double arrow

Образец служебной записки

1

Рекламация

Рекламация — это коммерческий документ, представляющий собой претензии к стороне, нарушившей принятые на себя обязательства, и требование возмещения убытков.

Рекламации могут быть предъявлены в отношении качества товаров, сроков поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий контракта.

Необходимым компонентом рекламации являются основания для предъявления претензий, аргументация, доказательства, конкретные требования со стороны, предъявляющей претензию.

К рекламациям часто прилагаются акты обследования, приема товарa.

КОНСАЛТИНГОВАЯ ФИРМА «ПРОМЕТЕЙ» СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Исполнительному директору Н. И. Боровому 14 декабря 2003 г.

Корректировка штатного расписания на 2004 г.'

Согласно Вашим указаниям от 20 октября с. г. мною проведен анализ эффективности работы сотрудников отдела снабжения в I—III кв. текущего года (приложение 1 к настоящей «Записке»).

Результаты анализа подтверждают необходимость увеличения штатных сотрудников отдела, имеющих права на управление легковым автотранспортом и владеющих таковым.

Расчет обеспечения сотрудников мобильными средствами связи — в приложении 2.




Расчет-обоснование подготовлен и может быть передан Вам после соответствующего распоряжения.

Старший консультант отдела правового обслуживания

Михайлов Ю. В.

сигнатура (факсимиле)

Заявление— внутренний служебный документ, предназначенный для доведения до сведения должностного лица (как правило, вышестоящего) информации узкой направленности. В абсолютном большинстве случаев заявление пишется от имени одного лица, однако могут иметь место и коллективные заявления, когда проблема, поднимаемая в документе, затрагивает интересы сразу нескольких человек или даже всего коллектива. Различают несколько основных видов заявлений: заявление-просьба (ходатайство); заявление-жалоба; заявление-объяснение (объяснительная); заявление-констатация (пишется по инициативе сотрудника, а не по указанию свыше).

Заявления всегда пишутся по конкретному поводу и посвящены, как правило, одному вопросу. Пишутся заявления на имя того лица, в компетенции которого находится поднимаемый вопрос При составлении заявления необходимо учитывать особенности оформления его реквизитов.

Адресация документа включает полное (без сокращений) официальное наименование должности лица, которому направляется заявление. Фамилию и инициалы писать не принято, если заявление не содержит просьбы. Адресация копии указывается ниже, через интервал, с соблюдением тех же правил. Пример адресации заявления-констатации:

Главному энергетику обувной фабрики Копия: заместителю директора фабрики по материально-техническому снабжению Пример адресации заявления-просьбы:



Декану гуманитарного факультета Донского государственного технического университета И. И. Михайлову

Чаще всего указывается общее наименование документа (ЗАЯВЛЕНИЕ), однако если документ содержит жалобу или объяснение, то допускается указывать это в наименовании. Наименование размещается ниже адресации, посередине листа:

ЖАЛОБА ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Основной текст, как правило, начинается с вводных слов, отражающих сущность содержания документа: Прошу, Обращаюсь с жалобой на..., Представляю письменное объяснение..., Ставлю Вас в известность... и т. п. Далее излагается сущность вопроса, по которому пишется заявление. Указываются основные мотивы написания, важнейшие обстоятельства дела. В конце текста с соблюдением служебной этики указывается, на какое вмешательство со стороны адресата рассчитывает заявитель: Прошу дать расчет с 1 марта с. г.; Прошу Ваших указаний. ; Прошу ответить...; Прошу принять меры... .

Текст размещается по всей ширине листа, на один интервал ниже наименования. После основного текста с красной строки дается указание о наличии приложения (если таковое имеется):

Прошу предоставить мне учебный оплачиваемый отпуск с 10 января 2003 г. по 1 февраля 2003 г. для сдачи экзаменационной сессии в Ростовском государственном техническом университете.

Справку-вызов из университета за № 151 прилагаю. Дата написания размещается интервалом ниже основного текста, в левой части листа. Указывается число, месяц (прописью) и год написания заявления: 29 декабря 2003 г. Подпись содержит полное официальное наименование должности отправителя, его личную роспись (сигнатуру), фамилию и инициалы. Размещается подпись интервалом ниже основного текста, правее даты написания заявления, при этом личная роспись и ее расшифровка выносятся во вторую строку, размещаемую под первой:



Студент вечернего факультета группы ВОП -11-4

____________ _МорозовИ. И.

сигнатура

Заведующая кафедрой русского языка как иностранного

_____________ Иванова Н.Д.

сигнатура

Ниже реквизита подпись рекомендуют оставлять свободное пространство для написания резолюции.



1




Сейчас читают про: