных носителях является база данных (БД) под управлением системы управления базой данных (СУБД).

БД является интегрированным представлением данных многоцеле­вого использования, хранит данные, которые обеспечивают решение комплекса взаимосвязанных задач. В отдельных случаях используются «изолированные» массивы информации на машинных носителях, которые создаются и обслужи­ваются вне СУБД в прикладных программах. Все операции с данными БД выполняет СУБД (объявление структуры базы данных, ввод, поиск, корректировка, удаление дан­ных). БД может быть централизованной (храниться на одном компьютере) или распределенной в сети (храниться на нескольких компьютерах). В настоящее время получили наибольшее применение следующие СУБД:

- БД масштаба крупных предприятий (корпоративные БД): Oracle, Informix, S-L-Server, DB2 и другие;

- БД масштаба функциональных подсистем, комплексов задач, создания про­межуточного уровня обработки в больших ИС: Access, dBase, Paradox, FoxPro, Clipper и другие;

- БД отдельных задач ИС.

Развитие ИС связано с внедрением в управленческую деятельность новой фор­мы представления информации — электронных документов на машинных носи­телях. Электронные документы обладают всеми свойствами и юридической силой документов управления. В электронных документах содержатся инфор­мационные сообщения, имеющие различное представление: текст, графика, звук, изображение в коммуникационных форматах. Электронные документы хранят­ся как файлы на машинном носителе.

Юридическая сила электронных документов обеспечена с помощью следующих реквизитов:

- идентификационный код источника;

- электронная подпись автора документа;

- код формы документа;

- номер документа;

- дата, время создания или модификации документа.

14.Как быстро сменить стиль в тексте документа? Можно ли найти и заменить спецсимволы, например «короткое тире» на «длинное тире»?

Существуют два режима форматирования документов Microsoft:

Команда меню Формат > Шрифт позволяет изменить параметры шрифтов для символов выделенного фрагмента и набора нового текста, а именно: рисунок шрифта, стиль начертания, размер, цвет, эффекты, плотность символов, смещение относительно базовой линии строки (вверх, вниз), анимация для просмотра документа на экране. Для приписывания готового стиля к выделенному фрагменту текста следует выполнить команду меню Формат > Стиль, в диалоговом окне выбрать соответствующий стиль и нажать кнопку Применить. Другой способ скоростного приписывания стиля выделенному фрагменту документа осуществляется с помощью кнопки Стиль панели инструментов Форматирование. Кнопка Формат по образцу панели инструментов Стандартная позволяет переносить форматы одних фрагментов документа на другие фрагменты. Выделяется фрагмент — «источник стиля», нажимается кнопка Формат по образцу, выделяется фрагмент — «приемник стиля», которому приписывается формат по образцу.

- автоформатирование Microsoft Word;

- пользовательское форматирование.

Таблица 4.9. Специальные символы для поиска

Символ	Назначение	Использование
Найти	Заменить
лр	Знак абзаца	Да	Да
At	Знак табуляции	Да	Да
Л0япп	Символ ANSI или ASCII (nnn — код символа)	Да	Да
^+	Длинное тире (—)	Да	Да
^=	Короткое тире (-)	Да	Да
ЛЛ	Знак крышки	Да	Да
Л1	Разрыв строки	Да	Да
лп	Разрыв колонки	Да	Да
лт	Принудительный разрыв страницы, вставляемый нажатием клавиш Ctrl + Enter	Да	Да
Л5	Неразрывный пробел, вставляемый при нажатии клавиш Ctrl + Shift + Space (пробел)	Да	Да
л_	Неразрывный дефис, вставляемый при нажатии клавиш Ctrl + Shift + - (дефис)	Да	Да
л_	Мягкий перенос, вставляемый при нажатии клавиш Ctrl + - (дефис)	Да	Да

Для удаления образцов поиска или специальных символов в текстовом доку­менте в диалоговом окне Поиск и замена поле Заменить остается пустым.

Проверить различные виды поиска в документе Example.doc с использованием подстановочных знаков специальных символов.

15.Дайте определение блока ячеек. Объясните порядок создания именованных бло­ков ячеек.

Для быстрого поиска диапазона ячеек, построения формул, использующих ссылки на диапазон ячеек, построения указателя с помощью гиперссылок, форматирования ячеек и т. п. удобно пользоваться именованными диапазонами — блоками ячеек. Блок — область ячеек рабочего листа произвольной конфигурации.

Именованные блоки ячеек одного листа создаются несколькими способами:

1. Использование окна имен ячеек:

- Выделить блок ячеек одного листа;

- Ввести имя блока в окне имен ячеек (слева от строки формул);

- Нажать клавишу Enter.

2.Предварительное выделение блока ячеек:

- Выделить блок ячеек одного листа;

- Выбрать команду меню Вставка > Имя > Присвоить;

- Ввести произвольное имя блока в поле Имя;

- Нажать кнопку О К.

3. Блок ячеек одной строки или одною столбца:

- Выделить блок ячеек одного столбца/строки, включая в выделение ячей-ку, содержащую название столбца (строки), которое может стать именем блока;

- Выбрать команду меню Вставка > Имя > Создать;

- Указать По тексту в строке выше/ниже — для столбца или По тексту в столбце слева/справа для строки;

- Нажать кнопку ОК.

16. Дайте определение информационных технологий. Назовите типовые техно­логические процессы обработки информации в ИС.

Информационные технологии – это совокупность методов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, оброботку, хранение, распределение и отражение информации с целью снижения трудоемкости процессов использования информационных ресурсов.

Тип операционной системы учитывает процессор компьютера, масштабы компьютерных сетей. К наиболее популяр­ным операционным системам в мире относятся операционная система Win­dows (95/98/NT/2000), Unix, Solans, OS/2, Linux и др.

Другая часть базового программного обеспечения относится к сервисным средствам, используемым для расширения функций операционных систем, обеспечения надежной рабо­ты технических средств и выполнения процедур обслуживания информацион­ной системы и ее компонентов:

- антивирусные программы;

- архиваторы файлов;

- утилиты для тестирования компьютеров, сетей, операционных систем, обслу­живания файлов, дисков и т. п.

К числу наиболее популярных в настоящее время антивирусных программ от­носятся: DrWeb, AVP (антивирус Касперского), Norton Antivims и другие.

Архиваторы обеспечивают компактное представление файлов и дисков для це­лей передачи данных на другие компьютеры, создания страховых копий. Наибо­лее популярны архиваторы: WinZip, WinRAR, WinARJ.

Утилиты делятся по объектам: тестирование функциональных блоков компью­тера, обслуживание машинных носителей, обслуживание файловой системы, ад­министрирование компьютерных сетей. К числу наиболее популярных утилит относятся: SiSoft Sandra for Windows, Norton Utilities, Quarterdeck WinProbe/ Manifest и другие.

Информационные технологии используют программное обеспечение общего на­значения, не зависящее от типа ИС и содержания обрабатываемой информации.

В первую очередь, это офисные программы, включающие:

- СУБД для организации и управления БД;

- текстовый процессор для работы с текстовыми документами;

- процессор электронных таблиц для выполнения расчетов;

- пакет презентационной графики;

- Интернет-обозреватель для работы с информационными ресурсами глобаль­ной сети и другие.

Технологический процесс обработки информации ИС состоит из отдельных опе­раций, реализуемых с использованием комплекса технических и программных средств.

Программное обеспечение информационных технологий неоднородно, часть про­граммных средств относится к базовому программному обеспечению, без которо­го невозможна работа технических средств, другая часть — к прикладному про­граммному обеспечению.

17.В чем отличие сносок от примечаний? Как сделать примечания и сноски в текстовом документе?

Различают обычные сноски (внизу каждой страницы) и концевые сноски (в конце текста документа). Сноска содержит значок и поясняющий текст.

Для создания сноски следует:

- установить курсор за словом, к которому относится сноска;

- выбрать команду меню Вставка * Сноска;

- в диалоговом окне Сноски можно выбирать тип и символ сноски, задавать параметры сноски (положение сноски в документе, формат и начальный но­мер сноски).

Примечания вводятся рецензентом как скрытый текст, который доступен для просмотра и редактирования. В месте вставки примечания изменяются цвето­вые установки текста. Каждое примечание имеет инициалы рецензента.

Для создания примечания следует:

- установить курсор в место вставки примечания;

- выполнить команду меню Вставка > Примечание;

- в окне Примечание в нижней части экрана выбрать или ввести инициалы ре­цензента, текст примечания, звуковое оформление примечания;

- нажать кнопку Закрыть.

При подведении курсора к месту вставки примечания курсор изменяет форму, и на экран выводится специальное окно, содержащее текст примечания.

Для примечаний существует контекстное меню, содержащее команды:

- Изменить примечание - открыть окно примечаний для редактирования;

- Удалить примечание.

