Учетные регистры. Обработка и хранение документов

Обработка и хранение документов

Этапы обработки документа:

1.Создание документа

2.Проверка документа

3.Обработка документа

4.Передача в архив

Организация документооборота лежит на главном бухгалтере. В его функции входит разработка плана документооборота. В плане документооборота распределяются обязанности по оформлению документов в подразделениях и по должностям, а также сроки прохождения документом каждой стадии.

Организации обязаны хранить первичные учетные документы, учетные регистры, отчетность в течение сроков, установленных в соответствии с правилами государственного архивного дела, но не менее 5 лет. Сроки и порядок хранения документов определяются в перечне типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроком хранения, утвержденном Главным архивным управлением при Советe министров СССР от 15.08. 1988г., с учетом изменений от 27.06.96 (совместно с Госархивоми ЦЭК государственной налоговой службы РФ).

Хранятся документы сшитыми в папки. На папке указывается год, номера документов (с № _ по № _), их количество и другие справочные данные. Можно либо подшивать первичные документы и учетные регистры в отдельные папки, либо к учетным регистрам прилагать первичные документы, на основании которых эти учетные регистры составлены. Ответственность за хранение документов несут главный бухгалтер и руководитель предприятия.

Учетные регистры - это специальные формы, приспособленные для регистрации и группировки в них сведений из первичных документов. В зависимости от внешнего вида они подразделяются на бухгалтерские книги, карточки, свободные листы (ведомости).

Бухгалтерские книги представляют собой сброшюрованные и прошнурованные листы бумаги. Все страницы в бухгалтерской книге должны быть пронумерованы. В конце книги указывается количество страниц, подтвержденное подписью главного бухгалтера и печатью. Примером бухгалтерской книги является кассовая книга, Главная книга. Преимуществом бухгалтерской книги является зашита от несанкционированных исправлений, так как из книг невозможно изъять листы и заменить их. Недостатками книг является лишний расход листов и невозможность открывать счета в другой последовательности, а также сложности в разделении труда между несколькими работниками бухгалтерии.

Карточки - это отдельные листы плотной бумаги или картона стандартного размера. Карточки не скрепляются между собой и хранятся в специальном ящике - картотеке, расположенных в определенной последовательности (например, в алфавитном порядке названий или в порядке возрастания номеров счетов). Примером использования карточек является карточка складского учета материальных ценностей.

Свободные листы - листы крупного формата, содержание большое количество реквизитов. Они изготавливаются из менее плотной бумаги, чем карточки и хранятся в папках и скоросшивателях. Свободные листы могут быть в форме журналов-ордеров, ведомостей и машинограмм. Примером сводного листа может служить платежная ведомость на выдачу заработной платы работникам.

Записи в карточки и свободные листы могут осуществлять несколько бухгалтерских работников, так как их можно свободно извлекать из папок для записей, подсчета, группировок и т.д. С другой стороны возможность свободного изъятия из картотеки, папки или скоросшивателя может привести к их потере, замене одного учетного регистра на другой, изменению записей в них.

Карточки и ведомости успешно составляются как вручную, так и с использованием средств вычислительной техники при автоматизированной форме учета.

Ошибки, возникающие в учетных регистрах при обобщении информации можно разделить на локальные и транзитные.

Локальная ошибка - это ошибка, искажающая информацию только в одном учетном регистре.

Транзитная ошибка - это ошибка, проходящая через несколько учетных регистров. Например, искажение записи любой суммы в журнале регистрации операций ведет к ошибкам на счетах, в оборотной ведомости и балансе.

Различают следующие способы исправления ошибок:

- Зачеркивание (корректурный способ).

- Сторнирование (способ "красное сторно").

При зачеркивании неправильная запись аккуратно зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать запись и сверху ставиться правильная запись. Оговорка об исправлении делается на полях и содержит слово "исправлено" ("исправленному верить", "исправление"). Рядом ставиться подпись ответственного лица.

При сторнировании ошибочная запись повторяется красными чернилами. Это означает, что сумма, записанная красным цветом, вычитается из предыдущей. Затем пишyт правильную сумму, но уже обычными чернилами. Способ "красное сторно" применяют в 6ухгалтерском учете не только для исправления ошибок, но и для корректировки предварительных учетных данных по отдельным счетам.