18.Как использовать именованные блоки ячеек Micro­soft Excel?

Для контроля созданных блоков используется кнопка Все имена диалогового окна Вставка имени. По месту установки курсора выводится список имен блоков и соответствующих им диапазонов ячеек.

Для быстрого перехода к блоку ячеек используется команда меню Правка > Пе­рейти, которая выводит диалоговое окно Переход. В этом окне представлен спи­сок имен блоков для выбора. После нажатия кнопки ОК для выбранного блока курсор устанавливается в выделенную область ячеек. При этом местоположение курсора до выполнения команды — произвольное, поиск блока выполняется по всей рабочей книге.

19.Каково назначение и характер использования технических средств различ­ных классов в ИС?

Технические средства для информационных технологий ИС делятся на классы:

1. Средства сбора и регистрации информации:

- сканеры для автоматического считывания информации документов в виде графических символов, распознавания графических образов и преобразо­вания в текст;

- автоматические датчики информации для формирования сигналов насту­пления контролируемых событий и их преобразования в цифровое пред­ставление.

2. Комплекс средств передачи информации (технические и программные сред­ства компьютерных сетей):

-локальные вычислительные сети (ЛВС) ограниченного масштаба, с боль­шими скоростями передачи данных, ограничением количества и местопо­ложения пользователей;

- региональные вычислительные сети (РВС) расширенного масштаба, спе­циализированного назначения, с относительно высокими скоростями пе­редачи данных, расширением количества пользователей сети;

-глобальные вычислительные сети (ГВС), в том числе сеть Интернет, для всемирных коммуникаций и создания информационных сообществ (на­пример, пользователей информационных ресурсов Web, участников элек­тронной коммерции, пользователей электронной почты, IP-телефонии и др.), с неограниченным кругом пользователей;

-intranet (интранет) сети корпораций, предназначенные для использова­ния в масштабе предприятий эффективных информационных технологий Интернета.

3. Средства хранения данных. Базы данных ИС хранятся на серверах БД, фай­ловых серверах, локальных компьютерах. В качестве носителей информации используются; магнитные диски (съемные, стационарные, переносные диски большой емкости), оптические диски (лазерные диски), магнитооптические диски, диски DVD (цифровые видеодиски).

4. Средства обработки данных. Обработка информации в ИС выполняется с помощью компьютеров, которые делятся на классы:

- микрокомпьютеры — используются автономно в виде персональных ком­пьютеров либо в сети в качестве рабочих станций, оснащены современны­ми микропроцессорами (Intel, AMD, Cyrix и другие), имеют различную архитектуру (ряд IBM PC, Macintosh, DEC и другие). В эту же группу входят портативные компьютеры, которые приближаются по своим тех­ническим характеристикам к «настольным» (Desk Top) персональным компьютерам;

-мини-компьютеры — машины среднего уровня по производительности и серверным возможностям (ряд машин PDP и другие);

- большие и сверхбольшие компьютеры — машины специального примене­ния в крупномасштабных ИС (ряд SUN и другие).

5. Средства вывода информации. Для отображения и вывода информации ис­пользуются видеомониторы, принтеры, графопостроители.

20.Как организовать быстрый переход в документе? Назовите типовые объекты перехода.

- Переход на новую строку или новую страницу внутри одного абзаца при на­боре текста выполняется автоматически и не требует нажатия клавиши Enter.

- Для принудительного перехода на новую страницу нужно выполнить ко­манду меню Вставка > Разрыв > Начать новую страницу либо нажать клавиши Ctrl+Enter.

- Для перехода на новую строку в пределах одного абзаца нажимаются клави­ши Shift+Enter.

Объектами перехода могут являться – поля, концевые сноски, сноски, примечания, разделы, страницы, заголовки, рисунки, таблицы.

21.Как обеспечить контроль ввода данных в ячейки электронной таблицы?

Контроль данных при вводе в ячейки может выполняться Microsoft Excel программным способом. Доступны следующие методы контроля достоверности вводимой информации:

- контроль формата вводимых данных целые, действительные числа, дата/время, текст;

- контроль диапазона значений вводимых данных числового типа, даты/времени;

- контроль длины вводимого текста;

- контроль по списку значений различных типов данных;

-логический контроль вводимых данных.

Условия проверки вводимых данных можно задавать в виде формул логического типа, в которых используются ссылки на ячейки.

Для организации проверки вводимых данных первоначально выделяется диапазон ячеек, а затем выполняется команда меню Данные > Проверка (рис. 5.15). Команда вызывает диалоговое окно Проверка вводимых значений, содержащее вкладки Параметры, Сообщения для ввода, Сообщения об ошибке.

22.Каково назначение и характер использования технических средств различ­ных классов в ИС?

Технические средства для информационных технологий ИС делятся на классы:

1. Средства сбора и регистрации информации:

- сканеры для автоматического считывания информации документов в виде графических символов, распознавания графических образов и преобразо­вания в текст;

- автоматические датчики информации для формирования сигналов насту­пления контролируемых событий и их преобразования в цифровое пред­ставление.

2. Комплекс средств передачи информации (технические и программные сред­ства компьютерных сетей):

-локальные вычислительные сети (ЛВС) ограниченного масштаба, с боль­шими скоростями передачи данных, ограничением количества и местопо­ложения пользователей;

- региональные вычислительные сети (РВС) расширенного масштаба, спе­циализированного назначения, с относительно высокими скоростями пе­редачи данных, расширением количества пользователей сети;

-глобальные вычислительные сети (ГВС), в том числе сеть Интернет, для всемирных коммуникаций и создания информационных сообществ (на­пример, пользователей информационных ресурсов Web, участников элек­тронной коммерции, пользователей электронной почты, IP-телефонии и др.), с неограниченным кругом пользователей;

-intranet (интранет) сети корпораций, предназначенные для использова­ния в масштабе предприятий эффективных информационных технологий Интернета.

3. Средства хранения данных. Базы данных ИС хранятся на серверах БД, фай­ловых серверах, локальных компьютерах. В качестве носителей информации используются; магнитные диски (съемные, стационарные, переносные диски большой емкости), оптические диски (лазерные диски), магнитооптические диски, диски DVD (цифровые видеодиски).

4. Средства обработки данных. Обработка информации в ИС выполняется с помощью компьютеров, которые делятся на классы:

- микрокомпьютеры — используются автономно в виде персональных ком­пьютеров либо в сети в качестве рабочих станций, оснащены современны­ми микропроцессорами (Intel, AMD, Cyrix и другие), имеют различную архитектуру (ряд IBM PC, Macintosh, DEC и другие). В эту же группу входят портативные компьютеры, которые приближаются по своим тех­ническим характеристикам к «настольным» (Desk Top) персональным компьютерам;

-мини-компьютеры — машины среднего уровня по производительности и серверным возможностям (ряд машин PDP и другие);

- большие и сверхбольшие компьютеры — машины специального примене­ния в крупномасштабных ИС (ряд SUN и другие).

5. Средства вывода информации. Для отображения и вывода информации ис­пользуются видеомониторы, принтеры, графопостроители.

23.Что такое гиперссылка и перекрестная ссылка? В чем их отличие?

Гиперссылка — поле, содержащее адрес источника (рисунка, фрагмента документа и т. д.). Свойства гиперссылки можно присвоить любому фрагменту документа, например автофигуре или рисунку, или части текста. Гиперссылки обеспечива­ют самый удобный переход к источнику — двойным щелчком левой кнопки мыши на гиперссылке. Местоположение источника может быть произвольным: внутри текстового документа, в другом файле, включая и сеть Интернет.

Перекрестные ссылки предназначены для связи объекта ссылки с абзацем, за­головком структурной части документа, закладкой, сноской, рисунком, табли­цей, формулой. В зависимости от типа объекта изменяется содержание ссылки.

24.Назовите уровни защиты информации рабочих книг Microsoft Excel?

Microsoft Excel предоставляет различные методы защиты данных от несанкцио­нированного доступа и изменения состава, структуры и содержимого рабочих книг, листов и ячеек. Существуют разные уровни защиты данных:

- рабочая книга;

- лист;

- ячейка.

Защита рабочей книги от чтения и записи изменений

Файлу рабочей книги можно приписать два пароля:

- пароль на открытие;

- пароль на запись.

Пароли создаются с помощью команды меню Файл > Сохранить как, В диалого­вом окне Сохранение документа выполняется команда Сервис > Общие парамет­ры, которая выводит новое диалоговое окно Параметры сохранения. Пароли на чтение и запись изменений в файл имеют максимальную длину — 15 символов, различаются строчные и прописные буквы. Новые пароли вводятся дважды, пе­риодически должны обновляться.

При открытии файла рабочей книги с помощью команды меню Файл > Открыть выводится диалоговое окно Введите пароль для ввода паролей. Если пароль не известен, доступ к файлу книги блокируется.

Защита рабочей книги от структурных изменений

Структурные изменения рабочей книги связаны с перемещением, удалением, скрытием, отображением, переименованием или вставкой листов, перемещени­ем, изменением размеров, скрытием, показом и закрытием окон. С помощью ко­манды меню Сервис > Защита > Защитить книгу устанавливается защита книги (рис 5.16), при необходимости задается пароль длиною до 255 символов. В па­роле различаются строчные и прописные буквы. Для внесения изменений в структуру рабочей книги следует сначала снять защиту с помощью команды меню Сервис > Защита > Снять защиту книги (с вводом пароля, если он был уста­новлен).

Защита листа рабочей книги от структурных изменений

Команда меню Сервис > Защита > Защитить лист обеспечивает блокировку изме­нений содержимого ячеек и элементов диаграмм, защиту от удаления, переноса, изменения значений или размеров графических объектов, изменения сценариев листа (рис. 5.16). Пароль может содержать до 255 символов, различаются строч­ные и прописные буквы. Снять защиту листа можно командой Сервис > Защита > Снять защиту листа (с вводом пароля, если он был установлен

Настройка защиты книги и листа

Защита ячеек листа и скрытие формул

По умолчанию все ячейки листа автоматически защищены, если установлена защита листа с помощью команды меню Сервис > Защита >• Защитить лист. За­щита ячеек перестает действовать после выполнения команды меню Сервис > За­щита > Снять защиту с листа.

Для снятия защиты с отдельных ячеек при установке общей защиты листа сле­дует:

1. Выполнить команду меню Сервис > Защита > Снять защиту листа, ввести па-роль, если необходимо.

2. Выделить ячейки таблицы, в которые разрешен ввод данных.

3. Выполнить команду меню Формат > Ячейки, на вкладке Защита отменить ус­тановку Защищаемая ячейка.

4. Выполнить команду меню Сервис > Защита > Защитить лист, ввести пароль, если необходимо, указать объект защиты — Содержимое листа.

Microsoft Excel позволяет скрыть формулы в ячейках защищенных листов.

1. Выполнить команду меню Сервис > Защита > Снять защиту листа, ввести па­роль, если необходимо.

2. Выделить ячейки, содержащие формулы, которые следует защитить от изме­нения и скрыть от просмотра.

3. Выполнить команду меню Формат > Ячейки, на вкладке Защита указать За­щищаемая ячейка и Скрыть формулы.

4. Выполнить команду меню Сервис > Защита > Защитить лист, ввести пароль, если необходимо, указать объект защиты — Содержимое листа.

25.Приведите классификацию программных средств информационных техноло­гий ИС. Каково назначе­ние сервисных программных средств?

Тип операционной системы учитывает процессор компьютера, масштабы компьютерных сетей. К наиболее популяр­ным операционным системам в мире относятся операционная система Win­dows (95/98/NT/2000), Unix, Solans, OS/2, Linux и др.

Другая часть базового программного обеспечения относится к сервисным средствам, используемым для расширения функций операционных систем, обеспечения надежной рабо­ты технических средств и выполнения процедур обслуживания информацион­ной системы и ее компонентов:

- антивирусные программы;

- архиваторы файлов;

- утилиты для тестирования компьютеров, сетей, операционных систем, обслу­живания файлов, дисков и т. п.

К числу наиболее популярных в настоящее время антивирусных программ от­носятся: DrWeb, AVP (антивирус Касперского), Norton Antivims и другие.

Архиваторы обеспечивают компактное представление файлов и дисков для це­лей передачи данных на другие компьютеры, создания страховых копий. Наибо­лее популярны архиваторы: WinZip, WinRAR, WinARJ.

Утилиты делятся по объектам: тестирование функциональных блоков компью­тера, обслуживание машинных носителей, обслуживание файловой системы, ад­министрирование компьютерных сетей. К числу наиболее популярных утилит относятся: SiSoft Sandra for Windows, Norton Utilities, Quarterdeck WinProbe/ Manifest и другие.

Информационные технологии используют программное обеспечение общего на­значения, не зависящее от типа И С и содержания обрабатываемой информации.

В первую очередь, это офисные программы, включающие:

- СУБД для организации и управления БД;

- текстовый процессор для работы с текстовыми документами;

- процессор электронных таблиц для выполнения расчетов;

- пакет презентационной графики;

- Интернет-обозреватель для работы с информационными ресурсами глобаль­ной сети и другие.